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受付が劇的に楽になる!元受付スタッフが本気で勧めるApotool&Box

2018.01.24

 

 

門脇真奈美(かどわき まなみ)

歯科医院で受付・助手として7年間勤務。前職の経験を活かし、現在は、アポツールのシステムサポートのチームリーダーとして勤務。自らの経験をもとに、特に受付業務の効率化やスタッフモチベーションに役立てるような仕組みを考え、新機能開発へも積極的に関わり、医院すべてが快適になるように日々邁進中。

 

皆様こんにちは。Stransaカスタマーサポートチームの門脇です。先日は東京でも雪が降り、雪かきをしている人をちらほら見かけました。しばらく厳しい寒さが続いておりますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。

さて、今回は歯科医院で勤めていた頃を振り返り、歯科医院で苦労したことを思い出しつつ、今アポツールに出会っていればこんなことが解決できていたな、ということをご紹介したいと思います。

私は、歯科医院で受付や助手として7年間働いていましたが、受付は来院される患者様とのやり取りや電話応対をしつつ、カルテ整理などの事務作業やレジの業務をするなど、常に多くの業務をこなさなければならない仕事だと思います。

そんな歯科医院の顔とも言われる受付で要となるのは、なんといってアポイント、ですよね。

いかに予約を効率的に入れるかということを、常に意識しながら働き、そのアポイントの結果で、医院の売上を左右するといった、大切な大切な仕事です。

もしあの時アポツールが入っていたら、と思うことは、正直沢山あります。

アポツールなら、患者様にスムーズに診療のご案内をしながら、アポイントのミスは0(!)、さらに業務効率を挙げられて、定時に上がれるのに売上が上がるといった魔法のようなことが可能になるのです。

もっと、スマートに受付業務をすることができる様になりますよ。

 

こんなこと、ありませんでしたか?

3つ以上当てはまったら、ぜひ、アポツールをご検討ください!導入された医院様が口をそろえて仰ったのは「100%楽になる!」でした。

■紙アポの取り合い

・受付でお会計後に次回予約を取っている中、患者様からの予約変更のお電話やアポイントの確認をしたい別のスタッフが紙アポを見に受付に集合している

・人数分印刷したアポ帳にも、急患予約の追加がそれぞれ必要になる

 

 

■紙のアポ帳の記入ミス

・予約の記入漏れ

・慌ててアポ帳に記入をするから、文字が汚くて何が書いてあるか分からない

・同一の診療メニューを同じ時間帯に被せてはいけない予約、同じ時間に予約を取得してしまい患者様をお待たせしてしまう

・欄外に書かれた予約を見落とす

・後で診療メニューなどの詳細を追記しようとして、そのまま未記入で当日を迎えてしまい、当日何やるんだっけ?と思い出せなくなってしまう

・技工物の納品がまだされない日に予約を取ってしまう

・本当は45分診療に時間がかかるのに30分しか確保しなかった

・担当スタッフのいない日に予約を取ってしまい、予約取り直しのご連絡をしなくてはいけなくなる

 

■電話での予約トラブル

・せっかく治療再開のお電話をいただいたが、なんの治療の続きなのかカルテを出さないと分からないためお待たせしてしまう

・キャンセルした治療の続きとのことだが、引き継ぎ内容が多く書くのが大変

・急患患者の予約をどこの枠で取ったらいいのか判断が付かず、担当者に聞きにいかないとわからない

・担当者の希望がある患者さんを違う担当者で取ってしまう

・「この間治療してもらったところが…」カルテを見ないと分からない

・患者さんの過去の予約日を探すのが大変

 

アポツールで次回予約の作成することで、何が改善されるの??

①一つ一つのアポイント取得や変更が劇的に早くなる!

・アポツールならクラウド上のサービスなので予約追加を行えば自動的に反映がされるので便利

・次回予約ボタンから予約を取りたい枠のクリックするだけ予約取得、とにかく早い

・何より文字の乱れがなく、だれでも見やすい

・予約変更も数クリックor同日ならクリック&ドラッグで操作は簡単

・患者様の予約情報がすぐにわかる(通院履歴まで)

・前回の治療予約からの担当者の紐付けが自動

②ミスがなくなる!

・よく使うメモは定型文で簡単に作成可能

・次回予約メモに担当者がメモを入れておけば、細かい情報もアポツール上で伝えることができ、院長やスタッフに確認せず正確に予約をとれる

・診療メニューの時間設定・重複禁止設定で、かぶってはいけないメニューのアラートや、あらかじめ取っておくべき時間で設定可能なので、間違えない

③売上アップ!なのに定時に上がれる!

・アポイントを効率的に入れていくことで一日のアポイントが埋まっていき、売上がアップ

・治療終了の流れで、担当者がチェアサイドで予約が取れるので、予約取得率アップ

・受付は会計業務、電話対応に集中ができる

・一つ一つの業務時間が減って、残業がなくなる

 

 

いかがでしたでしょうか。アポツールの導入で、

・見やすくきれいなアポ帳になる

・患者情報が一発検索&一括表示できる

・ミスを防ぐために豊富な設定ができる

・誰でもサクサク予約作成ができる

・正確な時間管理で待ち時間が軽減される

 

だから……情報共有の効率化で、ミスもなくなり、売上は上がっているのに業務時間は短縮!ということが実現できるのです。

さらに、今まで業務に追われていた時間に、余裕が出来るので、細やかなサービスで、患者様の満足度向上にも繋げることが可能になります。

医院の顔ともいえる受付スタッフの方には、よりスマートに、より快適に業務に取り組んでいただきたいと、常々思っております。

そしてそれは受付スタッフのみならず医院全体に、そして、患者様に還元されるのです!

 

これからもアポツールは医院様に寄り添った工夫とアイディアをご提案して参ります。

 

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