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Apotool&Boxがないなんて考えられないですね

本日はApotool&Boxを導入されて約2年たった友和デンタルクリニックの受付でApotool&Boxを使用している岡田さんにインタビューをさせていただきました。

 

Apotool&Boxのどんなところが使いやすいですか?

%e5%b2%a1%e7%94%b0%e3%81%95%e3%82%932家でも手軽にスマートフォンで次の日の予約状況の確認ができて使いやすいなと思っています。

当医院ではApotool&Boxを中心にオペレーションを組んでいますので、院長もApotool&Boxがないと駄目だって言っているくらいです。まさに医院の基幹システムになっています。多くの医院さんでは、レセコンが医院の中心となっているのでしょうが、うちはApotool&Boxが中心で、レセコンは保険点数の計算に使っているのみって感じになっています。

シフトに関してもApotool&Boxに入力しておくと間違って休みの人で予約を作成しようとした場合にアラートが出るのでアポミスをしなくてすむので非常に助かっていますし便利な機能だと思います。出退勤の管理もシステムでできて、シフトと同時に出退勤も管理できるって聞いているので、益々、医院内での重要度が増しますね。

 

ーその他に便利だなと思う機能はありませんか?

全て予約と患者さんの行動はApotool&Boxで管理していますので、内容を予約枠の中に全て次回予約等の情報を細かく、入力しています。個別にメニューを選択した以外にも、細かく入力して、その日に忘れないようにしています。例えば領収書を前回渡し忘れてしまった等の情報も入力しているので、それを毎朝印刷をして全てのユニットとバックヤードの機械に貼っていています。全ての情報をApotool&Boxに集めているので、ご予約のお電話がかかった時もカルテを探しに行かなくても次の予約をスムーズに取れるのです。

 

ーありがとうございます。導入してどれくらいの期間で操作になれましたか。

%e3%82%b9%e3%82%af%e3%83%aa%e3%83%bc%e3%83%b3%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%83%e3%83%88-2016-10-26-9-55-53実は私が当医院に入った時には既にApotool&Boxは導入されていたので、紙のアポ帳から切り替えて新たにマニュアルを読み込んで覚えた感じではなく「ここのボタンを押すと患者さんが呼び出せるよ」、「予約を取る時はここを押すんだよ」といった感じで研修を受けて徐々に覚えていきました。操作方法も簡単でしたので慣れるまでにそんなに時間はかかりませんでしたね。簡単な予約作成ぐらいなら、その日にできた感じです。ただ、まだまだ使いこなせている感はなく、、そこのところは、これから頑張りたいので、よろしくお願いします!!!

 

ー現在チェアサイドにもiPadを導入されていますが、そちらでも予約をとっていますか。

いえ、予約の業務の方は全て受け付けで行っています。チェアサイドで予約を取らなくても受付だけで十分に業務をこなせます。ただ、先生方が予約の確認を、その都度、その都度やっているので、そのためにiPadを診療ゾーンに置いています。やはり、患者さんにも色々と都合がありますから、キャンセルはなくならないので、朝礼で立てた診療計画が、やはり変わってしまうんですよね。そのキャンセルの後の予約の状況とかを、他のスタッフと共有出来るのもとても良いですね。特にキャンセルは、カレンダーの上部にある簡易キャンセルリストがとっても役に立っています。このリストを見るようになってからは、今日こんなにキャンセルが出たんだということに気づいて、何時の枠が空いているかもう一度確認して、その空いている枠に次の予約の方にお電話して早めに来ていただいています。リスト見るようになってからそういう空白があんまり無くなったというのが凄くあります。

 

 

ー現在Apotool&Boxの使用方法で困っていることはありますか。

そうですね、別段大きく困っていることはないですね。

それに、今後、レセコンのデータがApotool&Boxに集約されて、患者数や予約数、キャンセルの管理から中断患者の抽出まで出来るってようになるって話しなので、情報の入力作業は、きちんとやらないといけませんね。今は、結構、メニューとか適当な物を選択しているので、「基本に戻って、ちゃんとやろう」って他のスタッフと話しています。私達の一つ一つの操作が、全部、医院の財産になるんですよね。

 

ーなるほど、では現在のオペレーションを確認させていただけませんか。次回予約、次回未定やリコールを取る際は「次回予約ボタン」「次回未定」「リコールボタン」を使われていますか?

%e5%b2%a1%e7%94%b0%e3%81%95%e3%82%931次回予約ボタンから次回予約は作成しています。後の2つはあまりまだ使えていなくて。これから使っていきたいなとは考えています。医院長が患者管理を徹底するっておしゃるので、ここもやらないとですよね。

「また、後で電話します」って帰られた患者さんが、いつの間にか来なくなってしまう事があるのですが、、、それが、「いつの間にか、、」だと困るんですよね。(笑い)

特に、当院では、リコール患者さんには、必ず先の予約を取っていただくのですが、それでも、「先の予定がわからない」という理由で予約を取られずに帰られる患者さんがいます。そんな患者さんの場合、継続して頂いているのか?がひと目でわかるのですよね。ちゃんと、使えるように頑張ります!!

 

ー本日はお忙しい中本当にありがとうございました。

 

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お問い合わせ:Apotool & Boxサポートセンター

月曜日~金曜日(祝祭日を除く)10:00~18:00

TEL:03-6695-3868

Mail:support@stransa.co.jp

サポートチーム 門脇

サポートチーム 門脇

歯科受付・助手として8年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。 歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、Apotool & Box を通じて業務の効率化、簡略化を提案。 予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるように鋭意努力中。

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