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チェアサイド予約とリマインドでキャンセル率5%以下を達成しよう!

 

皆様こんにちは!(株)Stransaマーケティングチームの上村梨子です。

近頃、医院の皆様より「無断キャンセルが気になっている……」というお悩みを頂戴します。やはり、電話連絡もなくいきなりキャンセルされてしまうと、印象にも残りますし、困ってしまった経験があると思います。

 

しかしながら、、、ご存知でしたか?

 

実は無断キャンセルって、連絡があったキャンセル数より少なかったりするんです。

実例をもとにすると、東京都のA医院では全キャンセル数に対して無断だったのは13%、名古屋B医院では25%、福岡県のC医院では16%……といったように、いざ集計してみると、連絡があったキャンセル数より圧倒的に少ないことがお分かりになると思います。

とすると、一番初めに立ち向かうべきは「連絡があったキャンセル」となるのではないでしょうか?

そうなると、次に浮かんでくるのは、

「キャンセル率を減らさなければならないことは分かったけれど、実際はどうすればいいの???」という疑問だと思います。

今回は、その疑問にお答えできるApotool&Boxの機能についてご説明しようと思います。

 

 

「チェアサイド予約」と「リマインドメール」って本当に効果があるの?

Apotool&Boxを導入している医院様がキャンセル率を減らすために活用いただいているのが、「チェアサイド予約」「リマインドメール」の機能です。

Apotool&BoxではPCだけではなく、IPadなどのタブレット端末や、スマートフォンでも予約を取ることができるので、チェアサイドでの予約はもちろん、例えば院長が外出した先でも予約を簡単にとることができます。

 

医院様が実際に受付で取っていた予約の大半をチェアサイドで取るようにしたところ、ほぼ100%の患者様が予約を取るようになったという声をいただいています。さらに、次回治療についてしっかりと説明を受けて、患者様が理解した上で予約を取ることになるので、キャンセルも格段に起こりにくくなるのです。

 

また、1か月先など、かなり先に予約を取った患者様や、日々忙しくされている患者様は、予約を忘れてしまうこともあります。

かといって、予約が近づいてきたという電話をかけようとしても、繋がらないことも少なくありませんし、そもそも、すべての患者様にリマインドのお電話をかけようとすると、受付の電話対応時間が大幅にかかってしまうことになります。

 

いかに確実に、手間をかけずに患者さんに予約を思い出してもらえるようにするのか?

 

ここで、リマインド機能の登場です。

 

Apotool&BoxではメールかSMSでリマインドを送ることができます。(※SMSは重量課金制となります)

実はApotool&Boxでは、メールアドレスの取得も簡単。

SMSで一通ご案内メールを送り、空メールを送っていただくだけでアドレスを取得することができます。患者様にとっても負担が少ないため、抵抗なくアドレスを送っていただくことが可能なのです。

患者様からも実際に好評だという医院様の声を非常に多くいただいています。

これらは、キャンセル率にも大きな影響を及ぼします。

千葉県A医院の場合 キャンセル率 10%→7%

東京都B医院の場合 キャンセル率8%→3%

特に、B医院様は、チェアサイド予約とリマインドを徹底しているので、キャンセル率が5%を超えることはないということでした。

 

 

いかがでしたでしょうか。

このような対策をとることで、キャンセル率が少なくなるだけでなく、業務時間の短縮にもつなげることができるので、業務効率化も実現できます。

ただ、忘れてはならないのは、「なぜ、キャンセルは起こるのか?」ということです。

確かに、「うっかり忘れ」もあるかもしれません。

しかしながら、患者様の立場になって考えてみると、「次回の治療の重要度を理解していないから」、キャンセルができてしまうのではないでしょうか?

治療がいかに重要なことであるかということを、患者様に理解していただくことが、一番重要なことであると私たちは考えます。

すべての患者様に健康に過ごしていただけるような、素晴らしい医院づくりのお手伝いができるよう、Apotool&Boxも日々努力いたします。

 

 

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サポートチーム 門脇

サポートチーム 門脇

歯科受付・助手として8年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。 歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、Apotool & Box を通じて業務の効率化、簡略化を提案。 予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるように鋭意努力中。

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