まずははぐみの杜デンタルクリニック様の特長について教えてください。

当院では「健康に生き切る人々であふれる街を作る」という目標のもと、目先の診療にとどまらず、患者さんの長期的な健康を見据えた診療を大切にしています。

中でもお子さんへの診療では「口を育てる」という視点を重視しており、院内スタッフ全員がその想いを共有しながら、日々の診療に取り組んでいます。

患者さんの約6〜7割はお子さんで占めており、お子さん連れのお母さんも安心して通院いただけるよう、院内にはキッズスペースもご用意しています。

はぐみの杜デンタルクリニック 院長 角田 裕行 先生

保育士さんも常駐しているとお伺いしました。

はい、保育士の資格を持ったスタッフが常駐しています。

やはり、お子さんだけでなく、お母さんたちにも安心して治療を受けていただくことが何より大切だと考えています。

育児でどうしても疲れが溜まってしまったり、ストレスを感じていたりする中で、メンテナンスや治療のために来院された1時間弱の時間だけでも、お子さんのことを気にせず、リラックスして過ごしていただけたらと思っています。

保育士スタッフも、少しでもお母さんに安心してもらうために保育ルームの環境を整えたり、発達のサポートにつながるようなおもちゃを一緒に手作りしたりなどして発育のサポートをしています。

「子どもを安心して預けられる人がいる」ということが、お母さんにとって大きな安心につながると感じていますね。

待合室の物販ディスプレイもポップなどにこだわりを感じましたが、何か工夫されていることはあるのでしょうか。

実は物販に関する勉強会にも参加していて、そこで学んだ内容をもとに院内のディスプレイを工夫しています。

どちらかというと“歯科”というより“マーケティング”の視点で、商品の見せ方を考えるようにしています。

ただ商品を並べるだけでなく、患者さんが自然と手に取りたくなるような配置や見せ方を意識しています。

アポツールを導入されたきっかけを教えてください。

もともとは予約管理とWeb予約に対応したツールを使っていたのですが、予約機能に特化しているだけで、それ以上のことはできませんでした。

中でも特に負担が大きかったのが、定期検診のご案内ハガキの対応です。

ハガキの購入から宛名の作成、担当衛生士の手書きコメント、発送までかなりの手間と時間がかかっていました。

さらに、住所の登録ミスによってハガキが返送されてしまうこともあり、情報管理の面でも課題を感じていました。

そうした状況の中で、もっと効率的に管理できる方法はないかと思うようになり、より多機能なツールの導入を検討するようになりました。

アポツールを導入したことで、定期検診のご案内は診察券アプリ「私の歯医者さん」を通じた通知に切り替えることができ、大幅に業務が効率化されました。

Apotool & Boxについてはこちら

アポツールを導入してみていかがでしょうか。

すべての情報がクラウド上で管理できる点が、とても便利だと感じています。

例えば、自宅にいるときでも予約状況を確認できますし、私自身が休みを取っている日でも医院の状況が把握できるので、とても安心感があります。

レセコンもアポツールと連携できるものに変更されたそうですね。

はい、アポツールと連携可能なレセコンに切り替えたことで、受付業務が格段に効率化されました。

以前は、来院された患者さん一人ひとりの情報を都度手動でレセコンに入力していたのですが、今はアポツールの予約情報がレセコンに自動で連携されているため、朝の時点でその日の予約リストがすべて画面に表示されます。

また、患者さんが来院しているのに受付側で見逃してしまうようなミスも防げるようになりました。

患者さんにご迷惑をかけずに済むという点でも、とても便利になったと感じています。

診察券アプリの導入率が非常に高いようですが、ご案内の際に工夫されていることはありますか？

当院では診察券アプリを導入して以降、紙の診察券は基本的に使用していません。

初診の患者さんには「当院の診察券はアプリです」とお伝えして、診察券アプリをインストールしていただくようにしています。

スマートフォンの操作に不慣れな方やどうしてもアプリは使い慣れないという方もいらっしゃいますが、そういった場合は例外的に、簡易的な紙の診察券に代わるものをお渡しすることもあります。

ただ、実際にそのような対応をしているのはごくわずかで、本当に数人程度という印象です。

患者さんからの反応などはいかがでしょうか？

当院はご家族で来院される方が多く、患者さんの中心層は私と同世代、あるいはもっと若い世代の方々です。

そのため、スマートフォンの操作に慣れている方が多く、診察券アプリに対する抵抗感はほとんど見られません。

ご年配の患者さんでもアプリに対して拒否感を示される方は少なく、これまでほとんど問題なくスムーズに運用できています。

【診察券アプリ】実際のところ、どんな患者さんに使われてる？どうやって案内してる？

はじめに 皆さんこんにちは！コラム担当のTです。 今回は、Apotool & Boxのオプションサービスである診…

診察券アプリと自動精算機を連携いただいてますが、院内の変化を教えてください。

診察券アプリと自動精算機が連携してから、現金の取り扱いミスが本当になくなりました。

現金の過不足が発生した場合、どの患者さんの会計でミスがあったのかを一人ひとり確認する必要があります。

金額が近い会計履歴を探し、さらには防犯カメラを見返して、実際にいくら渡しているかを確認するという作業を行うのですが、この作業に大体30分～1時間かかることもありました。

たとえ少額の誤差であっても「まあいいか」で済ませるのは良くないと考えているので、ミスがあった際の確認作業は徹底して行います。

また確認の結果、医院側が誤って多く現金をいただいてしまった場合は、診療後に私自身が患者さんのご自宅までお返しに伺うこともありました。

現在はもう、そうした現金の取り扱いミスがほぼなくなりましたし、スタッフの負担もかなり軽くなったと思います。何より患者さんにご迷惑をかけるリスクが減ったことが1番のメリットですね。

診察券アプリに表示されるQRコードを読み込ませることで
自動精算機に会計情報が取り込まれ、患者さんがご自身で会計を済ませることができる

以前はどのくらいそういったミスが発生していたのでしょうか？

小さな金額のミスも含めると、2週間に1回くらいの頻度で発生していました。それが今では一切なくなり、受付の締め作業もかなりスムーズになりました。

むしろ、診療室の片づけより早く終わることもあるくらいです。

自動精算機は患者さんの導線を考慮し、出入り口の近くに設置
支払いが終わったら、そのままスムーズに帰っていただける動線になっている

ささっとPayもかなり多くの患者さんがご利用いただいているようですね。

当院では、基本的にクレジットカードは使用できない運用にしていますが、「ささっとPay」は使えるようにしています。そのため、クレジットカードでの支払いを希望される患者さんには、ささっとPayの利用をご案内しています。

現在では、全体の約40％ほどの患者さんがささっとPayで決済されています。

支払い手段を現金とささっとPayに絞っていることで、会計管理がしやすくなり、会計ミスの減少にもつながっていると感じています。

お会計さん＆ささっとPayについてはこちら

Part2では画像管理「Medical Box 」や電子サブカルテ「Medical Box Note」の活用についてお伺いします。