ご導入の経緯について教えてください

県内で開業している飲み仲間の先生と、予約システムをどうするかという話をずっとしていました。紙カルテに慣れているし、コストもあまりかけられないから、やはり紙がいいでしょうという話になってはいたのですが、無断キャンセルとかも多く、結局限界がきてしまったんです。

そんな時に、その先生が先にApotool & Box を入れたので、どうなの？って聞いてみたところ、マメな人ほど使い込むとすごく便利との話だったので、導入を決めました。

WEB予約機能だけで、別のシステムを使っていましたが、今考えたら、なんで最初からApotool & Box を入れなかったのかなと思いますね。最初はインターネット環境だと、接続が切れた瞬間にフリーズしてしまう部分に懸念があって、紙のアポ帳が一番安全かなと思っていたのですが、やってみて初めて、WEBの必要性、これだけ需要があるんだってことに気がつきました。移行作業はもちろん大変がありましたが、今は早めにやっておけばよかったなと思っています。

現在、WEBや診察券アプリからの予約は多いですか？

ほとんどですね。WEB予約だけで、12月から始めて2,000件くらいやり取りしてるんじゃないでしょうか。WEB予約を知ってしまったら電話するのも面倒だと思いますよ。ガラケーからスマホにして快適さを知ってしまったら、ガラケーに戻すことってないですよね？それと同じ感覚なんだと思います。そういう便利さがWEB予約にはありますね。

受付で予約を取らずに、帰り道にスマホでスケジュールを確認して、そのままアプリで予約を取る方も多いですよ。それが一番手取り早いと思いますし、受付も楽なので助かります。

診察券アプリのダウンロード数が、全国のユーザー医院様の中で早くもトップ５にランクインされています！

そうですか！減ることはまずないと思うので、すぐにナンバーワンになると思いますね（笑）！それだけ需要があるんですよ。

新しい方にもどんどん勧めているので、初診時にダウンロードしてくれることも結構多いです。患者さんは、20〜40代のママさん世代がメインなので、WEBやスマホに慣れている方が多いのかなとは思いますね。

定期検診でまだ来ていない人もいますし、すぐにダウンロードしなくても、院内でポップを作って掲示しているので、便利さを認知してもらって、定期的に来院していただく中で、そろそろやろうかなと思う方もいると思います。今、アプリを使っていなくても、WEBで予約を取る人は、ほとんどがスマホを使って予約を取るということなので、その人の需要は間違いなくありますよね。WEB予約だと、色々メニューを選択したり、入力する項目も多くて大変だけど、アプリでのログインは簡単ですし、キャンセルや予約変更のやり取りもできて、断然便利ですよね。

ご導入から約2ヶ月。どのような変化がありましたか？

以前は紙のアポ帳だったので、手で書く作業が大変でしたね。人によって書き方とか書く位置とかが違ったりするので、他のスタッフが見た時に、色々見落としてしまうことがありました。例えば、個室希望の人がいた場合、それが分かるように、個室のマークを書いていたけど、それに気がつかずに、他のスタッフが個室希望の予約を取ってしまって、どちらを優先するか悩んだりすることがありました。今はカレンダー上で色分けできるので、ダブルブッキングになるようなことはなくなりましたね。

また、電話での対応や作業にかかる時間が減りました。電話で初診が入ると、必要事項を確認して、紙のカルテやアポ帳に手書きで記入しないといけなかったのが、WEB予約だと、必要な情報は全て既に入力されていますし、何か気になることがある場合は、コメント欄に記入されていたりするので、事前に何も聞く必要がなく、予約当日を迎えることができます。

おすすめの機能や使い方があれば、教えてください。

メッセージ送信機能はかなり使っていますね。早速、4,000件くらいショートメールを送ってみたんですよ。年末から年始にかけて、1日300〜400件ペースで送りました。結局来ない人は来ないと思うのですが、離脱した人に電話しても絶対に出ないので、ショートメールで一気に送れるのは一つの方法かなと思っています。

年末に送ったショートメールから予約を入れてくれた方も結構いるので、そのまま放置していたら来ないまま、他院へ転院していた可能性があるところを、呼び込めるというのはいいですよね。リマインドになりますし、やっぱり稼働率を上げるという意味でもすごく重要だと思います。

また、キャンセルについても、結局、無断キャンセルする人はごく一部で、ちゃんと連絡をくれる人はくれるんですよね。当日でも、直前でも、キャンセルの連絡さえもらえれば、新規のWEB予約が勝手に入るようになっているので、結構埋まるようになりましたよ。無断キャンセルの方も、単純に忘れてしまっている方がほとんどだと思うので、「今日はどうされましたか？」という自動メッセージも送るようにしています。通知が来たら、次はちゃんと行こうと思いますよね。

次回予約が未定の方へのメッセージ、定期検診のお知らせなども積極的にやっています。小児は小児用、成人なら成人用で違う画像を入れたり、自分で結構作り込んだりしてるんですよ。今月のレシピなどのテンプレートもあるようなので、そちらも使ってみたいですし、細かく設定することで、できることも増えますよね。今後、色々使い込んでいこうと思います。

クリニックデータやIntelligenceで、キャンセル率やリカバリー率、中断患者数などの数値もチェックしていて、一定期間経過すれば、データが蓄積して、推移も見れるようになると思うので、楽しみですね。

田中先生、この度は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。今後も皆さんのお役に立てるご提案を続けてまいります。引き続き、Apotool & Box をどうぞよろしくお願いいたします！