むらおか歯科・矯正歯科クリニック

クリニックを新しくするタイミングで紙のアポイント帳を廃止し、予約システムを導入しようと考えていたのですが、ストランザの営業担当さんと当院の矯正治療担当の先生が以前からの知り合いだったためApotool & Boxをご紹介いただき、導入を決めました。

導入の決め手は「皆で共有できる」という点が大きいです。紙だと他のスタッフに来てもらったり、仕事の手を止めて予約を入れても良いかどうか聞いたりしていましたが、クラウド型のシステムであるApotool＆ Boxを導入し、予約状況をどこでも見ることができるようになったので、そういった手間がなくなりました。

また、いろいろな場所でアポイント状況を確認することができるので、タブレットを使い自分のアポ帳として手元に置いておけるのも安心ですね。無いと不安になるくらいです。

最初のうちは不安だらけでしたが、導入時20人のスタッフ全員に対し一人ひとり丁寧にインストラクションしていただけたので、とても良かったです。若いスタッフは覚えるのが早く、スムーズに操作できるようになりましたし、ベテランスタッフもだいぶ慣れてきています。

紙のアポイント帳を使用している時は上書き修正が大変でした。付箋もどんどん増えてしまい、状況を確認するのが大変だったのですが、Apotool＆ Boxを導入したおかげで、キャンセルになった患者さんの情報もすぐに見ることができ、アポイント状況がとても見やすくなりました。そのおかげでスタッフの作業負担が軽減しています。

お勧めはブロック機能、フラグやアイコンの活用です。

ブロック機能は予約をブロックする機能としてだけでなく、必要な情報をメモする機能としても使用しています。例えば、その日1日のドクターと衛生士さんのシフトを入れて、日毎メモのように使うことができます。また、フラグの活用として、セット予定のアポイントに対しフラグを立てています。フラグを立てることで予定が見やすく、楽になったと皆で話しています。送迎車を使用する患者さんには車のアイコンをつけて、一目でわかるようにしています。

このような使い方をスタッフ皆で考えながらルールを決めているので、お互いにアイデアを出しやすく、とても良いですよ。

リコールの管理をうまく活用していきたいです。予約管理は落ち着いてできるようになったので、患者管理機能をうまく使いこなしていきたいと考えており、メッセージ送信もやりたいという話をスタッフ皆でしています。