予約システムで受付業務をサポートしてくれるものがあればと考えていました

開業と同時にApotool&Boxを導入していただいたお花茶屋駅前歯科クリニック院長、杉田先生にお話を伺いました。

お花茶屋駅前歯科クリニック　院長　

杉田一馬　先生

＜主な略歴＞

2011年3月　明海大学歯学部　卒業
2016年11月　お花茶屋駅前歯科クリニック　開業

ー歯科医院を開業にするに当たって、予約システムのご導入は最初からお考えになっていましたか？

患者様の予約状況を確認するシステムには、レセコンの中の一つの機能として使えるものもあれば、アポイント専用のものもたくさんありますよね。私は勤務医のときに、予約システムを使用しており、その必要性を十分に理解していたので、開業当初から予約システムの導入は考えていました。

ーこれまでの経験からも必要だと感じていたんですね。

そうですね。アナログで管理するのはとても簡単で、システムが勝てない良い部分もあります。でも、システムにはその半面、紙のアポ帳ではできない良い部分もたくさんあると思うのです。私が一番に気にしたのは、新規開業するときにベテランとは言わないまでも経験のある受付を採用するか？できるのか？ということでした。紙のアポイント帳では歯科医院の予約をどうやって入れていくか？　知識や経験がないスタッフにとっては、難しいのでは？　そこで、勤務医の経験から予約システムで受付業務をサポートしてくれるものがあればと考えていました。

ー予約システムを導入する上でのポイントは何か考えていましたか？

正直なところ私はシステムには詳しくないので、予約システムはどこの会社がいいのかは分かりませんでした。予約システムに求めていたのは、

受付の業務が平準化出来るという事と同時に、医院のHPを準備しているので、そのホームページから患者様が予約を取れる仕組みが欲しかったのです。新規で開業する先生なら、やはり新規患者の獲得は、一番気になるところですよね。絶対にそうでしょう。なので、デンタルショーに出向き、様々な予約システムについて色々と調べてみました。本当に予約システムと言っても、たくさんあるのですね。中にはLINEで予約できる新しいサービスもあって、どこを使おうか非常に迷っていました。使い勝手にしても、デンタルショーのブースで、説明をしてもらっただけでは、全くわかりませんでした。

ーどんどん新しいものや魅力的なサービスが登場してくると自身の医院でどんなことができるのか期待感も高まってきますね。他の予約システムも見てきた中で、最終的にApotool＆Boxに決めていただけたポイントはどこになりますか？

最初は医院のHPからWeb予約をできるようにして、システムでアポイント管理ができるものであれば、なんでも良いと思っていました。

予約システムであれば、どこのも同じだと思っていたので。

でも、開業が近づくにつれ、色々な予約システムをみるのと合わせて、だんだんと自分が求めているものが、何なのか？　

予約システムと言っても、それぞれの違いが見えてきたのです。私の望むものは、先ず、第一に受付が使いやすく、PCが苦手なスタッフでも簡単に使えること。そして、やっぱり、Web予約に力を入れていきたいと思っていたので、Web予約の機能にもこだわっていました。

具体的には、最低限でも以下の3つの要件を満たしている事を条件としました。

・患者さん別にWeb予約の受付可否設定

・患者さん別にWeb予約のキャンセル回数設定

・Web予約用メニューの詳細な設定

簡単な条件だと思っていたのですが、実際に探してみると、この3つの機能を満足に使えそうなシステムを見つける事ができませんでした。

そこで、開業でお世話になった会社さんに紹介頂いたのがApotoolでした。営業の方に説明をうけ、この3つの機能が実装されていることを知り、非常に魅力的に思いました。

また、システムの使い勝手の説明を受けるにつれ、その他の機能も非常に充実していて、将来的に買い替える必要がないなと感じました。（すぐに全ての機能を使いこなせるかは、まだわかりませんが、、、）

と言うより、どんどん患者さんが増えて、そしてスタッフの数も増えても大丈だという安心感を持てたというのが正しい言い方かもしれません。

それでも、まだ、Apotoolを即導入という決断をするには、何かが足りずにいたのです。先にも話しましたが、私はシステムの事がわからないので、何が良くて、なにが悪いのかが判断つかなかったのです。

そのような時に、ストランザの営業の方が「他社のシステムではWeb予約での患者さんごとの設定ができるのか確認した方が良いです」と他社を批判するのではなく客観的に話してくれたことが印象的でした。

色々と迷った挙句に、非常に単純な事でApotoolに決めたのです。そして、その単純なこととは、「こんなスタッフがいる会社であれば今後もきっと伸びていくし、予約システムももっと良いものに進化していく」と感じたことなのです。これが、最後のひと押しになりました。勿論、説明を聞いた時点では、画面のスッキリ感や操作のしやすさは理解していましたよ。でも、その時点では実際に使っていないので、Apotoolが本当に良いのかわからないじゃないですか。