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Apotool & Boxの便利な使い方

フラグ機能の活用法!?急患とキャンセル率の関係、無視できないのです?

 

皆様こんにちは! 本日は、「フラグ機能」を使った効果的な活用法をご提案いたします。

日々の予約の中で、予定の診療時間より早く終わることはありませんか? 急患が入った場合、そういった予約の合間にアポイントを取ったほうが効率的です。しかし、どのチェアやスタッフが空いているのかをタイムリーに把握できない……そうお考えの医院様は多いかもしれません。そして、この急患対応が他の患者さんのキャンセルを誘発している可能性も否定できないのです。急患の対応をすると同時に、時間通りに来ている患者様を待たせていることはないでしょうか……? Apotool&Boxでは「フラグ機能」を活用していただくことで、そのお悩みを解決します!

 

 

Apotool&Boxのフラグ機能で出来ること

軽めの予約と重めの予約

診療メニューが同じでも、実際の治療内容によってかかる時間はマチマチです。例えば、抜歯で診療時間30分枠で予約をとったとしても、「根が湾曲している抜けにくい歯」と「麻酔さえすれば、すぐ取れそうな残根」では、同じ診療時間(30分枠)でもDr.にかかる負担は異なるのではないでしょうか?

このように抜歯の例を一つとっても、予約ごとに内容の軽いもの・重いものがあります。

軽めの予約の場合、Dr.の手が空くことが多くなります。しかしDr.の空いた時間を有効活用したいと思っても、受付や他のスタッフは軽めの予約・重めの予約を一目で判断することはできません。だからといって、急患からの電話のたびに「どこの時間に急患を入れればいいでしょうか?」と確認すると、無駄な時間が取られてしまいます……。

 

「軽めの予約」と「急患」にフラグを立てよう

軽めの予約をスタッフ全員が認識するために、軽めの予約にフラグを立て、「この時間だったらDr.の確認なしで急患を入れても問題ない」という指標にしましょう! そうすることで、受付スタッフはDr.の確認なしで急患を入れることができ、Dr.も確認対応の時間を削減できます。しかも、時間通りに来ている患者さんを待たせることもなくなるのです。

また、急患には別の色のフラグを立てるようにしましょう。

 


チェアの台数以外に急患枠を作成している医院様の場合、チェアの予約枠が全てオペなどの重要な診療(重めの予約)で埋まっていたら、急患は入れたくないですよね。その時間に急患は入れられない場合は、予約のブロック機能で枠を埋めてしまいましょう。

 

<POINT!>フラグは、当日までにDr.がつけるようにしましょう!
もしくは、次回予約を作る際にメモに「急患OK」などの一文をつけて、受付スタッフに予約フラグを付けてもらうのがおすすめです。

 

急患の再来院から見えてくる「患者対応力」

 

急患につけたフラグを後追いすると、急患での新患の定着率を見ることもできます。全ての予約リストからフラグ検索ができますので、急患につけたフラグ色の予約を検索し、急患の患者様が、その後来院しているかを確認してみましょう!

もし、次回予約を取らないまま終了する急患が多いならば、1度で終わりにしないために「チェアサイドでの予約はとれているか」「急患だからと言って待たせすぎてはいなかったか」「急患だからといって対応は雑になっていなかったか」「痛みがあるという患者様へのお声がけはできていたのか」‥‥などを今一度確認していただければと思います。

 

まとめ

「軽めの予約」と「急患」の2つのフラグを使って、Dr.や受付、他のスタッフの時間を有効活用をしましょう!
また、フラグ検索から後追いすることで見えてくる患者様への対応を、医院全体で見直しましょう!

 

いかがでしたか? ぜひ、医院様の運営にご活用いただければ幸いです。

 

 

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サポートチーム 中村

サポートチーム 中村

歯科衛生士として埼玉県内歯科医院にて6年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。特に小児歯科、予防歯科を得意とする。歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、アポツールを通じて業務の効率化、簡略化を提案。予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるよう鋭意努力中。

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