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医院様の様々なご質問への回答をご紹介!~Web予約編~

 

皆様こんにちは。(株)Stransaカスタマーサポートチームです。

今回は、医院様から頂戴するご質問の中から、Web予約に関するものについて、ピックアップしてご紹介したいと思います。

以前、下記の記事にてご紹介させていただきましたが、弊社のWeb予約機能は毎月30~40件もの新規患者様からの予約が入り、キャンセルは5件もない!とご好評いただいております。

月30件の新患予約を取得できるApotool&BoxのWeb予約システム

それでは早速質問を見ていきましょう!

Q.Web予約機能の金額は?

A.おかげさまで、とても評判の良い弊社のWeb予約機能ですが……、

こちらアポツールユーザー全員が無料でお使いいただける機能となります。

 

Q.WEB予約を利用する際、新規患者数のデータを毎月取りたいのだが、それまでの既存患者を新患扱いとして換算してしまわないか?

A 新患データを正確にとることはできます。アポツールのWEB予約では新規患者の方と既存患者の方で分けて予約を取っていただく形になります。既存患者の方には診察券番号と生年月日、またはメールアドレスと生年月日の入力をしていただくことで、認識ができます。

それなので、正確な新規患者数を把握することも可能ですし、毎日のカレンダー画面からすぐ確認できるのでとても便利なのです。

 

 

Q予約が空いてない時間や、急な休診日は設定できるのか?また、患者様側からどのように把握することができるのか?

A.設定できます。Web予約画面ではアポイントカレンダー画面と連動しており、休診日や特定の曜日や時間帯、診療メニューなど様々な条件を指定して、その条件下での空き枠を予約可能なものとして表示させることができます。

WEB予約が入ったら、自動的にアポツールのカレンダー画面に予約が入ります。

 

予約が空いてない時間は、患者様の選択画面から、予約が取れる日時があらかじめお分かりいただけるようになっております。
また、一日だけ特定のスタッフや時間帯だけ予約を入れたくない……といった場合にも、あらかじめ対象の枠にブロック機能を利用することによって、簡単に制限することが可能になります。

簡単で、しかも患者様にもストレスを感じさせることなく予約ができるので、おかげさまでとてもご好評いただいております。

 

Q.患者様からのweb上でのキャンセルは出来ないように制限することは可能か?

A.可能です。キャンセル可能数の登録ができます。こちらも新患と既存患者ごとの制限や、患者様個人での回数制限、またキャンセル可能期間を設定することができるので、当日突然のキャンセルを防ぐことができます。

 

 

 

Q.前回の診療内容を紐付ける予約を取ることは出来るか?

A. 既存の患者様で、前回の予約をキャンセルした場合や、未定だった場合は、前回受けた診療メニューと時間が表示されます。

 

Q.うちの医院では新規の患者様はカウンセリングと診療を別の枠で予約を取る必要があるが、2枠予約を作れるのか?

A.可能です。診療メニューの設定をしていただければ、処置と時間を連動させて予約を自動的に別の枠で取ることができます。
例:カウンセリング列に30分+診療列に30分=60分の予約。

 

 

 

Q患者ごとにweb予約の制限をかけることは可能か?

A.可能です。患者設定にて患者様個人での予約可能数を設定することができます。
例:Aさんー3回 Bさんー10回 CさんーWEB予約不可

 

Q.診療時間帯は電話予約にしたいのだが、予約受付時間の指定は可能か?

A.予約受付時間はデフォルトで24時間になっていますが、指定の時間を電話予約対応にすることは可能です。診療時間中だけ電話対応したい場合など、どのような場合にも対応することができます。
例:診療時間中は電話対応。診療時間以外はWEB予約対応がしたい場合
  月~金 受付時間19時~翌8時
  土日  受付時間 24時間

 

いかがでしたか?医院様ごとに様々なご要望をいただきますが、アポツールは医院様の状況に応じた設定のご提案も可能となっております。

ぜひこの機会に、一カ月の無料体験版をお試しくださいませ。

 

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TEL:03-6695-3868
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サポートチーム 中村

サポートチーム 中村

歯科衛生士として埼玉県内歯科医院にて6年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。特に小児歯科、予防歯科を得意とする。歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、アポツールを通じて業務の効率化、簡略化を提案。予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるよう鋭意努力中。

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