目の前の患者さんの治療に集中することはもちろん重要ですが、医院を継続的に成長させ、安定した経営を実現するためには、適切なマネジメントが不可欠です。

本記事では、歯科医院経営におけるマネジメントの重要性から継続的な改善のためのPDCAサイクルまで、院長が今すぐ実践できるスキルとノウハウを詳しく解説します。

なぜ歯科医院にマネジメントが必要なのか？

現在の歯科業界では、患者ニーズの多様化が進んでいます。歯科医院の総数は高止まりしているものの、新規開業と閉院が繰り返される中で、専門性やサービスによる差別化競争は激しさを増しており、同時に優秀な人材の獲得もますます困難になっています。

このような状況下で歯科医院が成長し続けるためには、単に治療技術が高いだけでなく、マネジメントのスキルが不可欠です。明確なビジョンを持ち、それを組織全体で共有・実行していくマネジメント力が、歯科医院の未来を左右すると言っても過言ではありません。

適切なマネジメントは、診療の質向上、スタッフのモチベーション向上、患者満足度の向上、そして最終的な経営安定に直結します。

歯科医院マネジメントの基本と院長の管理責任

マネジメントとは、「目標達成のために組織の資源（人・物・金・情報）を効率的に管理し、最大の効果を生み出すこと」を指します。

その実現のため、歯科医院においては院長が最高責任者として、以下の管理責任を担います。

• 診療品質管理
• 財務管理
• 人材管理
• 患者管理

診療品質管理

患者さんに安全で質の高い歯科医療を提供するためにもっとも重要な要素です。

最新の治療スキルや知識の習得、医療機器の適切な導入と管理、感染症対策の徹底、そしてスタッフ全員が同じレベルで医療を提供する工夫が求められます。

財務管理

財務管理には、売上管理・経費管理・利益管理・設備投資計画・資金繰り等が含まれます。

具体的な数値をもとにした経営判断を下せるように、お金の流れを正確に把握し、適切に管理する必要があります。

人材管理

人材管理は、スタッフの採用・育成、配置、評価、労務管理、モチベーション管理等多岐にわたります。

スタッフ一人ひとりが能力を最大限に発揮できるような環境を整え、定着率を高めることが安定した歯科医院経営の基盤となります。

患者管理

患者さんとの良好な関係を築き、維持することも重要な管理責任です。予約管理の最適化、丁寧なコミュニケーション、患者さんからのフィードバックの収集と改善への活用、クレーム対応等が求められます。

患者さんの信頼を獲得し良好な関係を構築することが、口コミやリピートにつながり、結果的に歯科医院の安定経営につながります。

【段階別】信頼できる組織づくりのためのマネジメント戦略

強い組織は一朝一夕には築けません。ここでは段階的に組織を強化し、自身の負担を減らしながら医院全体で成果を出せるようになるためのマネジメント戦略をご紹介します。

第1段階. まずは優秀な人材を採用し定着させる

歯科医院の基盤は、間違いなく人材です。

優秀な人材は診療の質を高め、患者満足度を向上させ、他のスタッフにも良い影響を与え、結果的に生産性を高めます。

採用計画の立て方

やみくもに採用するのではなく、まずは「どんな人材が欲しいのか」を明確にしましょう。

自身がスタッフに求めているスキル、経験、人柄、価値観などを具体的に言語化します。長期的に医院に貢献してくれる人材像を具体的に描くことが重要です。

また採用プラットフォームにもいくつか種類があります。求人サイト、紹介、SNS、ハローワーク、専門学校へのアプローチ等多方面から検討し、ターゲットとする人材に合わせた最適なプラットフォームを選びましょう。

魅力的な求人票の作成方法

競合が多い中で人材を獲得するためには、魅力的な求人票が必要です。

医院の理念、雰囲気、提供している治療内容、スタッフ間の仲の良さ、院長の考え方など、他院との差別化ポイントを具体的に記載しましょう。

仕事内容・待遇・福利厚生については、「〇〇の業務を担当していただきます」「年間休日〇日、有給休暇消化率〇%」のように、具体的な数字や内容を明記しましょう。

面接での見極め方

限られた時間の中で人材を見極めるには、面接スキルが重要です。

形式的な質問だけでなく、応募者の本質や潜在能力を見抜くための具体的な質問を準備しましょう。相手の話に耳を傾け深掘りすることで、人柄や考え方、チームワークへの適応性等を把握できます。

また逆に、面接は応募者が医院を選ぶ場でもあります。医院の魅力や働きがいを具体的に伝え、入職への意欲を高めましょう。

採用後のオンボーディングと早期定着のポイント

入職後のフォローは、スタッフの定着率に大きく影響を与えます。業務マニュアルの整備や教育担当者の配置等、体系的な教育プログラムを導入しましょう。

新人スタッフに相談役となる先輩スタッフ（メンター）をつけ、業務面だけでなく精神面もサポートするメンター制度の活用も効果的です。

また定着率をさらに向上させるためには、キャリアパスの提示や公正な評価制度と報酬体系の確立、働きやすい環境づくりにも務める必要があります。

第2段階. スタッフのスキルアップ・キャリア形成支援

スタッフ一人ひとりのスキルが向上すれば、診療の質が向上し、より効率的に業務を遂行できるようになります。結果として患者満足度が向上し、医院全体の生産性も高まります。

そのためには、採用した人材のスキルを向上させ、キャリア形成をサポートすることが重要です。

個別の育成計画の策定

画一的な教育ではなく、各スタッフの強み、課題、そして将来の目標に合わせて個別の育成計画を立てましょう。

定期的な面談を通じて目標を設定し、進捗を確認し、フィードバックを行うことで、スタッフは自身の成長を実感できます。

歯科医療スキル向上のための研修機会の導入

最新の歯科医療技術や知識を習得するための機会を積極的に提供しましょう。

院長先生や経験豊富なスタッフが講師となる院内研修だけでなく、外部のセミナーや学会参加を促すのも効果的です。交通費の補助や勤務時間の調整などで参加を促すと良いです。

接遇スキル、コミュニケーションスキルの向上

患者さんやスタッフ間での円滑なコミュニケーションを図るための接遇スキルも重要です。ロールプレイや外部講師を招いたセミナーを導入するのも良いでしょう。

成長を促すフィードバック

フィードバックは、スタッフの成長を促すために重要です。

単に結果を伝えるだけでなく、具体的な行動に対する肯定的なフィードバックと、改善すべき点に対する建設的なアドバイスをバランスよく伝えることが大切です。

第3段階. スタッフ・事務のチーフ導入

組織が拡大し院長の業務負担が増えてきたら、チーフ職の導入を検討することをおすすめします。特に事務チーフは、院長先生が診療に専念できる環境を作る上で重要な存在となります。

また事務業務の専門家が管理することで、その効率性や正確性が向上し、医院全体の生産性向上につながります。

事務チーフの役割と業務範囲

事務チーフの業務としては、以下が挙げられます。

• 予約管理：予約システム管理、アポイントの最適化など
• 会計管理：レセプト業務、保険請求に関する事務処理など
• 在庫管理：診療材料や消耗品の受発注、在庫状況の把握、コスト管理など
• 患者対応：患者さんからのクレーム対応、初診時の問診管理など
• スタッフ管理の一部： 勤怠管理、シフト作成、福利厚生に関する事務処理など
• 広報活動支援：イベント企画など

事務作業の効率化を実現する具体的な方法

事務チーフの導入と合わせて、事務作業全体の効率化を図るのも効果的です。

例えばオンライン予約システムやオンライン決済システム、クラウド型の会計ソフトなどを導入することで、業務時間を大幅に短縮しヒューマンエラーを削減することができます。

具体的にはApotool&Box for Dentistのようなシステムは、予約管理やカルテ連携など、事務業務の効率化に大きく貢献します。

第4段階. 医院全体の効率化

人材という歯科医院のベースが整い、組織が機能し始めたら、さらに医院全体の効率化と生産性向上を目指しましょう。

この段階では、スタッフが個々の業務効率だけでなく、組織全体の効率性を高める視点を持つことが重要です。

まずはApotool&BoxをはじめとしたITツールを活用することで、予約システムの最適化を図ることができます。オンライン予約システムにより、患者さんが24時間いつでも予約できるようになり、受付業務の負担を軽減できます。

また予約のリマインド機能を活用することで無断キャンセルを大幅に減らし、診療の効率を向上させることができます。

加えて患者の来院履歴、治療履歴、次回の予約情報などを一元管理し、患者管理の効率化を進めることができます。これにより患者満足度を高めつつ、患者管理の手間は削減することができます。

第5段階. PDCAサイクルの実践

人材に限らず、医院経営全体においてPDCAサイクルを回すことは、継続的な成長に不可欠です。

目標設定とKPIの導入

漠然とした目標ではなく、「新患数月〇人」「自費率〇%」といった、数値で測れる目標（KPI）を設定します。

目標を明確にすることで、組織全体が同じ方向を向き、モチベーション向上にもつながります。

定期的な振り返りとフィードバック

目標に対する進捗状況を定期的に確認し、評価します。

定期的に院長と事務チーフ、各チーフ等が集まり、医院の経営状況の把握と課題の抽出を行います。

それに応じてスタッフ一人ひとりの目標達成度や業務状況について話し合い、改善点や成長を支援するためのフィードバックも行います。

改善策の立案と実行（Plan-Do-Check-Action）

「Check（評価）」で明らかになった課題に対して、具体的な「Action（改善策）」を立案・実行します。

例えば「新患数が目標に達していない」という課題があれば、Webサイトの改善や紹介キャンペーンの実施等の改善策を立て実行してみましょう。

経営指標の管理と分析スキル

PDCAサイクルを効果的に回すためには、経営指標を正確に管理し、分析するスキルが求められます。

損益計算書や貸借対照表といった書類は、医院の収益性や財政状況を把握するために欠かせません。

また月ごとの売上や新患数等をグラフ化することで、課題や傾向を早期に発見できます。このグラフ表示は、Apotool&Boxでは標準搭載されています。さらにIntelligenceというオプション機能を導入すれば、さらに詳細な指標を追うことが可能です。。

まとめ

歯科医院経営におけるマネジメントは、院長先生が診療以外の業務に追われる負担を軽減し、医院を安定的・持続的に成長させるために欠かせません。

人材採用・育成からITツールの導入による業務効率の最大化まで、これら全てをPDCAサイクルで継続的に管理し改善していくことが、歯科医院経営を成功に導く鍵となります。

なかでも業務効率化における強力なサポートツールとなるのが、歯科医院向け予約管理システムApotool&Box for Dentistです。

日々の予約管理や患者管理を効率化することで、院長先生をはじめスタッフが本来の業務である診療に集中できる環境を創出します。

例えばAI電話受付予約サービス「電話がらくだ」は、受付スタッフが日々時間を割いている電話対応業務にアプローチ。AI音声が、診療の予約・変更・キャンセルに自動で対応します。

また経営分析ツール「Intelligence」では、売上やキャンセル率、ユニット稼働率といった、これまで感覚値に頼りがちだった経営指標を見える化します。これによりデータに基づいた的確な経営戦略の立案へと繋げ、歯科医院の持続的な成長を後押しします。

ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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