Apotool & Box をご導入いただいた経緯を教えてください

長年お付き合いいただいている歯科コンサルの方からご紹介いただきました。当院の良いところ、悪いとこををわかってくださっている方で、これまでご指示いただいたことを実施する→実績が上がるを繰り返してきたので、信頼関係ができているんです。その方からのお勧めだったので、間違いないと思い、導入を決めました。

実際に私たちも経営者の集まりに出て、さあ皆さんで考えてみてください！と言われた時に、いくらひねっても何も出てこなかったりするんですよ。それってやっぱり、日々忙殺されてしまっていて、頭がゴチゴチになっているからなんですよね。なので、「今あなたに必要なのはこれなんだよ！」って逆に言ってもらって、それに「全力でやります！」と応える形が合ってたんだと思います。

導入前は、とにかく管理業務が多すぎて、いくら時間があっても足りないくらいでした。導入前には「課題」として認識していなかったことも、実際にApotool & Box を導入して、今まで時間がかかっていた作業が減ってきて、初めて、「こういう労力がこれだけかかってたんだ」と気づくこともありました。診察券アプリとSMSでのリマインド及び治療未定者へのメッセージ自動配信機能のおかげで、こちらから電話をかけることはかなり少なくなりましたね。

診察券アプリをいち早くご導入いただきありがとうございました。導入されたきっかけや患者さんからの評判について教えてください。

このエリアでは、まだどこもApotool & Box の診察券アプリを採用していないということだったので、最新のものをどこよりも早く導入したという印象を患者さんに与えたいと思って導入を決めました。

メンテナンスの予約ができて、皆さん、これいいですね！とても便利！と言ってくれてます。若いママ世代の方々も最新！と言ってくれて、医院のイメージアップにも繋がっています。お子さんたちの診察券も一括管理できるのも評判良いですよ。また、ポイントカードは、40代〜60代の女性に人気です。皆さんお財布膨れてますもん（笑）！膨れている上に、その中から探し出すのに、すごく時間がかかってますね。それは私も同じで、スーパーとかに行った時に、私も困ってます。だから同じですよね。それがなくなるって便利ですよってお話しすると、そうね！って納得されています。なので、初回の患者さんには、もう紙の診察券は作らないで、診察券アプリの案内だけしてますね。

新しいものを取り入れるのに抵抗がある方もいらっしゃいますよね。患者さんにはどのようにご案内されていますか？

予約が簡単に取れる、予約のリマインドメールを受け取れる、受付での待ち時間が減るなど、患者さんにとってのメリットを具体的に提示しながらご案内するようにしています。

例えば、次回メンテナンスの若い方で、アプリのダウンロードを容量の関係などで迷ってしまうような方には、次の予約をとる時に、その場ですぐに学校の予定とかわからないから、「これから一旦家に帰って確認してから、医院に予約の電話を入れなくちゃいけないんだよ、それって面倒じゃない？このアプリなら、簡単にボタンを操作するだけでできちゃうよ！」と具体的に話すと、ダウンロードしてもらえますね（笑）。
2〜3週間は、治療系の患者さんにとにかく頑張って案内して、あとはメンテナンスの方々にゆっくりご案内していきました。

導入による効果はいかがですか？

まず、診察券代とハガキ代のコストダウンは大きいですね。ハガキは、今まで、月に100枚くらい必要だったんですけど、今は多くても20枚くらい、少ない時は5枚くらいで、その分をアプリかショートメッセージに変えることができています。すごいコストカットですよ！スタッフも、印刷などの作業が減って楽になったと言ってますね。

それと、予約時間を5分過ぎてからの電話連絡も極端に減りました。お知らせ機能が上手く回っているんだと思います。受付の作業で何が一番大変かって言ったら、診療が終わってすぐに会計して、次の方が来院されて、さらに5分過ぎたら電話って、この時間帯に全て集中してしまってるんですよ！死ぬかと思いました（笑）。なので、そこが楽になって本当に良かったです。

私、この仕組みって、スーパーのセルフレジと一緒だと思ってるんです。最初、スーパーのセルフレジってお店側のメリットかなって思ってたんですけど、考えようによっては、お客さんにとってのメリットもあるなって。私、お財布を開きながら、小銭やポイントカードを探して、後ろから早くしろよっていうプレッシャーを感じることがあって、セルフレジだとそういうのがないじゃないですか。だから結局、セルフレジは、お客さんにとってもすごくいいし、人件費もかからなくなってお店にとってもいいし。診察券アプリも同じで、受付さんにとってもいいし、病院側もコストカットになるし、そして患者さんも探さなくていい、書かなくていい、データを移さなくていいという感じなので、とても良いなと思います。

そういえば、会計時にお名前をお呼びする前に、既に次回予約をアプリでとってくれている方もいらっしゃいましたよ！今まで会計の時は、次回予約の会話をしていたので、その時間を別の話題に使うことができて、コミュニケーションの幅も広がるんじゃないかと思っています。

今後使ってみたい機能や、当社に期待することなどはありますか？

たぶん設定の問題だろうと思うんですけど、ここ改善できたらいいなと思うのが、たまにご年配の方の携帯の文字がすごく小さいことがあるんです。なので、全体的に文字を大きくして、ご年配の方でもしっかり見える感じになったら、もっと使い勝手がいいんじゃないかなと思います。特に、次回いつですよっていうのが、ご本人にとって一番大事だと思うので、そこが大きな文字でしっかり見えるといいなと思います。

また、未来予約でキャンセルされた時、キャンセルボタンしかないんですが、そこに「未定」が入っていたらいいですね。それができると、連絡管理ができるようになるので！予防策は打てているので、キャンセル発生後の対策として、キャンセル待ち機能の活用やキャンセルリストの棚卸しもしていきたいです。あと、既に各種自動メッセージ配信機能は頑張って使えているので、術前術後のご案内や、物販機能の「マイケア」も活用して行きたいです。

診察券アプリが多くの患者さんに受け入れていただけたのは、スタッフの皆様のご尽力の賜物だと思います。本当にありがとうございます。今後も医院の皆様やその先にいらっしゃる患者さんにも、より便利で使いやすいサービスをご提供できるよう、改良を重ねてまいります。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします！

＜今なら、お得にApotool & Boxを導入できます！＞

IT導入補助金制度の活用により、Apotool & Box およびオプションサービスの導入における、初年度に必要な経費の最大1/2（上限50万円）が補助されます。
今年度のお申込み受付は、今回で最後となります。本制度の活用について詳しく知りたい方、Apotool & Box の導入をご検討中の方は、以下のフォームより、お早めにお問い合わせください！

https://apotool.jp/informations/7347/