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Apotool & Boxの便利な使い方

医院様の様々なご質問への回答をご紹介!~キャンセルに関する機能編~

 

 

皆様こんにちは!(株)Stransaカスタマーサポートチームです。

今回は、医院様から頂戴するご質問の中から、キャンセルに関するものについて、ピックアップしてご紹介したいと思います。

以前、下記の記事にてご紹介させていただきましたが、Apotool&Boxを使っている医院様では、10%以下はおろか、毎月キャンセル率5%以下ということも、珍しくないのです。

https://apotool.jp/2017/09/13/5854

 

それでは早速、いただいたご質問への回答を紹介させていただきます!

 

Q.アポツールでキャンセルについて詳しく調べたいのですが、どのようなことが分かりますか?

A,担当者別や診療メニュー、連絡種別など、調べたい項目で検索し、そのキャンセル件数を調べることができます。ちなみに、アポツールにはキャンセルした患者のリストを予約情報から自動で出すことができるので、全体のキャンセル者を把握し、容易にできます。

また、下記3種類のキャンセル率は自動で計算されます。

 ①無断キャンセル率

 ②ドタキャン率(予約直近のキャンセル)

 ③全体キャンセル率

予約を取る際に、これらのキャンセルについて、それぞれの患者様のデータが自動で表示されているので、キャンセル常習者をすぐに判別することができます。

 

Q.キャンセルした患者さんの再予約割合を知ることはできますか?

 

A.可能です。アポツールでは、自動で過去3か月のキャンセル率や、その再予約率(リカバリー率)の集計グラフを出すことができます。3か月間の推移を見ることで、医院の現在の状態をより正確に把握することができます。

例えば、右のグラフはアポツールを導入した千葉県のU医院のものですが、月を経るごとにリカバリー率が上昇していることがわかります。今まで行ってきた施策があれば、成功しているということが分かりますね。

 

Q.再予約の割合を増やすにはどうしたらいいですか?

A.再予約の割合を増やすには、予約を取っていただくように、患者様にアプローチする必要があります。

アポツールでは、キャンセルされたお客様にメールやSMSをお送りすることができます。また、自動送信設定も可能なので、スタッフの手を煩わせることもありません。

この方法で次回予約を再度取っていただくという流れが出来上がっているので、比較的容易にリカバリーできるようになりました!というお声をいただいております。

 

Q.キャンセルが多い患者さんを一目でわかるようにすることができますか?

A,もちろん可能です。

キャンセルが多い患者様に限らず、遅刻常習者など、特徴的な患者様にアイコンを付けることをお勧めしております。アイコンを付けることによって、新人受付から院長まで、医院全員がすぐ把握することができます。

多種多様のアイコンの用意があるので、妊婦の方や痛がりの方など、医院様によって把握しておきたい情報についてアイコン付けすることができます。

 

いかがでしたか?キャンセルは医院様にとって、対処しなければならない重要な問題の一つです。キャンセルされた患者様が、そのまま中断患者になってしまうことのないように、患者様へのアプローチのお手伝いが出来れば良いなと思っております。

ぜひこの機会に、一カ月の無料体験版をお試しくださいませ。

 

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TEL:03-6695-3868
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サポートチーム 門脇

サポートチーム 門脇

歯科受付・助手として8年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。 歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、Apotool & Box を通じて業務の効率化、簡略化を提案。 予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるように鋭意努力中。

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