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むらおか歯科・矯正歯科クリニック

ブロック機能、フラグやアイコンを活用し業務効率UP!

常に患者さんの立場になって考え、患者さんが納得し満足できる治療を心掛けていらっしゃる、むらおか歯科・矯正歯科クリニック様。
院長の小林 里佐 先生にApotool & Box のお気に入りの機能や使い方等についてお伺いしました。

むらおか歯科・矯正歯科クリニック

  • 小林里佐先生写真

    小林里佐先生

所在地: 千葉県市川市
規模(ユニット数): 6台
目的・効果: WEB予約、コミュニケーション向上、ペーパーレス、情報共有、業務効率

Apotool&Boxを導入し、作業負担が軽減!

Apotool & Box をご導入いただいた経緯と決め手を教えてください

クリニックを新しくするタイミングで紙のアポイント帳を廃止し、予約システムを導入しようと考えていたのですが、ストランザの営業担当さんと当院の矯正治療担当の先生が以前からの知り合いだったためApotool & Boxをご紹介いただき、導入を決めました。

導入の決め手は「皆で共有できる」という点が大きいです。紙だと他のスタッフに来てもらったり、仕事の手を止めて予約を入れても良いかどうか聞いたりしていましたが、クラウド型のシステムであるApotool& Boxを導入し、予約状況をどこでも見ることができるようになったので、そういった手間がなくなりました。

また、いろいろな場所でアポイント状況を確認することができるので、タブレットを使い自分のアポ帳として手元に置いておけるのも安心ですね。無いと不安になるくらいです。

最初のうちは不安だらけでしたが、導入時20人のスタッフ全員に対し一人ひとり丁寧にインストラクションしていただけたので、とても良かったです。若いスタッフは覚えるのが早く、スムーズに操作できるようになりましたし、ベテランスタッフもだいぶ慣れてきています。

Apotool&Boxを導入する前の課題はどんな点ですか?

紙のアポイント帳を使用している時は上書き修正が大変でした。付箋もどんどん増えてしまい、状況を確認するのが大変だったのですが、Apotool& Boxを導入したおかげで、キャンセルになった患者さんの情報もすぐに見ることができ、アポイント状況がとても見やすくなりました。そのおかげでスタッフの作業負担が軽減しています。

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様々な機能の活用とスタッフの工夫でとことん見やすく!

Apotool&Boxのお勧め機能や便利な使い方を教えてください。

お勧めはブロック機能、フラグやアイコンの活用です。

ブロック機能は予約をブロックする機能としてだけでなく、必要な情報をメモする機能としても使用しています。例えば、その日1日のドクターと衛生士さんのシフトを入れて、日毎メモのように使うことができます。また、フラグの活用として、セット予定のアポイントに対しフラグを立てています。フラグを立てることで予定が見やすく、楽になったと皆で話しています。送迎車を使用する患者さんには車のアイコンをつけて、一目でわかるようにしています。

このような使い方をスタッフ皆で考えながらルールを決めているので、お互いにアイデアを出しやすく、とても良いですよ。

今後活用してみたい機能や当社に期待することはどんな点ですか?

リコールの管理をうまく活用していきたいです。予約管理は落ち着いてできるようになったので、患者管理機能をうまく使いこなしていきたいと考えており、メッセージ送信もやりたいという話をスタッフ皆でしています。

小林先生、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。是非メッセージ送信機能もご活用ください。うまく使いこなせるよう、しっかりとサポートさせていただきます。引き続き、Apotool & Box をどうぞよろしくお願いいたします!

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