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記録が必要なんですよね、記憶では無理なんです。

こんにちは。

今回は、導入してもう3年近くになる東京都港区の天川デンタルオフィス外苑前の皆様のインタビューをお届けいたします。

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    天川デンタルオフィス外苑前

    院長 天川由美子 先生

          <主な経歴>

     2007年 天川デンタルオフィス外苑前 開設

    2009年 Women Dentists club 東日本支部長

—アポツール導入前に悩んでいたこと、導入して変わった点がありましたらお聞かせください。

天川先生)当院は自費の患者さんが多いのですが、その情報管理で悩んでいました。紙で管理するとどうしても記憶力に頼ることになって、「あの時あの治療をしたあの患者さん」をすぐに思い出せなかったりもします。

使った材料や何をしたかなどの記録を後から簡単に検索したいとずっと思っていたのですが、アポツールを入れてこれができるようになったので、より記録をとるようになりましたね。

三木衛生士)手書きだと書き方が統一化されないですし、文字の見づらさもありました。%e6%96%87%e4%b8%ad_1
スタッフが入れ替わった時にも手書きでは情報がうまく行き渡らないなど、情報共有にも不自由を感じていたのですが、導入後は情報共有がしっかりできるようになりました。

受付高橋さん)導入してとにかくリコール管理が楽になりました。以前はレセコンで管理していたのですが、アポツールに変えたらいつどなたがいらっしゃる予定かなどが分かりやすくなりましたよ。

 

 

—貴院では予約メモの活用を徹底していらっしゃいますが、もう少し詳しくお聞かせいただけますか。

天川先生)まず環境としては、受付と診療ゾーンにアポツールが見られるPCを1台ずつ置いています。
アポツールの予約編集画面には今回メモと次回メモがありますが、診療ゾーンでは診療担当者が今回メモのところに今日やったことを追記して、次回メモには次回やること(何番をどうする、まで)を入力して受付につなぎます。受付は次回メモを見
ながら次回予約をとる、という流れで対応しています。

三木衛生士)患者さんのお話を聞きながら入力することもありますね。すぐに記録しておけばお互いに間違いもないですし。

—貴院は運用ルールをしっかり決めて、皆様がそれに従ってきちんと操作をしていらっしゃいますよね。

%e6%96%87%e4%b8%ad%ef%bc%92_2三木衛生士)情報共有に漏れがないようにしたいですし、また、誰が患者さんの対応をしても差が出ないようにしたいのでルールを決めています。

天川先生)例えば問い合わせを受けた場合の予約操作、キャンセル操作など徹底していますね。

 

 

—便利に使っていただいている機能があれば教えていただけますか。

天川先生)掲示板はよく使っています。掲示板を読んだらそのメッセージの後にそれぞれ名前の頭文字を入力するようにしているんですよ。
ちなみに共有する情報は、在庫確認からはじまって新しい機械の注意事項まで様々ですが、本当に院内の「掲示板」になっています。
また、私が発信する情報はカラーバーを赤にするなどの工夫もしていますね。
とにかく情報共有は大切です。

受付高橋さん)患者さんの管理でいくと、紹介者登録も使っています。紹介してくださった患者さんにはお礼状を書くようにしていますので、ちゃんと登録して管理しています。
また、カレンダー画面の予備列には電話対応履歴を入れることもあります。リマインダーメールが飛ばない工夫は必要ですが、便利に使っています。

—とにかく徹底的にアポツールに記録を残すことで天川先生の目指す情報管理を実現していらっしゃるのですね。

天川先生)なぜ記録を残すかですが、今のデータが未来の歯科医療に役立つからです。%e6%96%87%e4%b8%ad%ef%bc%93_1
材料の評価をするには5年10年かかると考えているのですが、それには記録が必要なんですよね、記憶では無理なんです。
あの時こうしたからこうなっているなど、後から見返すのもこういうシステムでないとできないことがありますからね。

ーありがとうございました。

 

 

 

天川先生の考える記録の重要性については、来年2月に開催される「歯科・データ管理サミット」でも詳しく聞くことができます。
歯科の情報管理とは?なぜデータ化する必要があるの?など、実際にシステム化を実行した先生方のリアルなお話を聞くことができる貴重な機会です。
   ↓
歯科・データ管理サミット
https://drive.google.com/file/d/0B7qWU0lA9Y6-eG91aEJod2xwN2s/view

 

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サポートチーム 門脇

サポートチーム 門脇

歯科受付・助手として8年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。 歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、Apotool & Box を通じて業務の効率化、簡略化を提案。 予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるように鋭意努力中。

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