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次回の予約を取らずに帰った患者様へのアプローチ、できていますか?

 

こんにちは!Apotool&Boxです。

 

皆様は、次回の予約を取らずに帰った患者様へ、どのようなアプローチをしていますか?

 

恐らく多くの医院様は、電話で連絡を取るという方が多いのではないでしょうか。

しかし、そんな中でありがちなのが、

「電話が繋がらなかった場合、次回予約がとれないままで、中断患者になってしまう」

「連絡予定患者のメモを手書きで毎日作っている中で、連絡が取れない場合はずっと書かなければならないのが面倒」

という問題。

 

今回は、そんな医院様へ、さらに便利にアプローチしていただくための機能をお伝えします!

 

 

未定登録機能を活用しましょう!

Apotool&Boxでは、次回予約が未定である患者様には、「次回未定」のボタンを押していただくことをお勧めしております。このボタンを押すことによって、

①当日連絡する予定の患者様を日毎で管理して表示

②治療予定があっても次回予約を取らずに帰られてしまった患者様を連絡有無含めたリスト管理

 

そして……

 

③メールも自動送信可能になるのです!(2017年9月中旬リリース予定)

 

次回予約未定者はいわば治療中断予備軍。

中断患者となってしまう前に、ぜひアプローチを積極的にかけていきましょう!

 

 

どうやって未定登録するの?

それでは実際に、どうやって登録するのか?というところをご紹介していきます。

①当日の予約から、「次回未定」のボタンを押す

②処置内容や担当者・所要時間・連絡種別や連絡予定日を登録

 

この連絡予定日が重要!ここで登録した日に、以下機能が活きてくるのです。

 

連絡者リストで、目指せ「紙の連絡者管理」廃止!

 

「次回未定」ボタンを押すと、自動的に連絡予定者を管理するリストに登録されます。

連絡予定日に指定した日のカレンダー画面に、当日連絡予定の人が表示されるため、連絡忘れも防げます。

もう、手書きのメモで連絡予定者を管理する必要はありません!

 

 

 

未定者リストで、連絡前か連絡済かばっちり管理!

 

「次回未定」のボタンを押すと、未定者リストに自動的に振り分けられます。

このリストでは、次回未定の患者様に連絡をしたかどうかを管理するのにとても便利な機能です。

連絡を完了させたら、「未通知」ステータスから「連絡済(連絡した日が表示されます)」のステータスに変えられるので、

どのスタッフが連絡した場合でも、連絡有無の管理・情報共有が容易に出来るのです。

 

 

新機能!未定メール自動送信機能をご紹介(2017年9月中旬リリース予定)

未定メールは次回のご予約が決まっていない患者様に次回予約を促すメール・SMSを自動で送信する機能になります。

ここでも、未定登録する際の「連絡予定日」がポイント。

未定メールは連絡予定日までに連絡がなかった場合に、次の日に患者様に自動でメールを送ることが出来る機能になります。

もちろん送信後はステータスが自動で連絡済に変わるので、連絡管理もしっかりすることが出来るのです。SMS、TEXTメールに対応しているので患者さんにあったスタイルでお知らせをお送りすることができます。

 

 

 

 

これまでの未定者に対してのアプローチは、電話主体だったと思いますが、スタッフの負担軽減や、漏れを防ぐためにも、ぜひ次回予約未定者への自動送信メールの活用をお勧めいたします。

例えば、メールの文章の中に、医院様のweb予約画面のURLを貼っていただければ、予約取得が患者様だけで完結することが出来ます。

【Point】

①「次回未定」登録

②連絡予定日の設定

③未定メールの送信設定

3ステップの設定で、後はアポツールに任せてしまいましょう!

 

中断予備軍の手当てをいかに早く・確実に・予約取得をしてもらうかがカギになります。

 

患者さん「歯医者さんに行かなきゃ。。。でももう私なんて忘れられてるかも。」

スタッフさん「目の前の業務が忙しくって個別連絡まで手が回らない!」

医院さん「そういえばあの患者さん最近来ないね。。。」

 

こんな状態が続いて患者様の治療中断、他院流出になってしまう前に、ぜひ未定登録機能を活用してみてください。

 

 

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サポートチーム 中村

サポートチーム 中村

歯科衛生士として埼玉県内歯科医院にて6年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。特に小児歯科、予防歯科を得意とする。歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、アポツールを通じて業務の効率化、簡略化を提案。予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるよう鋭意努力中。

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