連載シリーズの２回目です。引き続き、東京都立川市のセントラル歯科医院様のApotoolの活用法をお届けします。

—前回は中断患者の管理のところまでお話し頂きましたが、管理というところでは、キャンセルも気になる点だと思います。新たにキャンセル枠を斜線で色付けする新機能がリリースされましたが、いかがですか？

髙橋先生）これは便利ですよね。消えてしまうと、元々なかったように感じますが、残すことができると、ここにあったんだと、改めて把握できますから。

—今後インテリジェンスという分析グラフのオプションをリリースしますが、経営が順調だからこその検証という点でお使いいただくといいかもしれません。

確かにそうですね。例えば、自分が得意な診療が高齢者の診療であるにもかかわらず、高齢者がとても少ないのだったらどうやってアプローチするかなども考えられるようになりますしね。

—ここからは、アポツール導入にご尽力いただきました須藤先生にもお話を伺います。導入の時に苦労したことなどありましたか？

須藤先生）カレンダー画面の列配置は悩みましたね。列名を担当者にするか、ユニットにするか。

 —ありましたね、いろんな試みをされたことを思い出します。最初は人管理、次はドクターのみユニット管理というミックススタイル、最終的にユニット管理に落ち着いたかと思いますが、最終的にユニット管理にした理由は何かありますか？

須藤先生）チェアによってできることが違うということもありますが、大きな理由は出勤メンバーでその予約が間違いなくこなせるか正確に把握する、という点にありました。衛生士がドクターのアシストに入る時に、ドクター列で担当1をドクター、担当2を衛生士で選択して、かつ、衛生士列にはブロックを作成していたのですが、web予約が絡んでいたこともあり、担当が空いているか空いていないかの管理がアポツールでは複雑になってしまったので、ユニット管理にしました。

—ここからは具体的にアポツールの活用状況を伺います。院内ではどんな時にアポツールをご覧になりますか？

髙橋先生）まず毎朝のミーティングですね。ミーティングルームのモニターに映し出して、全員でモニターを見ながら今日一日の予約を確認します。

それ以外でももうしょっちゅう見ています。

須藤先生）遅刻、来院、終了など今の状況が分かるので、患者さんの誘導にも役立ちますし、全体の状況も把握しやすいので、頻繁にアポツールを見るのでしょうね。当院ではアポイントの列をユニット管理にして担当者で色分けしているのですが、アポツールで見る予約と実際の流れが同じなので、全体をイメージしやすいです。

髙橋先生）予約ひとつひとつの文字情報はもちろんですが、アポイント全体の配置を見て状況把握しています。また、リアルタイムでアポイントの情報が更新されるので、どこから見ても最新情報を把握できるのも良いですね。紙のアポ帳の時は情報更新も大変でしたから。

導入いただいたころのApotoolは、まだ、システムが成熟していなかったので、本当に設定などにも苦労をおかけしました。ただ、そこでも活用の術を模索して頂き、本当に感謝の気持ちでいっぱいです。

次回は、今後の課題と展望について、髙橋先生と須藤先生にお話しいただきます。

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