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受付が劇的に楽になる!元受付スタッフが本気で勧めるApotool&Box

 

 

門脇真奈美(かどわき まなみ)

歯科医院で受付・助手として7年間勤務。前職の経験を活かし、現在は、アポツールのシステムサポートのチームリーダーとして勤務。自らの経験をもとに、特に受付業務の効率化やスタッフモチベーションに役立てるような仕組みを考え、新機能開発へも積極的に関わり、医院すべてが快適になるように日々邁進中。

 

皆様こんにちは。株式会社ストランザ カスタマーサポートチームの門脇です。

私は以前、歯科医院で受付や助手として7年間働いていました。今回は私が歯科医院で勤めていた頃を振り返り、歯科医院で苦労したことを思い出しつつ、あの時アポツールに出会っていればこんなことが解決できていたな、ということをご紹介したいと思います。

 

歯科医院の顔となる受付業務

受付業務は来院された患者様とのやり取り、電話応対、更にはカルテ整理などの事務作業やお会計業務等、常に広範囲の業務をこなさなければならない仕事であり、さらにはその医院の第一印象を担う歯科医院の顔とも言えると思います。

そんな受付業務において最も重要な業務となるのは、なんといっても「予約の管理」ですよね。予約をいかに効率的に入れるかによって医院の稼働率、売上が左右されるといっても過言ではありません。

皆様の医院様では現在どのように予約管理を行っているでしょうか?

今行っているその予約管理、もっと効率的に、楽に!できるかもしれません!

 

予約管理でこんなお悩みはありませんか?

歯科受付課題

予約の取得・変更をスムーズに行うことができないと、業務効率が悪くなってしまいます。そして何よりも、アポミスの発生や患者さんをお待たせしてしまうことで医院に対する患者さんの満足度も下がってしまいます

 

アポツールで予約を管理することで、何が改善されるの??

①アポイント取得や変更が簡単!

アポツールは操作がとても簡単でクリックやドラッグで直感的かつ簡単に予約の取得・変更ができます。また、診療メニューの時間設定・重複禁止設定をしておくことでアポミスが発生しそうな場合はアラートでお知らせします。その他、担当者設定、予約枠の色分け設定等かゆいところに手が届く機能がいっぱい!新人スタッフでもベテランスタッフと同じように予約管理ができます。

②いつでもどこでも予約管理ができる!

アポツールはクラウド型のシステムなので、いつでもどこでも予約の確認が可能です。受付での予約取得はもちろんのこと、チェアサイドや院外からでも予約管理ができます。常に予約の取得や変更の最新情報が自動反映されます。

③予約に必要な患者情報がすぐにわかる!

予約の際に必要な情報は患者詳細ページで確認することができます。患者さんの前回・前々回の来院日、治療内容をすぐに把握することができるので患者さんをお待たせせずに、スムーズに予約をお取りすることができます。またメモ機能を使うことで、予約に関する詳細情報を院内で共有することもできます。

アポツール予約画面(メモ)

④売上アップ!なのに定時に上がれる!

予約を効率的に入れていくことで、空き枠がどんどん埋まっていくので、必然的に売上アップにつながります。また予約に必要な情報をすぐに把握することができるので、今まで予約の取得や変更にかかっていた時間が圧倒的に減少します!

 

いかがでしたでしょうか?

アポツールを導入することで、予約に必要な情報をすぐに確認することができて、アポミスもなくなり、売上は上がっているのに業務時間は短縮!ということが実現できるのです。

更に今まで予約管理に追われていた時間に余裕が出来るので、患者さんに細やかなサービスを提供することが可能となり患者様の満足度向上にも繋がります。

歯科医院の顔ともいえる受付スタッフの方には、よりスマートに、より快適に業務に取り組んでいただきたいと、常々思っております。

それは受付スタッフのみならず医院全体に、そして患者様に還元されるのです!

 

アポイント管理だけじゃない!アポツールの便利な使い方

Apotool & Boxの便利な使い方

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お問い合わせ:Apotool & Boxサポートセンター

月曜日~金曜日(祝祭日を除く)10:00~18:00

TEL:03-6403-4880

Mail:support@stransa.co.jp

サポートチーム 門脇

歯科受付・助手として8年勤務。一般歯科、口腔外科、矯正歯科、小児歯科、予防歯科に携わる。 歯科業界のIT化の遅れを肌で感じ、Apotool & Box を通じて業務の効率化、簡略化を提案。 予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるように鋭意努力中。

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