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Apotool & Boxの便利な使い方

経営課題にしっかりアプローチ! ~院長先生のお悩み解決編~

こんにちは!アポツールマーケティングチームの上村梨子です!

先日は成人の日でしたね。晴れ着を着た女性を横自で見ながら自分の成人式の頃を思い出しました。今年も、皆様のお役に立てるサービスを提供できますよう、誠心誠意努力してまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします!

さて、今回はアポツールが医院の中のどのようなことにお役立ちできるか?ということについて、改めてお話しさせていただきます。

歯科医院では、院長や事務長、技工士や衛生士、受付の方など、様々な役職の方がいらっしゃいますが、私共がお話をお伺いする中で、皆様それぞれが、様々なお悩みをお持ちだと感じております。アポツールは、そんな皆様のお悩みの解決にお役立ちできるサービスだと、自信を持ってお勧めいたします。

この記事では、院長先生のお悩みにフォーカスしながら、サービスについてお伝えしていこうと思います。

院長先生のお悩みといえば、やはり「経営」「マネジメント」。患者様への診療をする傍ら、それらについて考えなければならないのは、本当に大変ですよね。

アポツールではその医院ならではの問題点の抽出や、課題解決へのお手伝いができます。

 

こんなに簡単に?自動でデータを算出してグラフ化!経営課題がまるわかり Intelligenceのシステム

アポツールの予約を取る作業から、自動的に数値を算出して分析し、視覚的に分かりやすく10種類のパネルと20種類以上のグラフで経営指標を表現する機能、Intelligence。

エクセルで面倒な作業をしてまとめるという時間もまったく必要なく、すぐに現在の医院の課題について考えられるシステムとなっています。

1.稼働率<ユニット別>

 

稼働率<ユニット別>グラフは、各ユニットの稼働率(%)推移を線グラフで表示しています。特定のユニットのみの推移を表示させることも可能です。

またグラフの下には、ひと月ごと数値が表にまとまっています。こちらの表も合わせて確認することで、グラフよりも詳しい数値を比較分析できます。

例:治療専用ユニットとケア専用ユニットを分けている場合

治療専用とケア専用のユニットで、どちらの稼働率高いかを知ることができるので、予約の入れ方に問題がないか? などを確認できます。

2.稼働率<担当別>

稼働率<担当別>グラフでは、Dr.とDH.の稼働時間と稼働率を棒グラフ・線グラフで表示しています。Dr.だけ」「DH.だけ」集計することも可能です。また、稼働率に他の項目を組み合わせて分析することで、医院の傾向もつかみやすくなります。

例:【担当別売上(自費/保険別)×担当別稼働率】の組み合わせ

傾向1)売上は横ばい、稼働率は高い
→稼働率を上げることは難しいため、「提案するメニューの見直し」「自費提案の強化」等の対策を立てる必要があります。

傾向2)売上はある、稼働率が低い
→稼働率を上げることで売上UPする可能性が高いです。そのため、院内オペレーションの効率化ができないか?を、他のグラフも活用しながら対策を立てる必要があります。

3.総患者数<時間別>

 

総患者数<時間別>グラフは、1時間ごとの総患者数の平均が確認できます。患者様が集中しやすい時間帯だけではなく、例えば休憩時間前や診療時間前など患者数が下がりやすい等の来院傾向をつかみやすくなります。

スタッフが多い医院様の場合は、さらに総患者数<曜日別>を組み合わせることで、効率的なスタッフ配置が可能になります。

4.売上<自費/保険別>

売上<自費/保険別>グラフは、売上に対する自費メニュー額・保険メニュー額、自費率を把握できます。また、棒グラフの自費売上・保険売上をそれぞれクリックすると、メニューの内訳も確認できます。

例:医院様でお勧めメニューがある場合

メニューの内訳からお勧めメニューの額と割合を確認し「お勧めメニューをしっかり提案ができているか?」を判断することができます。

例:主力メニューが何かを知りたい場合

メニューの内訳から額と割合が高いメニューを確認することで「主力になっているメニュ」を分析する指標にできます。

 

5.中断患者数

中断患者数グラフは、予約とレセコン情報の両面から、キャンセル・未定・復帰・中断など患者様の流れが分かります。

例:医院様で主軸とする中断患者へのアプローチ(ハガキ、電話、メール)を切り替えた場合

変更前後で中断患者数の変化を確認し、そのアプローチが効果的だったか?といった判定をする参考になります。

 

ホームページから簡単予約!入りやすい窓口を作るためのWeb予約機能

アポツールでは、導入医院様から毎月30件の新患予約を獲得できるようになった!と評判の、Web予約システム。他のシステムとは一線を画したアポツールならではの自慢のシステムです。

実患者数の増加は重要な売上要素。流入経路を増やすということだけでなく、患者様にとっての分かりやすい窓口としてアポツールのWeb予約がお役に立ちます。

 

Point① 洗練されたデザイン

デザイン性というのは、実はWeb予約において意外と重要な観点です。

患者様が何日の何時に予約が取れるかということをいかにストレスなく、分かりやすく伝えるかということは、Web予約が当たり前になってきているからこそ重視してほしい要素だと思います。

 

 

 

Point② アポイント帳に自動的に入力されるシステム

 

Web予約とひとくくりにしても、そのシステムの制約機能は様々です。例えば、Webから予約申し込みがされた場合、申し込みの情報をFAXやメールを見ながら患者様へ折り返しの電話やメールをする機能の場合。

せっかく患者様から申し込みが来ても折り返しの電話やメールでの連絡がつかずに終わってしまうこともあり得るのです。また、患者様が多ければ多いほど、電話での対応時間も多くなってしまいます。

一方、アポツールでは、休診日設定はもちろん、予約を受け付けられるユニットやチェア、診療メニューを設定することによって、普段使っている予約画面にそのまま情報が反映されるので、患者様に負担をかけることもなく、また医院様がメールや電話をする必要もありません。

 

Point③ データを簡単にとることが出来る

Web予約を始めてみたはいいけれど、どれくらいの効果が出ているのか?ということについては、院長先生にとっては重要な問題です。Apotool&Boxでは、常に2か月分の既存/新患別のWeb予約数を簡単に知ることが出来るので、効果を実感できるとともに、すぐに数字として算出できるのです。HPのボタンの場所を変えた・今月のイベントの反応が良かった……等々、継続した効果測定にもご活用いただけます。

 

患者様とのコミュニケーションで中断患者0へ

アポツールでは、次回予約未定やキャンセル患者、またリコール対象者や中断患者を簡単にリストアップして、メールやSMS、さらに診察券アプリでのコミュニケーションを行うことが出来ます。

 

下記ではリコール患者に関する機能を一例として紹介しますが、この機能の活用によってなんと毎月平均90%以上の定期健診受診率を取得されている医院様も少なくありません。

Point①予約操作だけでリコールリスト作成&検索可能

アポツールでは、予約操作だけで次回リコールの時期になった患者様をリスト化することができて、さらにそれらの患者様から特定の条件で検索することができます。

例えば、リコール月、メニューや担当者で絞ることができるので、衛生士さんは自分が担当している患者さんだけを漏らさず、すぐ検索することができます。

 

 

 

Point②メール(テキスト・HTML)・SMS通知・アプリ通知

患者さんに定期健診の連絡をする手段といえば、やはりハガキを思い浮かべる方も多いと思います。

もちろん、アポツールのリスト機能で住所や電話番号もすぐ表示できるので、ハガキや電話でもアプローチすることも可能ですが、アポツールのユーザー様は、特にテキストメールや、SMS、アプリを利用して、患者様にアプローチをしています。テンプレートを一つ作っておけば、自動でも手動でも連絡することができます。

ハガキを送るとなると、文章を手書きする時間がかかってしまうので、忙しい時にはついつい後回しにしてしまうこともありますが、自動送信設定をしておけば、その時間を患者様とのコミュニケーションにお使いいただくことが可能となります。

さらに、アポツールlでご用意しているHTMLメールテンプレート(※別途料金がかかります)などをご利用いただくことで、患者様にも予防歯科の重要性について更に理解を深めていただけるきっかけにもなるのです。

 

 

 

Point③通知&来院管理

誰に連絡して、誰が来院したのか?という管理はとても重要なことです。特に、医院の中でリコール担当者が複数いる場合は、その担当者だけが自分の患者様のことを把握しているという状態になりがちなので、対象者に漏れなくアプローチするためには、院長を含めた全員が常に把握できるということが重要なポイントになってきます。アポツールではボタンクリック1つで未通知→通知済→来院済とステータスを変更することができるので、誰でも簡単に患者管理をすることが可能になるのです。

 

作業効率が格段にアップ!定時に終わっているのに患者数は増えている!

私達は数多くの歯科医院様を見てきて、歯科医院経営においては、スケジュール管理とタイムマネージメントの両方が必要だと理解しています。つまり、予約状況を把握して、こなしていく。ここまでは紙のアポ帳でも十分なのですが、それ以上にタイムマネージメントを行うには、「稼働率を上げること」を意識します。

一日のうち、空き枠がどれくらいあるかを把握して、そこに予約を埋めることを受付スタッフに意識してもらうのです。

Apotool&Boxでは、この空き枠をすぐに検索することができ、Intelligence では、実際の稼働率を自動で計算してその推移を見ることができるのです。後は、その稼働率を意識して作成した予約が、遅延なく計画に沿って消化されているかを、リアルタイムで確認できれば確実に一日に診療できる患者さんの数は増えます。

 

Apotool&Boxの予約管理画面では、現在時刻を示す赤いラインが表示されています。この赤いラインを活用して、計画した稼働率を達成させるだけでなく、更に時間効率を上げる為に、キャンセルが出た時には、キャンセル待ちの機能に登録されている患者さんに連絡するなどの工夫も加えて、経営改善に成功をおさめられているのです。この現在時刻を示す赤いラインは診療の遅延を知らせるだけでなく、全てのチェアの稼働率をチェックして、クリック&ドラックで予約枠を移動させてより効率良い診療が行える様にアシストする強い味方なのです!

 

いかがでしたか?

医院様のお声を頂戴しながら作成したシステムであるアポツールは、同時に、皆様のお悩みを共有しながら、その解決が出来るようなシステムとして開発されてきました。

これからも皆様のお悩みの声をいただきながら、進化していきたいと思います!

 

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サポートチーム 中村

サポートチーム 中村

歯科衛生士として埼玉県内歯科医院にて6年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。特に小児歯科、予防歯科を得意とする。歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、アポツールを通じて業務の効率化、簡略化を提案。予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるよう鋭意努力中。

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