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本日のお問い合わせ

本日のお問い合わせ~リコールメールを送りましょう!~

こんにちは!Apotoolサポートチームの中村 紫苑と竹内 亜希子です!!皆さん、本日もよろしくお願いします!!

 

リコール=定期検診とは

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中村「さてさて今回は、リコールメールを送りたいけれど、設定をどうすればいいか…?というお問い合わせをいただきましたよ。」

 

 竹内「リコールということは定期検診のお知らせってことですね。」

 

中村「そうですね!リコールは治療が終わって定期検診に移行することです。リコール間隔としては平均して3か月ですね。患者さんによっては1か月だったり6か月だったりします。」

 

 竹内「患者さんの口腔状態を管理して歯周病や虫歯予防のためのものなので、患者さんの状態によって間隔はかわりますね!」

 

中村「Apotoolでは治療が終わった後にリコール登録しておくと、リコール者リストにまとめられて管理できるようになるんです。リコールメールはこのリコール者リストからメールをおくることになりますね!」

 

リコール者リストを使ってリコールメールを送りましょう!

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中村「竹内さんは定期検診のお知らせと言えば何を思い出しますか?」

 

 竹内「定期検診といえばハガキですね…。毎月定期検診のお知らせのハガキの宛名をかいてましたね。リコール人数が多く書き終わらなくて焦った記憶があります‥・・」

 

中村「それは大変でしたね…。でもメールだったらすべて自動で送ってくれるんです!!」

 

 竹内リコールメール設定ですよね!!リコールメール設定から『メールを送る日』『メールの内容』を決めることができるんですよね!」

 

中村「Apotoolには使いやすいテンプレートがいくつか用意されています。さらにテンプレートから内容を編集できるので、医院さまに合った内容にアレンジしていただけるんです。テンプレートは30件まで登録できるのでオリジナルのメールをつくることもできますよ。例えば、通常リコール、インプラントリコール、小児リコールで内容を変えていただき、患者様に送信できます!」

 

竹内「ここで注意です。リコールメールはリコール者リストに紐づけられているので、リコール登録をしっかりしておかないと送信されないので注意ですよ!!」

 

中村「ハガキは値段と時間がかかってしまいますが、メールなら無料な上に、自動で送れるので手間もかかりませんし、送信履歴も残ります。もちろん、ハガキならではの手書きで伝わる良さはあると思うので、使い分けていただいたりしても良いかもしれませんね。ちなみに、SMSもApotoolではお使いいただくことができますが、1通15円かかるので注意してくださいね!」

 

簡単メールアドレス設定

竹内「あれれ?でも一人ひとりのメールアドレスを登録するのは大変ですよね…。アドレスが長い方もいますし・・・」

 

 中村「いえいえ!!実はとっても簡単に登録する方法があるんです!!」

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1 携帯番号を登録する

2 アドレス取得メールをSMSに送る

3 患者さんから空メールを送ってもらう

 

 

 

 

 

 

竹内「もしかして……もう??」

4 患者情報画面にメールアドレスが!!!

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中村「そうなんですよ!これだけなので、かかった時間は1分位かもしれません。とっても早いでしょう?」

 

 

 

 

 

 

リコールだけじゃない!メール機能!

 

中村「もちろんリコールメールだけじゃないですよ!」

 

 竹内「予約時間を連絡する『リマインダ通知』ですか?」

 

中村「そうですね『リマインダ通知』は予約の前日などに予約情報をおしらせします。これもメール設定してある方には自動で送信されます。他にも『術前術後の注意メール』やキャンセルされた方へ送る『キャンセルメール』がありますね」

 

 竹内「『術前・術後注意』だといろんなパターンをつくれますね‥・。抜歯後の注意やインプラント術前術後注意のメールもおくれますね!『キャンセルメール』は無断キャンセルの患者さまに予約のお取り直しをお願いする連絡ができますね。特に無断キャンセルの場合、患者様が忘れていてそのまま時間がたってしまうと気まずくて連絡できない・・・というのもよく聞きますし、メールでのアプローチも気軽にできますしね・」

 

竹内「そうですね。ちょっとしたことで中断を防げるのでリコールメール以外もどんどんご活用いただきたいですね!!」

 

ということで、メール機能を使って患者さまの予約管理にぜひお役立ていただければと思います。

医院の皆様、お困りのことがありましたら、お気軽にサポートスタッフまでご連絡くださいませ。

 

 

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サポートチーム 門脇

サポートチーム 門脇

歯科受付・助手として8年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。 歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、Apotool & Box を通じて業務の効率化、簡略化を提案。 予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるように鋭意努力中。

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