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お役立ち情報

院内の情報共有がスムーズに。その2

 

前回から引き続き、東大和市の松本デンタルオフィス様の活用状況をお届けいたします。

—予約管理について伺いますが、列は何で管理していらっしゃいますか?

p1000091ユニットで管理して担当者で色分けしています。

院内の動きを簡単に把握できるようにしていますね。

—web予約も最近始められましたがいかがでしょうか?

おかげさまでHPのヒット率も上がっているので、新患の予約も入ってきました。

新患だけではなく、ハガキでリコールのご案内を差し上げた方からもweb予約が入ってきています。

これからに期待しています。

—リコールの管理はアポツールの得意分野でもあります。先月までの振り返り、来月以降の予約状況などをリコール者リストの絞り込みでご確認いただけるようになっていますので是非ご活用ください。ちなみにキャンセル管理は何かしていらっしゃいますか?

受付の方ではマイページのキャンセルグラフを見ています。

今後はキャンセルだけでなく、マイページ全体をチェックして、ミーティングでフィードバックするなどしていくつもりです。

また、スタッフも各自マイページの来院件数などをチェックしているようです。

—マイページではいくつかチェックポイントをお決めいただいて、定期的にチェックすると良いかと思います。キャンセル率とリカバリー率の推移、どんなキャンセルが多かったか、定期検診の予約はしっかり取得されているか、次回予約が未定のままになっている方はいないか、など。カレンダー画面にある連絡リストやキャンセルリストはご覧になってますでしょうか?

そうですね、未定管理をしているので連絡リストをチェックしますし、どんなキャンセルがあったかも都度キャンセルリストで確認しています。

松本先生)キャンセルが発生したら赤い文字になって件数も表示されるので、わかりやすいですよね。

連絡した後の管理などはみなさんどのようにしていらっしゃいますか?

—履歴の明細にメモに残すかたちでご対応いただいています。管理のコツとしては、入力キーワードを決めておくと良いと思います。1回電話して留守電にメッセージ残した方に「tel1留守メッセ」と入力するとか。では次に、メールの活用状況について少しお聞かせいただけますか。

p1000092今はリマインダーメールを活用しています。

SMSはメールアドレス取得で使っていて、積極的にメアド収集するように心がけていますが、これからもっと取得していきたいです。

メアド取得は、次の予約をとるときに「次の予約の24時間前にうちから確認メールが飛ぶのですが、アドレス登録はすごく簡単なので今やってしまっていいですか?」と言うと大抵協力してくださいます。

メールアドレスを取得できると、この後のご連絡なども楽になりますからね。

松本先生)このフレーズ、みんなで統一して、メールアドレス取得を益々すすめられるようになると良いですね。

—ちなみにアポツールは院内のどこで見られるようにしていますか?

p1000089_12Fの受付、3Fの診療ゾーン(レセコンの隣にアポツール用のパソコン配置)、院長のパソコン、iPadです。

必要なところに配置しているので、予約表のプリントアウトは一切していません。

紙を貼るのはあまりきれいではないですし、その情報が患者さんの目に入るのにも少し抵抗があったので、今のスタイルになりました。

—最後に、今後アポツールに期待することがありましたら教えてください。

できるだけアポツールで患者管理をしていきたいので、リコール管理しながらハガキ印刷までできるようになると嬉しいですね。

—ご意見ありがとうございます。

「大学病院スタイル」をコンセプトに、院長以外にも4名の専門医で患者さんを診る体制を整えている松本デンタルオフィス様は、ソフト面だけでなく、CT、滅菌、技工室、オペ室などのハード面でも最高の設備をそろえていらっしゃいます。

明るい院長のお人柄と、受付の松本佳世さんをはじめとするスタッフの皆様の患者さんに寄り添うあたたかい対応が、医院全体の優しい雰囲気を作り上げていました。

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サポートチーム 門脇

サポートチーム 門脇

歯科受付・助手として8年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。 歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、Apotool & Box を通じて業務の効率化、簡略化を提案。 予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるように鋭意努力中。

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