ApotoolのWeb予約機能がアップデート！設定画面＆項目の進化と新機能について
皆さんこんにちは！コラム担当のTです。
ピックアップシリーズ #Web予約の第3弾、最終回をお送りします。
▼第1弾はこちら！
▼第2弾はこちら！
前回は予約画面のデザイン改修についてご紹介しましたが、今回は主に設定画面の改修内容についてご紹介します！
目次
「基本設定」のUIを改善！
最も分かりやすい変更点は、基本設定画面です。
▼従来の基本設定画面
上記のように、以前までは設定項目がただ羅列しているだけの画面でした。
今回の改修では、設定項目をカテゴライズして「基本設定」「新規患者」「再来院患者」「トラッキングコード」の4つのタブに分割！
また、各設定の意図や表示イメージのヘルプ文言と画像が表示されるようになったことも大きな変更点です。
▼新Ver. の基本設定画面
設定内容の主な変更点5つ！
設定画面のUIだけでなく、設定項目の内容もいくつか追加・変更されました。
今回は、そのなかでも代表的なものをご紹介します！
担当者設定を4パターンに
まずはじめにご紹介するのは、担当者設定の変更についてです。
現行のバージョンは、患者さんに対して担当者の選択可否のみが設定可能でしたが、今回のアップデートにより、担当者設定について下記4つのパターンから選択できるようになりました。
- 担当者の選択を受け付けない
- 担当者の選択を受け付ける
- 主担当で優先的に予約を受け付ける
- 主担当のみで予約を受け付ける
新たに追加された設定項目は「主担当で優先的に予約を受け付ける」「主担当のみで予約を受け付ける」の2つです。
これらの設定は主に、患者さんの診療予約を担当制で割り振られている歯科医院様を想定したものになります。
患者さんからの指名や、医院様側から設定された患者さんごとの主担当Dr.または主担当D.H.を、Web予約において指定できるようになりました。これにより、診療担当者の誤りによる患者さんからのクレームや、アポミスの軽減に繋がります。
ただし「主担当のみで予約を受け付ける」設定を行った場合には、主担当のみの予約枠を表示させることで、予約可能な日時が大幅に減ってしまうこともあります。それでは患者さんの都合と合わず、予約せずに離脱されてしまう可能性が大きくなってしまいます。
そのようなケースでは、「主担当で優先的に予約を受け付ける」の設定がおすすめです！
主担当以外の担当者の予約枠も表示可能となるため、患者さんの選択肢が増え、離脱を防止することに繋がります。
動画内では、こちらの「主担当で優先的に予約を受け付ける」を選択した場合の挙動をご紹介します。
未定予約・定期検診予約・キャンセル予約の表示期間設定
つづいては、予約可能期間の設定についてです。
現行のバージョンは、診療が終了した予約に対して「次回未定」登録や「定期検診登録」を行った場合に表示される「予約する」ボタンと、患者さんが予約をキャンセルした場合の「予約（再予約）する」ボタンが、期間に制限なく表示されています。
これにより、例えば中断患者対象となった患者さんや、前回の診療から1年以上が経過し、口腔内の状況が変化した患者さんなどでも予約を取られてしまうため、アポミスに繋がってしまう可能性がありました。
そのため今回のアップデートでは、上記のように「取得期間」が設定できるように改善 ！このように表示期間を制限する機能を設けることで、無駄なアポミス削減が期待できます。
予約受付期間の設定
次にご紹介するのは、予約受付時間の設定方法の改善点についてです。
患者さんに対して当日の予約枠を開放したい場合、現行のバージョンでは「”当日”日前」と設定します。しかし、それでは予約可能枠の”1秒前”まで予約を取れてしまう仕様になっていました。
今回のアップデートでは、当日中であっても予約枠の何時間前までを予約可能とするかを設定できるように！
例えば患者さんが予約を取る際の時刻が10時の場合、受付期間を「1時間前」と設定していれば、患者さんは当日11時以降の予約枠からのみ予約が可能となります。
当日中の予約受付について細かく設定ができるようになることで、診療準備にかかる時間に合わせて最適な予約枠の開放が可能になります。
診療メニューごとのWeb予約変更/キャンセル可否設定
診療メニューごとの設定にも変更が加わりました。Web予約上で、予約日時の変更やキャンセルを受け付けるかどうかの設定です。
治療計画が前に進まないことによる患者さんへの影響や、自費治療におけるキャンセルポリシーの説明、人件費への影響などを加味すると、Web予約で簡単に変更できてしまうことに対してお困りの医院様が一定数いらっしゃいます。
そのため今回のアップデートにより、例えば外科治療など、Webから日時変更やキャンセルをされてしまうと診療予定に対する影響が大きいメニューに対して、個別で制限をかけられるように改善いたしました。
患者さんごとの日程変更可否設定
Web予約の操作に関して、患者さん個人で設定できる項目も追加いたしました。
こちらは患者さんの通院態度等に応じた個別設定です。
例えば何度もWebで予約変更を繰り返す患者さんへの対応としてご活用いただけます。
集患に役立つ新機能を搭載！
最後に新機能のご紹介です ！
今回のアップデートで、特に新規患者さんを増やすための施策として医院様のホームページに予約枠の空満情報を表示いただけるようになりました。
▼表示イメージ
設定方法は、診療メニューごとに発行されている「埋め込みコード」をホームページに埋め込むだけ※。
※HPの制作会社様に埋め込みのご対応をご依頼ください
直近の予約枠の空き具合がひと目で分かるうえに、◯や△が表示されているボタンを押せばWeb予約画面に遷移するため、スムーズに予約を促せますよ。
まとめ
以上がWeb予約の設定画面における主な変更点と、新たに加わった新機能となります。
Web予約機能はApotool&Boxの多くのユーザー様にご利用いただいておりますが、一方で改善のご要望も数多くいただいておりましたため、この度のアップデートで様々な修正を加えました。
第1弾のコラムでもお伝えしたように、今や歯医者の診療をWebで予約することは当たり前の時代。パワーアップしたWeb予約機能をさらにご活用いただき、ぜひ医院の運用改善にお役立てください！
もちろんまだApotool&Boxのユーザーではない歯科医院様も、ご興味がございましたら下記のボタンよりお問合せください。
なお、この度のWeb予約機能のアップデートについては、Web説明会の開催を予定しております！
Web予約のアップデート内容についてより詳しく知りたい、質問したいという方は、ぜひこの機会にご参加ください。（参加費無料！）お待ちしております！
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