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院内の情報共有がスムーズに。その1

 

こんにちは。

今回は、半年前に東大和市で開業された松本デンタルオフィス様の活用状況などを2回に分けてお届けいたします。

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松本デンタルオフィス

東大和デンタルインプラントセンター

院長 松本圭史 先生

<主な経歴>

2016年 松本デンタルオフィス開業

 

まずは院長の松本先生に伺います。アポツールを知ったきっかけを教えていただけますか。
p1000090_1父の歯科医院の上のフロアで開業をするにあたり、2フロアでかつ全個室というレイアウトでもスマートにアポイントを管理できるシステムを探していたのですが、立川のセントラル歯科さんに見学に行った時に、院長の髙橋先生から「これいいよ」とすすめていただいたことがきっかけですね。

 

開業にあわせてのご導入でしたね。

はい、もう使って6ヶ月になりますね。

さて、アポツールの活用について少し伺います。

p1000076実際に操作されるのはスタッフの方だと思いますが、院長の視点で何か気に入っている機能があれば是非教えていただけますか。

やはり院外からアポイントを確認できるところがいいですね。

家で明日の計画を立てたり、休みの日に翌日のアポイントを確認できたりするので助かります。

当院は大学病院スタイルなので専門医が4人いるのですが、彼らも予定が確認できるので良いと思いますよ。

それ以外の具体的な機能では、日毎メモや掲示板などを活用して院内の情報共有に努めています。

例えば掲示板には患者さんに関する情報や、院内で徹底してほしいことなどを気づいた時に入力しているのですが、スタッフも業務連絡を日毎メモに入れたりして、全員ちゃんと見ているようです。

アポイントを確認する時に目に入る位置に必要な情報が出ているので見落としがなくていいですよね。

紙のアポ帳ってどうしてもきれいに管理することは難しいじゃないですか。

どんどん変更されるから書き足されたりしてだんだん汚くなってしまって、アポ帳見ても見づらくてよくわからなくなったりして。

その手書きのアポ帳を貼り出すのもあまりやりたくなくかったので、そういう点でもアポツールにして良かったと思います。

スタッフの皆様にもお伺いしました。アポツールで便利だと思う機能は何ですか?

p1000084日毎メモは、その日の不在者やチェアの修理というような業者さんのアポイントの情報共有がスムーズにできるので便利に使っています。

それ以外では、予約詳細画面に予約履歴が表示されるので、わざわざページを変えずに簡単に把握できるところも気に入っていますし、あと、イベント管理も使っていますね。

新患が何件入っているとか、オペが何件だとか、特定のメニューの件数把握に役立っています。

便利機能という点では、属性管理として、アイコンや感染症、担当者などを登録していただくと予約情報にも表示されるのですが、活用されていますか?

アイコンは患者さんの属性が簡単に把握できるので対応に役立ちますよね。

今アポイントが入っている方から積極的にアイコン、患者ランク、主担当などの登録をしていこうと思います。

アポツールで属性情報などを把握できるようにすると、わざわざカルテを引っ張り出す時間も削減できて、皆様どんどん楽になると思います。アポツールを使えるようになるまでは大変でしたか?

操作もとても簡単でしたし、インストラクトも受けたので、すぐに使えるようになりました。問題なかったです。

予約管理について伺いますが、列は何で管理していらっしゃいますか?

ユニットで管理して担当者で色分けしています。

院内の動きを簡単に把握できるようにしていますね。

 

ご導入頂いて半年が経過した松本デンタルオフィス様でも、Apotoolは快適に活用頂いている様子で安心しました。今月にリリースを予定しているWeb予約のバージョンアップのお話も加えて、次回は、キャンセルの管理についてお話しいただきます。

 

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サポートチーム 門脇

サポートチーム 門脇

歯科受付・助手として8年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。 歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、Apotool & Box を通じて業務の効率化、簡略化を提案。 予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるように鋭意努力中。

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