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Apotool & Boxの便利な使い方

WEB予約の活用で業務効率UP!!

皆さんこんにちは!ストランザ企画広報チームの柴田です。

ここ最近、「WEB予約をやってみたい!」「WEB予約について教えてほしい」というお問合せを頂く事が多くなりました。

WEB予約は、診療時間外でも、24時間予約を受け付けることができるので、効率的に空いている予約枠を埋めることができます。また、受付への予約変更や新規予約の電話の数を減らし、電話対応にかける時間も削減することができるので、活用することで業務効率の向上が期待できます。

そこで、今回はアポツールのWEB予約についてご紹介したいと思います!

アポツールはWEB予約もかゆいところに手が届く!

WEB予約は使ってみたいけど、、「簡単にキャンセルされそう、、」「入れてほしくない枠に予約が入ってしまいそう、、」等のお声を先生方より頂きます。一般的に、WEB予約は便利な半面、キャンセルがしやすい、意図しない枠に予約が入ってしまうというデメリットもあります。

しかし、アポツールのWEB予約はWEB予約を受け付ける時間帯やメニュー、ユニット等を細かく設定をすることができるので、そういったトラブルを防ぐことができます。

診療カレンダーの空き状況をシステムで確認!

アポツールのWEB予約では、システム上で、スタッフのシフト状況、WEB予約受付可能曜日・時間帯、カレンダーの空き状況を全て確認して、予約可能枠を患者さんに表示します。そのため、医院側でWEB予約を入れたい枠にダイレクトに入れることができるので、「予定していない箇所に予約が入っていた!」ということを防ぐことができます。

その他にも、WEB予約を解放するユニットを限定したり、既存の患者さんの場合、担当ドクター、衛生士の空いている枠に限定して予約を取るように誘導することもできます。

WEB予約のキャンセルの制限をかけることができます!

アポツールのでは、WEB予約のメニューのキャンセルを受け付けないように設定することもできます。また、既存の患者さんで、あまりにもキャンセルが多い人に対しては、WEB予約を利用不可に設定することもできるので、WEB予約でキャンセルが増える心配がありません。

 

その他にも細かい設定項目を多数搭載!

 

■新規患者と再来院患者向けに窓口を分けることができる

 

アポツールのWEB予約では、新規患者と再来院患者向けに窓口を分けて予約を取得させることができます。また、新規患者にだけ、再来院患者にだけ解放するといった構成でページをつくることもできます。

 

 

 

■WEB予約受付時間の指定が可能

 

アポツールのWEB予約であれば、WEB予約の受付時間を設定することができます。そのため、診療時間帯は電話予約にして、診療時間外をWEB予約で受け付けたい場合などにも対応することができます。

設定例:診療時間中は電話対応。診療時間以外はWEB予約対応がしたい場合
月~金 受付時間19時~翌8時
土日  受付時間 24時間

 

■2つの診療メニューを別枠で取ることも可能

 

例えば、「カウンセリングと診療を別の枠で取りたい」そういったご要望にもお応えすることができます。診療メニューにて設定しておくことで、カウンセリング列に30分+診療列に30分=60分の予約を取るように設定することもできます。

 

 

WEB予約の活用方法

■診察券アプリ×WEB予約


診察券アプリでは、患者さんはアプリから予約を取ったり、日程変更やキャンセルを行うことができます。患者さんの予約情報はアポツールのカレンダー画面に反映され、アプリのトップ画面(ホーム画面)の次回予約の部分にも反映されます。

 

 

 

■SMS×WEB予約

定期検診のお知らせをWEB予約のURL付きで送ることで、患者さんはメッセージを受け取ってそのまま予約を取ることができます。

開封率の高いSMSを使えば、更なるリコール率UPも見込めます!

※アポツールのSMSは260文字まで送信が可能です。(1通あたりの送信料15円〜60円)

 

 

■Googleマイビジネス×WEB予約

Googleマイビジネスにて、WEB予約のURLを設定をすることができます。この設定をすることで、患者さんはGoogleの検索結果画面からすぐに予約を取ることができます!

※Googleマイビジネスとは
企業名や歯科医院名をGoogleで検索した際に、検索結果画面の右側に、Googleマップの情報と共にその基本情報、写真等が表示されます。Googleマイビジネスでは、この情報を登録、管理することができます。

 

Googleマイビジネスでの設定方法についてはこちら↓

Googleマイビジネスの効果的な活用方法 その1

 

いかがでしたでしょうか?このWEB予約をうまく活用することで、どこに予約を入れるべきか、空き状況を細かく考える手間を省くことができます。

アポツールユーザーの皆様の疑問にお応えするオンライン達人勉強会も常時開催しております。今回ご紹介したこのWEB予約の設定の方法から活用方法までご案内いたします。どうぞお気軽にご連絡ください!

【お問い合わせ先】
株式会社ストランザ カスタマーサクセスチーム
Tel 03-6403-4880
E-mail:support@stransa.co.jp

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お問い合わせ:Apotool & Boxサポートセンター

月曜日~金曜日(祝祭日を除く)10:00~18:00

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サポートチーム 門脇

マーケティングチーム 柴田

大学で健康心理学、ヘルスコミュニケーションを専攻していたことから、同業界に興味を持ち、ストランザの広報・マーケティング担当となる。単なる予約管理システムにとどまらない、患者管理・経営管理システムとしての「Apotool&Box」の魅力・可能性をどんどん発信していきたい。

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