Apotool&Box for Dentist

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Apotool&Boxからの新しい提案~8日間の週表示~

2017.10.12

 

こんにちは、サポートチームの門脇 真奈美です。

私は、Apotoolの便利な使い方を契約医院様にお伝えする仕事をしているのですが、ずっと社内で協議している事がありました。

それは、「週表示は7日表示がいい?それとも8日表示!!?」なのです。私は、歯科医院で受付の仕事を5年以上続けていたのですが、その時の経験からも、やはり8日表示の方が絶対に便利だと強く主張していました。そして、今、私の提案が社内で通り、10月の第三週からApotoolの週表示が7日から8日になります。是非、皆さんの医院でお役立てください!!

 

■週表示機能はどのように活用するの!?

まずは、週表示機能はどんな時に使うことができるのでしょうか。その便利さについてご紹介いたします。

①列単体(ユニット/担当者)で1週間表示をさせた状態で予約をとりたい場合

例えば、予約が埋まりやすい院長のユニットだけ一週間表示にしたい……、そんな時にお使いいただくと時間短縮できて便利です。

 

 

②医院全体の一週間の予約状況を見ながら予約取得したい

医院全体の一週間の予約状況を表示させることで、何曜日のどの時間にアポイントがあるか等、空き枠状況をすぐに把握できるので、無駄なくアポイントを埋めていくことができます。

③クリック数を少しでも減らして、次回予約や予約変更をしたい

例えば3日先の予約を作成するときは、一日ずつ表示させるとどうしてもクリック数が増えてしまいますが、週表示させることによって、スムーズな予約作業を行うことができます。

④補綴物のimp後のset予約で、必ず1週間先に予約を取りたい

まさに言葉通りで、必ず一週間先に予約を取りたい時は、この機能が非常に便利です。

8日表示=土・日・月・火・水・木・金・土

つまり、今週の土曜日に予約を取った人は、来週の土曜日にもすぐ、予約が取れるということなのです!

⑤同じ時間帯に被ってしまいそうな、患者さんの予約の振り分け

「10時希望」など、決まった時間帯に予約を取りたい患者さんがかぶってしまいそうな時、一週間で表示させることによって、どの曜日なら空いているか、すぐ把握出来るので、案内もスムーズに行うことが出来ます。

 

■医院様からのこんなお声、、

医院様からご好評いただいているアポツールの週表示機能、こんなお声が届いているのでご紹介させていただきます。

 

●当院では、1週間後の同じ曜日に予約を取られることが多いです。

●同じ曜日に予約を取りたいけど、7日表示だと一週間後の同じ曜日に予約を取ろうとしてもとれないんですよね、、

●患者様が予約を忘れないように、同じ曜日で予約を取るようにしています。週表示では同じ曜日の予約取得は出来ないので、、

●週表示で見ると、1週間の予約状況を見ながら予約が出来るので、当院では列単体で週表示にして基本的には予約を取っています。同じ曜日で予約取得をする場合は、日送りを活用しています。

●週に複数回の予約取得をする場合に活用しています。

例)・抜歯予約からのSP、抜糸の予約取得が取りやすい

  ・RCTなどで1週間の間に数回予約を取りたい時

●クリック&ドラッグで簡単に予約変更ができるので便利で活用しています。

●実は週表示にした方が半分以下のクリック数で変更ができてしまいますよね。

●列全体の週表示で見ることで、本人の予約とご家族の翌日のご予約を一緒に予約変更してしまうこともあります。

●来週の同じ曜日に予約を取りますね…と患者さんへ口では言いながら間違えて再来週や全然違う曜日に取ってしまいそうになることがあるので便利です!

 

■つまり8日間表示になったことで、どんなことが便利になったの??

 

今までできなかった、1週間後の同じ曜日での予約取得が出来る様になりました!!

決まった曜日にしか来院できない、、ただ次の週も予約がいっぱい、、そんな時は週表示の状態で週送りのボタンを活用すれば2週間後の同じ曜日の予約取得も簡単!

 

列が多くて週表示はちょっと見にくいし、同じ曜日で取れないなら活用できないと感じていた医院様のお悩みも解決!

予約取得したい列のみ週表示にして、一週間後の同じ曜日の空き枠を探しに行けば見にくいなんてこともなく、簡単に予約取得も出来ますね。

視覚的に、直感的に「今日から一週間後」と判断がつくので、間違えて違う曜日や1週間違いで予約を取ってしまうというミスが減るんです!

また、皆さんの朝会にもお役立ちできます!

「来週の予約状況はこんな感じだから、この患者さんは来週予約が取れないね、、、そんな時は赤色のフラグを立てておこう」

赤いフラグ立っているときは予約時に注意が必要です。ということを事前に情報共有出来ていることで、受付対応の時間短縮が出来るのです!

いかがでしたでしょうか。

一週間ごとのご予約が多いという、歯科医院様の特性を生かした仕様に生まれ変わりました。

ユーザーの皆様にとって便利になるだけでなくミスも減らすことができ、さらなる患者様のサービス向上につなげるとこができそうですね。

 

小さな変化の一つに過ぎないかもしれませんが、日々の業務効率アップのカギはこんなところに隠れていると私たちは知っています!

 

これからもアポツールは医院様に寄り添った工夫とアイディアをご提案して参ります。

 

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月曜日~金曜日(祝祭日を除く)10:00~18:00
TEL:03-6695-3868
Mail:support@apotoolbox.com

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