こんにちは。

今回は、ご利用いただいて早2年が経過した東京都立川市のセントラル歯科医院様の活用状況などを3回の連載でお届けいたします。

—予約管理システムを検討されている時に何かご不安はありましたか？

いろんな商品を検討していましたが、導入費用が高いものや、操作が複雑で聞いてもよくわからないものがあり、また、そもそも紙の方がやはり便利なのでは、などと思うところがありました。

—導入前は紙のアポ帳をお使いでしたが、なぜ予約管理システムを検討されていたのですか？

アポイント管理のシステム化というより、患者さんにうまく情報提供できるものがないかと思っていたのです。いわゆる一斉メールを患者さんに送信するのは当院のスタイルに合わないので、この治療の患者さんにはこの情報をお送りする、というようなことができるものを探していました。 

—実際にアポツールを使ってみていかがですか？

直感的な操作ができるし、自分たちのスタイルに合わせて設定して使うことができるのが良いですね。

アポツールだと、変更情報はすぐにどの端末で見ても反映されているので、いちいち変更情報を更新するような無駄な作業がなくなりましたし、PCをいいバランスで院内に配置しているので、自然にペーパーレスを実現できました。

今はアポイントに関しては紙を一枚も出していません。

医院の設計の際に動線を考えて、レセコンの横でアポイントを見るというかたちにしました。

医院全体を回遊できる動線になっているのですが、どこからでもアプローチできて、どこからも一番近いところにレセコンとアポツールを配置しました。

また、スタッフがよく集まるところに配置することもポイントでした。

カウンセリングルーム、受付、診療ゾーンのレセコン入力の場所がそれにあたります。

—ちなみに、中断管理はどのようにされていますか？アポツールで中断判定期間を3ヶ月と設定すると、マイページの中断グラフで中断患者数と離脱メニューTop10を把握することができますので、こちらも是非参考していただければと思います。

中断は各担当が管理していますが、中断の方には受付から一度だけお電話するようにしています。アポツールでは全ての患者リストで中断患者も検索できますよね。

個別ページに行かなくても全ての患者リストで中断患者のがすぐに把握できるようになっているのでとてもいいと思います。

長期連載の第一回目は、導入のきっかけと髙橋先生が考える患者さんとのコミュニケーションについてをご紹介させて頂きました。

次回は、実際の導入時に、色々と知恵を絞って頂いた須藤先生のお話を中心に、更にセントラル歯科医院でのApotool活用法をお届けします。

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