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Apotool & Boxの便利な使い方

Apotool&Boxの機能を徹底解説!~キャンセル・遅刻・自費額表示機能の活用法~

 

皆様こんにちは!今回は「キャンセル率・遅刻率・自費額表示機能」について、医院様でどのように活用していただけるかを、詳しくご案内させていただきます!どうぞよろしくお願いいたします。

 

 

キャンセル・遅刻・自費額表示機能とは?

 

キャンセル・遅刻表示機能とは、予約画面上や患者詳細の画面から、半年前~最終未来予約までの期間でキャンセルされたもの・平均遅刻時間・自費額を見ることが出来る機能となっております。ちなみに、計測開始日の半年前の日付は患者詳細ページに表示されますので、そちらをご参照くださいませ。

また、Apotool&Boxでは、特にキャンセルの種類を重要視しています。表示されているキャンセルは、以下の条件から割り出されています。キャンセルごとの種類の割合をしっかり把握することで、その種類別の対応を考えることが出来ます。

ただし、これらの機能は、クリニック設定から各項目を表示させる設定が必要ですので、ご注意くださいませ。

キャンセル率

半年から最終未来予約までの間で総予約とキャンセル回数から割り出した数値になります。予約の変更時に「前回の予約をキャンセル扱いにする」にチェックが入った場合は、こちらで算出されます。

ドタキャン率

予約日より設定された日数の間にキャンセルになります。「設定>クリニック設定」よりドタキャンにカウントされる日程を設定することができます。

例)ドタキャン2日以内で設定の場合…20日の予約を18日にキャンセルや予約変更→ドタキャンとして換算

無断キャンセル率

無断はキャンセル処理を行う際に『無断項目にチェックが入っているキャンセル種別』でキャンセルされたものが表示されます

平均遅刻時間

遅刻判定は患者さんの当日の予約の来院ステータスが『来』もしくは『遅』から変更された時間で判定されます。患者詳細の画面から時間の編集は可能です。遅刻時間の記入を間違えてしまったりしたら患者編集から正しい時間を記入することができます。また当日無断キャンセルや予約時間が一時間以上の患者さまの操作忘れがあった場合、遅刻が100分超え…となることを防ぐためにデフォルトで30分以上は記入しない設定になっています。

自費額

こちらはインテリジェンスユーザーのみのオプションになります。過去3年間の自費金額が表示されるので、自費額が多いお客様を把握していただくことが出来ます。

POINT!<キャンセル・遅刻・自費額表示には設定が必要です!>

 

 

これらの機能でどんなことができるの?

患者様の来院からの傾向が掴めるようになりました。予約が近くなってから急な予約変更が多い方や、細かな遅刻が多い方。また、自費が多い患者様や古くからの顧客を見分けることができます。

 

①医院のサービス向上のための情報共有

患者様ごとの自費額が分かるということは、自費が多い患者様が一目で判断できますので、通常の対応にワンランク上の対応をすることができます。

患者様ごとの自費額をご覧いただくことも可能ですが、例えば自費額の多いお客様には、アイコン機能で「VIP」とつけていただいたり、患者ランクを「A」に設定することで、より分かりやすく情報共有していただくことも可能になりますし、それらの患者様を検索して、一覧で見ることも可能になります。

常に一流の気遣いができるというのは、患者様にさらに喜ばれることになります。特にVIPのお客様には、一流の接遇を目指したいですね。

 

②売上漏れを防ぐための情報共有

診療時間が決まっている医院様にとって、売上の確保のため、キャンセル・遅刻に関しては非常にシビアになる必要があります。ただ、遅刻やキャンセルをされる患者様は、先に一言添えるか添えないかでかなり意識が変わってくるのも事実です。先に手を打っておくことで、これらの売上漏れを防いでいきましょう!

キャンセルが多い人、ドタキャンや無断キャンセルが多い人、遅刻が多い人は、先程同様に、アイコンを設定しておくと、情報共有に役立ちます。先手のアプローチとして、予約を取るときに、「次回キャンセルした場合は、それ以降の予約を受け付けません」という案内をしておくことで、注意喚起が可能です。

また、ドタキャンや無断キャンセルの方へ「急患や仮予約という扱いにする」というルールも効果的かもしれません。このようなルールを決めることにより、医院のスケジュールにも影響せず、他のお客様にご迷惑をおかけすることなく対応することが出来ます。

また、遅刻癖がある患者様には実際の予約より早い時間をお知らせしておけば、他の予約に影響が出にくくなります。

POINT!<患者を差別化することで患者様ごとの対応を先に考えられる=一流の医院になるための第一歩になる!>

 

POINT!まとめ

Point①  キャンセル・遅刻・自費額表示には設定が必要!
Point② 患者を差別化することで患者様ごとの対応を先に考えられる=一流の医院になるための第一歩になる!

いかがでしたか?ぜひ、医院様の運営にご活用いただければ幸いです。

 

 

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サポートチーム 中村

サポートチーム 中村

歯科衛生士として埼玉県内歯科医院にて6年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。特に小児歯科、予防歯科を得意とする。歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、アポツールを通じて業務の効率化、簡略化を提案。予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるよう鋭意努力中。

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