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医院様の様々なご質問への回答をご紹介!~リコールに関する機能編~

2017.10.10

 

皆様こんにちは。(株)Stransaカスタマーサポートチームです。

今回は、医院様から頂戴するご質問の中から、リコールに関するものについて、ピックアップしてご紹介したいと思います。

以前、下記の記事にてご紹介させていただきましたが、Apotool&Boxを使っている医院様では、なんと毎月平均90%以上の定期健診受診率を取得されています。

常にリコール予約率90%達成できる医院になりましょう!

 

それでは、早速質問を見ていきましょう!

 

Q.当医院ではリコールが1か月・3か月・4か月と分かれており、管理が大変です。お知らせはハガキで送ることが多いですが、毎回期間を確認するのが手間なので、すぐにわかる方法はありませんか?


 

A.アポツールでは、予約時にボタン一つで登録するだけで、リコール対象者のリストが作成されます。

そのリスト内にて、リコール対象月での検索が可能です。

たとえば、10月が対象月の患者様を検索をすると、1M・3M・6Mの、どの患者様も抽出されます。

さらに、担当者での絞り込みができるので、ハガキを送る際は、自分の担当だけで絞り込むこともできます。

 

 

 

 

Q宛先を出すことは出来ますか?

A.名前・郵便番号・住所・電話番号など、必要な項目は全てリストからデータ抽出(ExcelDL)することが出来ます。

 

Q.お知らせした患者様のチェックは出来ますか?

A.アポツールではボタンクリック1つで未通知→通知済→予約済とステータスを変更することが出来ます。

それなので、誰に通知をして、誰が予約したのかすぐ把握することもできますし、通知状況のステータスで検索することもできるので、例えば未通知の患者様のみを検索することもできます。

また、アポツールではリコールメールの自動送信機能があり、送信設定をしてメールが実際に患者様へ送信されると、自動的にステータスも通知済へ変更されます。ハガキを送っている医院様は手動で未通知を通知済にステータスを変更することでシステム側での管理が出来ます。

 

 

Q.定期検診対象月の前月にメールを送りたいのですが?

A.アポツールのリコールメールは前月もしくは当月の指定した日付に送信設定することができます。

 これによって、お知らせの時期をずらし、アポイントの偏りを無くすことが出来るようになります。

 

 

 

 

 

 

Q.患者さんの診療内容によって文章の文言を変えたいです。

A.もちろん可能です。成人や小児といった年代別や、インプラント・リコールなど治療内容別にテンプレートを設定することが出来ます。

年齢や診療メニューで検索することによって、対象者を簡単に絞り込めるので、容易に効果的なお知らせが送れます。

 

Q.かなり前に送ってしまった、送信済みのメールを検索できますか?

A.可能です。患者様ごとに、送信済みのメールを確認することができるので、リコールだけでなく、予約のリマインダやキャンセル時のメールなど、どのような内容を送ったかすぐ確認することが出来ます。

 

Q定期検診での来院回数を知りたいです。

A.定期検診〇回以上~という検索項目があります。

定期検診に長く通っている患者様を抽出する場合や、定期検診が少ない=治療が多い・メンテになると中断してしまう患者様などを抽出する際にご活用くださいませ。

 

 

 

Q.リコール率を調べることはできますか?

A.アポツールには、過去三か月分のデータを自動で集計してグラフ化したページがあります。

リコールについて知りたい場合は、定期検診予約率と定期検診対象者数と来院率から、リコール統計を見ることができます。

 

Q.リコール予約の過去の実績はどのように調べられますか?

A.リストの絞り込み機能をお使いください。リコール者のリストから、リコール月を検索することで、全対象者数が把握できますし、さらに来院済の患者様だけで絞り込みもできますので、来院済の人数も簡単に把握できます。

 

Q.患者様が予約取得されているかの確認方法や予約の取得が出来ていない場合の次のアクションを教えてください。

A.これまでのおさらいになりますが、リストの絞り込み機能をご活用いただき、アプローチすべき患者様を抽出し、適切なアプローチをしましょう。

① 担当者、リコール対象月、リコールステータス(未通知/通知済)を検索
②-1 リコール未通知で予約が無い場合は、ハガキやメールSMSを送ったり、電話する
②-2 リコール通知済で予約がない場合は、追加でメッセージをお送りするか架電を行う検討をする

 

いかがでしたか?医院様ごとに様々なご要望をいただきますが、アポツールは医院様の状況に応じた設定のご提案も可能となっております。

ぜひこの機会に、一カ月の無料体験版をお試しくださいませ。

 

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