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お役立ち情報

工夫しつくした紙のアポ帳よりも、使いやすかったApotool

皆さんこんにちは!Apotool&Boxマーケティング上村です。

今年も残すところあと僅かとなりましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか?

さて、今回は本年最後のインタビューとして、東京都練馬区の石橋デンタルクリニック大泉の石橋先生にお話をお伺いしました!石橋先生は、歯科先進国のアメリカやスウェーデン、さらに世界7か国の大学病院や高水準のクリニックで経験を積まれた、全世界で質の高い歯科治療を学ばれた先生です。そんな先生が経営するクリニックでのApotool歴は約半年。導入に至るまでのお話や、ご利用いただいてからの使用感などについて詳しくお伺いして参りました!

 

石橋デンタルクリニック大泉 石橋卓大院長

医院の場所 規模

目的・効果

東京都練馬区 ユニット4台  予約管理・技工物管理・戦略立案

 

 

課題
  • アポイントのブッキングがあった
  • 技工物の管理が不十分だった
  • スムーズな医院経営の戦略立案がしたかった
解決策
  • リアルタイムのデータ更新、患者へのキャンセル常習者アイコンを付けた
  • 技工物管理機能による検収・セットチェックを行った
  • マイページの中断患者診療メニュートップ10データを分析した
効果
  • 患者情報や予約情報を活かした高度なアポイント管理が出来るようになった
  • 技工物の未検収・未セットがなくなった
  • 分析データを活かした戦略立案、対応策が打てるようになった

紙アポ帳ならではのブッキングを防ぐために導入

ーーApotool&Boxを導入することになった経緯を教えてください。

もともと紙のアポイント帳を見やすいように工夫しながら使っていたのですが、アポイント帳は1つしかなかったから、受付で取るアポイントと電話予約で取るアポイントがバッティングすることが少なからずあり、そんな時には早くいらっしゃった方から診療したりと、場合によっては他の患者様をお待たせしてしまうこともありました。

Apotool&Boxは、会計士から分かりやすく使えるシステムだとおすすめされ、話を聞いたところ、クラウド上でデータ管理をすることで、いつでも・誰でも使えると思ったので導入に至りました。実際紙からシステムへ移行する際に、戸惑うスタッフも多いのではないかと心配していましたが、画面が見やすくて分かりやすいので、感覚的に操作しやすいのか、実際は2週間もしたらスイスイと作業していました。

そして、もともと悩んでいたバッティングの問題に関しても、Apotool&Boxは自動でリアルタイムのデータが常に更新されているため起こらなくなりましたし、さらに院長である私の予定なども、アポイントを入れたくない時間を、例えば自分の携帯画面でブロック操作したら、院内のパソコンにも瞬時に共有されるので、全くミスが起こらなくなりました。

 

要注意患者の情報共有による上質なアポイント管理が実現

ーーApotool&Boxを使ってみてよかった点を教えてください。

今まで紙のアポイント帳には、アポイント情報だけでなくキャンセル患者やクレームが多い患者さんなどのチェックを付けたりと、工夫をこらしていたのですが、どうしても漏れが出てきたり、書いたり消したりするのに時間がかかったり、そもそも字が読めなかったり……。「使いやすい紙アポ帳」ではあったのですが、やはりそこは紙管理の限界がありました。

Apotoolだと、書く時間も消す時間もありませんから、それだけで時間短縮になりますし、すでに入っていたアポイントに関する問い合わせにも、電話機の保留ボタンを押すことなく、検索してすぐに対応ができます。

また、キャンセル患者やクレームが多い患者など、要注意の患者にはアイコンを付けながら患者の管理できるので、アポイントを取るときにも工夫が出来るんですよね。

例えばキャンセル回数が多い方に関しては、キャンセル常習者のアイコンをつけておくことで、あらかじめその情報が把握できるので、予備チェア枠にアポイントを入れることによって、キャンセルが起きても、その時間を無駄にするというリスクもなくなります。

このように、患者情報や予約情報を共有できると、より効率的で上質なアポイントを取れるので、とても便利だと思いました。

 

どんなに忙しい時も、漏れなく技工物検収をするために

ーー他にも、Apotool&Boxを使ってみてよかったことがあれば教えてください。

実は前に、患者さんが来ているのに、当日に技工物が納品されていないという状況になってしまったことがあったんです。せっかく来て頂いたのにセットする技工物がなければ、最悪その日の予定はなくなるので、患者さんにも申し訳ないですし、医院にとってもデメリットになります。しかし、技工物をやりとりしている業者も複数あり、納品期間もまちまちだし、宅急便で納品したり、直接来たりと様々なので、ミスを起こさない環境にするためには、何か整備する必要性があると感じていました。

アポイントもそうですが、忙しくなるほどこういった管理が難しくなるので、出来るだけ負担を減らしながら確実にミスを無くしたくて。

そこで、Apotoolの技工物管理機能を使ってみると、未検収⇒検収済⇒セット済と、患者と予約に紐づけながら検収のフェーズ分けが出来るので、検収漏れもなくなりましたし、どの患者にセットしているのかも分かるようになりました。

ボタンを押すだけですし、受付に負担をかけずにしっかり検収できるので、助かっています。

さらなる医院発展のため、自動算出データによる戦略立案を

ーー医院経営で改善したい部分はありますか?

そうですね、改善点を探す際は、自動でリコール率やキャンセル率等、色々な情報を算出してくれているマイページの画面を見ると、分かりやすいですね。特に中断患者トップ10のメニューなんか、面白いです。さて、その中で現在気になっていることと言えば、スケーリングメニューの中断率が他メニューより突出して高いことです。今まではスケーリングの予約は時間を多めに取っていたので、これだと無駄になる時間が発生してしまいます。だから今後は、アポイントを取る際の時間の調整だったり、このメニューを取られる患者さんだけ、キャンセルや次回予約が未定になったら連絡して追いかける等、策を打つ必要がありますね。これを共有して、改善していきたいと思います!

 

ーーこれからアポツールを使おうと思っている医院様へ一言お願いします。

紙のアポイント帳を使っている人だったら、まちがいなく病院の診療の流れがスムーズになります。チェアの多さに関係なくメリットが得られるシステムです。もっと言うと、忙しい病院であればあるほどメリットが得られるんなシステムです。

私自身、工夫もしていましたし、紙アポイント帳の方が良いと思い込んでいたんです。

過去も実は他のシステムで検討したこともあったのですが、結局そのシステムだけでは必要な情報が足りず、紙で手書きで何か補足しなければならないようなら、いらないと思ってしまって。でも、Apotoolはとても使い勝手が良いし、便利だし、役に立っているので、ぜひこれからも使い続けたいと思います!

 

石橋院長、クリニックの皆様、師走の忙しい中、ご協力いただき誠に有難うございました!

これからもアポツールは医院に寄り添った工夫とアイディアをご提案して参ります。

 

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TEL:03-6695-3868
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サポートチーム 中村

サポートチーム 中村

歯科衛生士として埼玉県内歯科医院にて6年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。特に小児歯科、予防歯科を得意とする。歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、アポツールを通じて業務の効率化、簡略化を提案。予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるよう鋭意努力中。

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