ご導入の経緯について教えてください

自分が休んでいる時や外出している時に、医院の状況、予約の埋まり具合や、キャンセルがどうなっているか等、医院にいなくても把握できるといいなと思っていたので、いつでもどこでも自分の予約が確認できることを前提に、予約システムを探しました。

自分の患者さんが脱離で来てるとか、そういう状況が分かればすぐに指示もできますし、そういったリアルタイムの状況を把握するのは、紙ではできないですし、クラウドならではですよね。

Apotool & Box は、クラウドであることはもちろん、月額費用なので開業時でも導入がしやすく、さらにサポート体制がしっかりしていることがポイントでした。

費用だけ安すぎても不安がありますし、サポート体制は非常に大事ですよね。今の担当の方にも良くしていただいていて、安心しています。

実は、4年前くらいに行ったセミナーで、講師をされていた先生がApotool & Box を紹介されていて、歩いている時にWEB予約をしよう！というような動画を見たんです。え、そんなことができるの？ってすごく驚きました。その当時はWEBで予約ってあんまりなかったので。本当はそれが一番やりたくて、興味はまずそこからだったんです。

実際にWEB予約を導入し始めたのは、半年前からで、最初は私たちもよくわかんなかったのですが、担当の方に色々教えていただいて、今は、しっかり使いこなせているので、予約もうまく入るようになってきました。

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使い心地はいかがですか？気に入っている機能や、おすすめの使い方について教えてください

今、キャンセル率を下げることを一番の目標として、本当に色々な機能を活用させていただき、日々工夫をしています。その工夫の一つとして、患者さんへの事前リマインドのショートメールを2回送るようにしています。2日前までに連絡をいただければ、ある程度空きを埋めることができるのですが、前日だとなかなか難しいので、2日前に1回送って、前日の夜にもう一度送るようにしています。その結果、キャンセル率が少しずつ減ってきています。

電話だと移動中などでなかなか出られないことが多かったりすると思いますが、ショートメールであれば、予約時間過ぎてますけど、どうされましたか？という内容をすぐに送れるので、とても便利です。1通15円とかはかかりますが、来てもらえない方が結局は逆にお金がかかってしまったりするので、ショートメール機能はかなり使わせていただいていますね。

Intelligence も入れていて、ようやく最近見始めているところなのですが、キャンセル率を理由や担当の先生ごとなど、細かく設定することできるのがいいですね。ミーティングの際に、画面に写してスタッフに見てもらったりもしているので、皆がそれぞれ意識を持って取り組んでくれています。今、少しずつキャンセル率が下がってきていて、それが明確に見れるので嬉しいですね。

あと、色々なアイコンも活用できるようになって、遅刻常習者の方とか、少し対応に注意が必要な方とか、それぞれアイコンを設定することで、スタッフ全員の共通認識として分かるので助かります。今、基本的には患者さんに診察券アプリを入れていただいているんですけど、アプリを入れている人と入れてない人のマークも決めて設定していて、そういうのも受付がわかりやすくなっていいですよね。受付も毎日同じスタッフというわけではないので、皆がわかるように工夫しています。

診察券アプリの普及率がとても高いですよね！どのように案内されているのですか？

当院では、初診時から、当院の診察券はアプリなので、アプリをダウンロードしてくださいとお伝えしているんです。初診時にスマホをお持ちでしたら、その場でダウンロードしていただいています。たまにまだガラケーの方や、アプリはちょっと…と仰る方もいらっしゃるのですが、結構すぐにダウンロードしていただけることが多いですね。

以前はリライトカードだったんですけど、リライトカードってお金かかるんですよね。カード自体も高いですし、読み取る機械の方もすぐ壊れてしまったりするので、実際にもうやめてしまったんですよ。1回しか来ない方とかに、数百円するカードを発行するのはもったいないですよね。そういった意味でも、アプリだとカードと違ってかさばらないですし、便利です。

既存の方にも、リライトカードはもうなくなったんですよと伝えています。受付のスタッフが本当に頑張ってくれていて、もうなくなってしまった旨を伝えて、カードを回収しています（笑）。一応、紙の診察券も手書きでシンプルなものですが、用意はしているので、スマホをお持ちでない方には、そちらをご案内していますね。

受付のスタッフには、患者さんのメリットを伝えるようにしてもらっていて、自分で電話をしなくてもアプリで予約のキャンセルや変更ができるって、患者さんにとってすごい楽じゃないですか。そういう患者さんにとってのメリットをちゃんと伝えると、じゃあ入れますってなるんですよね。ただ入れてくださいだけだと、なかなか入れてもらえないと思うので。

当院は、20〜50代の患者さんがメインなので、アプリを使うのにはちょうど良い世代なんだと思います。お子さんを連れてきている方は、家族機能も使ってくれていますよ。

今後使用してみたい機能はありますか？また、当社に期待すること等ありましたら、お聞かせください

診察券アプリのケア製品提案の部分を全然まだ使いこなせていないんですよ。それをもっと歯科衛生士さんを巻き込んでやっていきたいですね。以前ご紹介いただいた先生のセミナーを探して行ってみたんですよ。その時に、当院は予防がメインの歯科医院なので、やっぱり物販というかセルフケアがかなり重要だということを再認識しました。

また、Intelligence の分析についてのセミナーをやっていただけると嬉しいですね。導入している先生向けに、どこを見て、どのように設定したらいいのか、そういうのが聞けると助かります。分析って結構、自分で頑張ろうとしてもなかなか難しくて…。

歯科ITセミナーに参加したことがあるのですが、その時講師だった先生が、Intelligence をすごく使いこなしていらっしゃったので、私ももっと活用したいと思っています。

谷澤先生、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。今後も皆さんに安心してご利用いただけるよう、しっかりとサポートさせていただきます。引き続き、Apotool & Box をどうぞよろしくお願いいたします！