カルテ整理の重要性｜紙カルテの保管方法からクラウド管理による効率化について解説
医療機関におけるカルテ管理は、診療の質や業務効率に直結する重要な業務です。歯科医院においても、それは例外ではありません。そのため、カルテの整理方法は、医院ごとに確立させなければなりません。
一方、従来の紙カルテは一定の役割を果たしてきましたが、情報量の増加や保管スペース、検索の手間など多くの課題を抱えています。
そのため近年ではクラウド型の電子カルテが普及し、業務効率や情報共有の向上が期待されています。
これらを踏まえて今回の記事では、カルテ整理の重要性と、紙カルテの管理方法からクラウド導入のメリットまでをわかりやすく解説します。
目次
カルテの保存期間
カルテは患者の診療が終わった日から5年間の保存が義務づけられており、その間、医療機関で適切に管理されなければなりません。
カルテ保存の目的は、診療内容の確認や患者に対する適切な医療提供を支えるためです。この義務を守ることで、診療の正確性や信頼性が保たれ、患者の安全にもつながります。
参考：厚生労働省「保険医療機関及び保険医療養担当規則 第9条」
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法定の保管期限を守れば安心？
法律ではカルテの保存期間は原則「最終診療日から5年間」とされていますが、これはあくまで最低限の義務です。現実の医療現場では5年を超えて10年、さらには20年近くカルテを保存している医療機関も珍しくありません。
なぜなら、医療に関わるトラブルや診療報酬の請求、患者対応などが5年を超えて発生することも少なくないためです。つまり、法定の保存期間を守っていれば安心というわけではなく、医療機関自身のリスク管理の観点からより長期の保管が求められる場合もあります。
20年の保管が求められる背景とは
では、20年という長期間の保管が求められるのはなぜなのでしょうか？以下に詳しく解説します。
診療トラブルや医療訴訟への備え
診療ミスや患者との認識のズレが原因で、後に医療訴訟に発展することがあります。こうした場合、カルテは重要な証拠資料となります。
トラブルは診療から何年も経ってから発覚することもありますが、「5年以上前だから当時のカルテがない」では済まされない事態が生じる可能性もあり得ます。
そのため、リスクマネジメントの観点から少なくとも10年、可能であれば20年の保存が推奨される理由のひとつです。
労災や保険金請求の対応
歯科医療においても患者が労災や交通事故で歯を損傷した場合、後に労災申請や損害賠償、保険請求を行うことがあります。
これらの手続きでは当時の診療記録（カルテやレントゲン、治療内容の記録）が必要とされることが多く、請求が治療から数年〜十数年後に行われることも珍しくありません。
その際にカルテが廃棄されていると、患者が正当な請求を行えなくなったり、手続きが煩雑化したりするおそれがあります。
歯科医院としても患者の社会的・経済的権利を守るために、診療記録の長期保存を意識することが望まれます。
患者の長期フォローアップ
歯科では、歯周病、咬合異常、インプラント治療、矯正治療、顎関節症など、慢性的・継続的な疾患や処置が多く、10年を超える長期的なフォローアップが必要な症例も少なくありません。
また、治療履歴や補綴物の種類、使用した材料、以前のX線画像などは、再治療や経過観察時に重要な判断材料となります。
以上のことから、歯科におけるカルテや関連資料の長期保存は、適切な医療の継続と質の確保、また万が一の訴訟に備えるための重要な取り組みといえるのです。
紙カルテの保管方法
カルテの保管には法的義務がありますが、一方で日々の診療によって記録は増え続け、保管スペースや管理の手間といった現実的な課題も発生します。
ここでは、紙カルテの保管方法とそれぞれの特徴についてご紹介します。
院内にて保管
最も一般的なのが、紙カルテを院内の書庫や専用スペースに保管する方法です。必要な際にすぐに取り出せる利便性がある一方で、年数が経つにつれてカルテが増え、収納スペースが圧迫されていくという問題があります。
また、火災や水害といった災害による紛失・損傷リスクをすべて院内で背負うことになるため、保管環境の整備やセキュリティ対策が重要となります。
限られたスペースの中で適切に管理するには、分類や廃棄のルール作りも欠かせません。
外部倉庫にて保管
保存期間の長い紙カルテの一部を、外部の文書保管専門業者の倉庫に委託する方法もあります。
こうしたサービスは、耐火・防湿・防犯の対策がなされた施設での保管が可能であり、院内のスペースを有効活用できる点が大きなメリットです。
この方法については、厚生労働省は一定の条件を満たす場合にのみ認めており、厚生労働省「診療録等の保存を行う場所について」では以下のような要件が示されています。
・保存施設が診療録の保存に適した構造・設備を有していること
・保存管理責任者を定めること
・災害・漏えい・紛失への対策が講じられていること
これらを満たす外部倉庫を利用すれば、法令に準拠した安全なカルテ保存が可能です。
ただし、カルテが必要なときにすぐに閲覧できない点や、委託コスト・取り寄せ時間が発生する点には注意が必要です。
また、個人情報保護や法令遵守を徹底している信頼性の高い業者を選定することが不可欠です。
データ化して保管
紙カルテのスペース問題や検索性、災害リスクへの対策として、紙カルテをスキャンし電子データ化して保存する方法も近年注目されています。
カルテを電子データ化することで、検索・共有が容易になり、保存コストの削減にもつながります。
ただし、電子データ化したからといってすぐに紙を廃棄できるわけではなく、電子保存の制度要件（電子署名やタイムスタンプ、真正性の確保など）を満たすことが必要です。
これらの要件を満たさない場合、法的には紙のカルテも併せて保存しておくことが求められます。
クラウド導入の効果
最後に、前項の最後にご紹介した電子データ化の方法について少し掘り下げて解説します。
近年多くの企業や医療機関では、電子データ化のための取り組みとしてクラウドサービスの導入が進んでいます。クラウドサービスは情報をインターネット上に管理・保管することで、従来のシステムにはない多くのメリットを提供しています。
ここでは、カルテの電子データ化による具体的な効果について解説します。
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省スペース
クラウド導入の最も大きな効果の一つは、物理的な保管スペースの削減です。従来は紙カルテやデータの保存に専用の保管場所が必要でしたが、クラウドを活用すればすべてのデータをオンライン上に保存できるため、物理的なスペースを大幅に削減できます。
その結果、限られた院内スペースを有効に活用でき、診療室やオフィスの空間を広く保つことが可能になります。
▼サブカルテのクラウド化により、カルテ庫をなくした医院様の事例
業務効率化
クラウド型電子カルテを導入すると、患者情報の入力・検索・更新といった作業がスムーズに行えるようになります。
紙カルテのように物理的に探し出す手間がなくなり、必要な情報にすぐアクセスできるため、診療前の準備や会計処理、レセプト作成といった日常業務の効率が大幅に向上します。
さらに、転記ミスや情報の記載漏れといった人為的なミスを減らせる点も大きなメリットです。定型フォーマットや自動入力機能の活用により正確な記録がしやすくなり、スタッフの作業負担軽減にもつながります。
情報共有の促進
最後に、特にApotool&Box for Dentistの電子サブカルテ「Medical Box Note」での機能についてご紹介します。
Medical Box Noteでは、複数のスタッフがリアルタイムで同じ患者情報にアクセスすることが可能です。
これにより歯科医師・歯科衛生士・受付など職種を問わず情報の共有が円滑になり、チーム医療の質が向上します。
また、拠点の異なる分院間や提携医療機関との連携が容易になり、診療の継続性や一貫性を保つことが可能です。患者の状況を即時に把握できる体制が整うことで対応のスピードや正確性が大きく向上し、その結果、患者満足度も高まるでしょう。
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セキュリティの強化
クラウドサービスの大きなメリットの一つに、データの保護やセキュリティ対策が強化されている点があります。
多くのクラウドサービスプロバイダーは、高度な暗号化技術や二段階認証など最新のセキュリティ技術を駆使して、データ漏洩のリスクを最小限に抑えています。
また、クラウドに保存されたデータは災害時やサーバー障害時にもバックアップが保持されているため、データ紛失のリスクを防ぐことができます。
このように、クラウドは従来の院内保存に比べ、データの保護や管理が大幅に強化された環境を提供しているといえます。
まとめ
カルテ整理は、医療機関の診療ないしは経営に大きな影響を与える重要な要素です。
整理の方法は様々なものがありますが、特に紙カルテにおいては保管に関する課題が大きく、電子データ化＝クラウド化が推奨されます。
クラウド化すると、紙カルテの多くの課題を解決し、効率化とセキュリティ強化を実現できます。診療情報への迅速なアクセスと情報共有も可能になり、業務運営がスムーズに進むでしょう。
また、データの長期保存や迅速な取り出しが実現することで、医療の質向上や患者対応の強化にもつながります。
Apotool&Box for Dentistは、歯科医院向けのクラウド型予約管理ツールで、患者さんの診療予約をデジタルで管理することができます。
また予約管理だけでなく、それらが紐づく診療記録やサブカルテのデジタル化を支援するオプション機能も存在します。
特に紙カルテの管理負担を感じられている医院様は、ぜひお気軽にお問い合わせください！
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