DX化で業務効率化と離職率改善を推進! 医療法人社団グリーンパーク様のアポツール導入事例

医療法人社団グリーンパーク様は、浅草(東京)、流山市(千葉)、和光市(埼玉)に分院を展開する総合歯科クリニックです。
全3医院でアポツールをご利用いただいており、特に流山市の南流山リーフ歯科様では、2015年から長期間にわたりご活用いただいています。
今回は、理事長の中山 尭盛(なかやま たかみつ)先生に、同クリニックでApotool & Box(以下アポツール)やMedical Box Noteをどのように活用されているのかお話を伺いました。
※今回撮影は浅草駅前ヘキサ歯科・矯正歯科にて実施
- 課題
- 紙のアポイント帳では予約を前日に自宅などで確認することができなかった
- 患者数の増加に伴って紙のカルテが増え続け、保管場所が不足していた
- スタッフの人数増加により、荷物置き場も不足していた
- 前日のカルテ準備や確認作業に多くの時間がかかっていた
- 解決策
- クラウドの予約管理システムApotool & Boxの導入
- 電子サブカルテMedical Box Noteの導入
- 効果
- 分院の予約状況をすぐに確認でき、その場で分院の予約も取れるようになった
- 電子カルテに移行し保管スペースを削減できた
- 前日のカルテ準備が不要となり、スタッフの業務負担が大幅に軽減された
紙の予約帳からアポツールに切り替え、Web予約や分院の情報共有が可能に
アポツールを導入されたきっかけを教えてください。
導入前まで(2015年頃)は紙の予約帳を使っていて、Web上で予約を取れるようにしたいと考えたことがきっかけです。またクラウドのシステムにすることで、前日に自宅で予約を確認できるようになれば便利だなと思いました。
当時、いくつか予約システムを検討した中で、アポツールは画面が圧倒的に見やすかったことも決め手になりました。
その後、分院の開業に伴い、分院でもアポツールを導入しました。これにより、別の医院にいる際も分院の予約を確認できたり、その場で分院での予約もすぐ取れたりするので、便利だなと感じています。
医療法人社団グリーンパーク 理事長 中山 尭盛 先生
アイコンやラベル機能なども活用されているようですが、どのようなルールがあるのでしょうか。
キャンセルが多い患者さんや担当医が固定されている患者さんについては、それが一目でわかるようにアイコンを設定しています。
また、電子サブカルテ「Medical Box Note」への移行を進めていた際には、移行済みの患者さんには赤いラベルを付けて、切り替えの状況がすぐに確認できるようにしていました。
ただし、アイコンやラベルの使用ルールは分院ごとに異なります。各分院の運営がしやすいよう、実情に合わせたローカルルールを取り入れ、それぞれの医院で工夫して運用しています。
患者さんの特徴などをアイコン化して共有が可能(画像はサンプルです)
紙カルテの増加による保管場所の問題をMedical Box Noteが解決
Medical Box Noteを導入された背景を教えてください。
患者数の増加に伴い、紙のカルテが増え、保管場所に困るようになりました。さらに、スタッフの人数が増えた影響で荷物の置き場も不足し、これらの課題を解決する必要がありました。
まず、別の事務所を借りてカルテを管理・保管してみましたが、カルテの出し入れなどに時間と手間がかかり、業務効率の低下が問題となりました。
加えて、昨今の人手不足や採用難の状況を踏まえ、DX化を進めて業務効率を向上させる必要性を強く感じ、Medical Box Noteの導入に至りました。
実際に導入いただいた効果はいかがでしょうか。
予約と連動しているため、カルテの管理が非常にスムーズになりました。必要なカルテを探したり、前日に準備したりする手間がなくなり業務効率が大幅に向上しました。
特に患者数が多い土日には、これまで100冊以上の紙カルテを準備する必要があり、スタッフにとって大きな負担となっていました。しかし、電子カルテへの切り替えにより、この準備作業が不要となり、業務全体の効率化に寄与しています。
ただし、使用する端末やネットワーク環境によってカルテの動作が左右される場合があるため、環境の整備が重要であるとも感じています。
Medical Box Noteはアポツールの予約管理機能と連携しており、
当日の予約一覧から1タップでサブカルテを確認できるので、従来のカルテ出しが不要となる。
歯周病検査記録「Medical Box Perio」も利用されているかと思いますが、使用感はいかがでしょうか。
基本的にスタッフが入力作業を担当しており、私は記録内容を確認する形で運用しています。手書きの場合と異なり、文字の見やすさが人によってばらつくことがない点は非常に便利です。
また、統一されたフォーマットで情報が記録されているため、必要な内容をスムーズに確認できる点が大きな利点だと感じています。
人手不足・採用難の時代におけるアポツールの可能性
人手不足・採用難は多くの医院様からもお悩みの声を耳にしますが、何か取り組まれていることはありますか。
当院でもスタッフの採用難は大きな課題です。そのため、離職率の改善や残業削減を通じて、働きやすい職場環境の整備に注力しています。
そのうちの取り組みの一つとして、当院では週休3日制度を導入し、スタッフが長く安心して働ける環境づくりを行っています。
また、アポツールの活用により予約管理を効率化し、Medical Box Noteの導入でカルテ準備の手間を削減しました。これにより業務負担が軽減され、忙しさの緩和が図られています。
こういった取り組みの結果、スタッフの離職率の改善につながっていると実感しています。
今後、アポツールに期待することを教えてください。
ストランザが進めている無人化計画には大いに期待しています。特に、受付スタッフが1人でも患者数が多い土日を滞りなく対応できるような効率化が進むことを期待しています。
また、AI技術を活用した新機能の開発にも期待しています。当院では治療に関する注意事項や説明はユニットに説明用の資料を貼り、読んでもらうようにしています。
例えば、これをAIが読み上げてくれる機能があれば、説明の手間が省け、さらなる業務効率化につながると感じています。
浅草駅前ヘキサ歯科・矯正歯科様にて実際に利用されている説明資料
あとはLINEに関する機能が拡大されると嬉しいです。当院では患者さんとのやりとりにLINEを活用しているため、アポツールのメッセージ送信機能がLINEと連携できるようになれば、連絡がよりスムーズになり非常に便利だと思います。
中山先生、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います!
- Apotool & Box サポートセンター
- 平日 10:00~18:00
Tel:03-6403-4880
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医療法人社団グリーンパーク
中山 尭盛 先生
東京都
ユニット数:6
課題・目的
ペーパーレス予約管理業務効率
導入機能
デジタルサブカルテ「Medical Box Note」Medical Box Perio