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Apotool&Boxの機能を徹底解説!~フラグ・患者カラー機能の活用法~

皆様こんにちは!

今回は「フラグ機能」・「患者カラー機能」について、医院様でどのように活用していただけるかを、詳しくご案内させていただきます!どうぞよろしくお願いいたします。

 

 

フラグ機能って何?

スライド3フラグ機能とは、患者様の予約ごとに、5色の旗のマークを立てることが出来る機能となっております。

予約時に特に注意したいことがある場合など、こちらのマークを付けることによって、注意喚起することが出来るようになります。

また、「全ての予約リスト」から、特定の色のフラグを検索することが出来るので、ルールを決めてフラグを立てるようにすると、絞り込みにとても役立てられます。

POINT!<フラグ機能はその予約についてのみ有効、「全ての予約リスト」から検索可能>

 

 

フラグ機能でどんなことができるの?

さて、こちらのフラグ機能、どのように活用していただけるのか?弊社の歯科衛生士含むスタッフが、医院様での活用法を考えてみました!

 

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①次回ご案内や確認事項がある場合の情報共有

保険証の確認をしなければならない場合や、未収金がある場合など、かなり重要な確認事項がある場合、メモに残しておくのと同時に、

フラグを立てて忘れないように注意喚起していただくことが出来ます。

 

スライド5②サービス向上のための情報共有

例えば、患者様が診療後に別の予定が入っている場合は、終了時間を厳守しなければなりませんよね。そんな患者様には、お急ぎ具合をフラグで表しておくことで、診療から会計までを手早く済ませられ、お客様の満足度向上に繋げることが出来ます

また、家族で予約された際、各予約に対して同色のフラグをつけていただくと、ご案内やお会計の際に一言添えられると思います。少しの気遣いが、医院全体のサービス向上に役立てられるのではないでしょうか!

 

③院内の業務を円滑にするための情報共有

1人の患者様が2つのメニューを診療する場合、診療内容によっては、予約が2列になる場合がありますよね。

そんな時には、各予約に同色フラグをつけておくと、同じ患者様だということが把握しにくかった予約メニューが分かるようになりより円滑に準備やご案内をすることが出来ると思います。

また、カレンダーで担当者ごとにチェアを設定されている医院様には、診療メニューごとにフラグを色分けして付けておくことで担当×診療メニューをまとめて把握することが出来ます。

 

 

患者カラー機能って何?

スライド2患者カラー機能とは、各患者様ごとに、カラーパレットから色をつけることが出来る機能となっております。

ただしこの機能はフラグと異なり、検索項目にならないため、アイコン・ランク以外の分類や注意喚起として使用していただくことをお勧めいたします。

 

POINT!<患者カラー機能は予約ではなく、患者自身について有効となる。リストからの検索はできないため、アイコン・ランク以外の分類を注意喚起するのにオススメ>

 

患者カラー機能でどんなことができるの?

さて、患者カラー機能は、どのように活用していただけるのか?こちらもご提案させていただきます!

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①サービス向上のための情報共有

患者様の希望する時間帯(例:朝一、午前中、午後一、17時以降など)や、曜日別(曜日ごとの各色分類、平日/土日など)で色分けをしていただくと、患者様が予約を取りたい日時を把握していただくことが出来るので、一歩先のご提案をしていただくことも可能になります。

 

②院内の業務を円滑にするための情報共有
カレンダーの予約表示色を診療メニューごとに色分けしている医院様には、担当ごとに色分けをしていただくと、担当×診療メニューをまとめて把握していただくことが出来ます。また、高血圧、ビスホスホネート製剤、糖尿病の服薬など処置に注意が必要なものに関してカラーをつけていただくことで、あらかじめ注意することが出来ます。

 

活用にあたって

運用される際は、掲示板に運用ルールを掲示したり、実際にカルテに貼っているシールや付箋の分類を取り入れると、皆様に、より早く共有していただけると思います。

 

 

POINT!まとめ

フラグ機能 その予約についてのみ有効、「全ての予約リスト」から検索可能
患者カラー機能 患者カラー機能は予約ではなく、患者自身について有効となる。リストからの検索はできないため、アイコン・ランク以外の分類を注意喚起するのにオススメ

 

いかがでしたか?ぜひ、医院様の運営にご活用いただければ幸いです。

 

 

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サポートチーム 門脇

サポートチーム 門脇

歯科受付・助手として8年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。 歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、Apotool & Box を通じて業務の効率化、簡略化を提案。 予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるように鋭意努力中。

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