Medical Boxの活用について教えてください。

治療計画の作成や矯正治療の画像データの管理などに「Medical Box」を活用しています。

松風のカメラ アイスペシャルと連携しており、撮影した画像は簡単な操作でMedical Boxに取り込まれるので、管理がスムーズになりました。

以前は別の画像管理ソフトを使っていたのですが、自分でフォルダを作成して、手動で画像を保存する必要がありました。

現在は、SDカードを差し込んでOKボタンを押すだけで保存が完了するため、本当に助かっています。

さらに、レントゲンもMedical Boxと連携しており、こちらも簡単な操作で取り込みが可能です。

導入前はレントゲン画像と口腔内写真が別々のソフトに保存されていたため、患者さんの情報を確認するには複数のツールを立ち上げなければなりませんでした。

現在はすべてがアポツールに集約されているため、確認もスムーズになり、業務効率が格段に向上しました。

Medical Box Perioもご利用いただいていますが、使い勝手などはいかがでしょうか。

歯周病の検査では「Medical Box Perio」を使っています。こちらもアポツール内で一元管理できるようになったことで、利便性が向上しました。

以前は、歯周病検査の結果を紙で管理しており、院内でしか確認できないうえに、毎回患者さんのファイルを引っ張り出して確認する必要がありました。

今ではいつでもどこでも検査結果を確認できます。さらにスタッフ全員が同じフォーマットで入力しているため記録が見やすく、過去のデータとの比較もしやすくなりました。

Medical Box Perioの詳細はこちら

電子サブカルテ「Medical Box Note」導入のきっかけについて教えていただけますか？

導入を決断した理由は、大きく2つあります。1つは、移転前の医院で感じていた業務負担です。

当時の医院は2階建てで、1階と2階それぞれにカルテの収納スペースがありました。

前日に翌日分のカルテを準備し、当日使い終わったカルテを片付ける作業に、毎回およそ1時間かかっていました。さらに急患対応時には、1〜2年来院されていない患者さんのカルテは2階に保管されていたため、スタッフが2階へ取りに行く必要があり、大きな負担となっていました。

もう1つは、医院の移転に伴う院内レイアウトの変更によるものです。

新しい医院では、ユニットを個室にし、歯科衛生士が安心してメンテナンスを行える環境づくりを進めていました。しかしその中で、紙のカルテファイルを毎回持ち歩いて移動するイメージがどうしても湧かず、運用面での非効率さに不安を感じていました。

こうした背景から、Medical Box Noteの導入を決断するに至りました。

Medical Box Noteの導入によって、どのような効果がみられましたか？

カルテファイルを物理的に運ぶ必要がなくなり、受付やスタッフの業務効率が大きく向上しました。翌日分のカルテ準備や当日分の片付け作業にかけていた時間も今ではゼロになっています。

また、私自身が患者さんの診療やメンテナンスのチェックに入る前に、院内のどこにいても過去の治療履歴などを確認できるようになったことも、大きなメリットです。

例えば、レセコンの近くや前の患者さんの診療ユニットなど、どこにいてもその場ですぐに情報を確認できるため、事前に患者さんの状況を把握してから診療に臨むことができ、よりスムーズで丁寧な対応が可能になりました。

紙からタブレット管理に移行して、戸惑いなどはありませんでしたか。

手書き入力にも対応しているため、紙のカルテとのギャップを感じることはほとんどなく、入力作業への抵抗感もありませんでした。

実際に、産休明けに初めてMedical Box Noteを使ったスタッフもいたのですが、2日程度ですぐに使いこなしていました。

これまで紙で管理していた各種書類も、現在はすべてMedical Box Noteで一元管理しています。

私自身は紹介状を作成する機会が多いのですが、定型文をあらかじめ登録してあるため、必要な文面を選ぶだけで簡単に紹介状を作成できるようになっています。

Medical Box Noteへの移行作業はどのように進めたのでしょうか。

まずは、来院履歴が古いカルテを順次取り込むパターンと、実際に来院された患者さんから優先的に取り込むパターンの2つの進行方法に分けて進めました。

また、取り込みが完了しているかどうかを院内で一目で把握できるよう、取り込みが完了した患者さんはカルテファイルとアポツールに星印をつけて、「星がついている＝取り込み済み」「星がない＝紙カルテで確認が必要」といったルールを設けることで、院内での混乱を防ぎました。

使用するスキャナー（ScanSnap）は1台のみでしたが、ホチキス留めを外す人、スキャンする人と役割を分担し、限られたリソースでも効率的に作業を進める体制を整えました。

作業量としては大きなものでしたが、パターン分けして取り組めたことでスムーズに進行し、最終的には半年かからずに約8,000人分のサブカルテの移行を完了することができました。

多くの医院にとってこの移行作業が大きな壁となりやすいのですが、移行を終えた今、実感しているメリットを教えてください。

Medical Box Noteへの移行を完了したことで情報の整理と共有が格段にしやすくなりました。

例えば、当院では院内全体で共有する書類、歯科衛生士が使う書類、ドクターが使う書類など、それぞれの役割に応じてMedical Box Note内のフォルダを整理しています。

そのため誰がどこを見るべきかが一目でわかるようになり、必要な情報を探す手間がなくなりました。

また、共有したいデータをどこからでも閲覧できるようになったことも、大きなメリットの一つです。これは紙ベースの運用では実現できなかったことだと思います。

これからはデジタル社会ですし、絶対必要になってくると思います。Medical Box Noteの導入を迷ってる方もいらっしゃるかもしれませんが、私としては「絶対やった方がいい」と、そう思ってますね。

今後、アポツールに期待することを教えてください。

新しくリリースされる機能はいつも「なるほど、これいいな」と思えるものが多く、今後のアップデートもとても楽しみにしています。

現在は、患者さんにお渡しする書類などでまだ紙が残っている部分があるため、なるべく紙を減らしていきたいと考えています。

また、受付の省人化も今後の大きなテーマです。

受付業務の中には、人でなくても対応できる部分もあると思うので、そうしたところは仕組みに任せて効率化し、スタッフは人にしかできない対応に注力できるようにしていけたらと考えています。

はぐみの杜デンタルクリニック様の今後の展望を教えてください。

今後もお子さんの「口を守り、育てる」ことに重きを置いた歯科医院を目指していきたいと考えております。

お子さんの口腔環境を健康に守り、育てることで、むし歯治療そのものが必要なくなります。
また、口腔機能を育てることで、矯正治療自体も最少の侵襲で終わらせることができる、つまり従来の歯科治療の必要としない歯科医院をつくりたい、そういった町をつくりたいという想いがあります。

従来の歯科医院の枠を超えて、治療の必要のないお口と体をつくり、予防のため、健康維持のために安心して笑顔で通える場所をつくっていけたらと思っています。

角田先生、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います！