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紙のアポ帳をやめられないと思っていませんか?気持ちのよい医院環境づくりは情報のデータ化から始まる!

歯科医院の顔となる受付業務

受付業務は、来院された患者様とのやり取り、電話応対、更にはカルテ整理などの事務作業やお会計業務等、常に広範囲の業務をこなさなければならず、そんな受付業務において最も重要な業務となるのは、なんといっても「予約の管理」ですよね。

歯科受付課題

皆様の医院様では、現在どのように予約管理をおこなっていらっしゃいますか?

・アポイントミスはありませんか
・電話対応に時間をとられていませんか
・遅刻やキャンセルが多い患者様はいませんか
・診療の途中で中断されている患者様はいませんか
・定期検診の患者様はどの位の割合でいらっしゃいますか

紙のアポ帳を使って、正確で迅速な受付予約対応や様々な情報を素早く把握することは難しくないでしょうか。

紙のアポ帳をやめて院内の情報をデータ化すると、情報が整理整頓されるので受付業務を効率化することができるようになり、院内での情報共有もスムーズになります。今おこなっているその受付業務、もっと効率的に!楽に!できるかもしれません。スタッフ同士、患者様とのコミュニケーションが円滑になって満足度も上がり、気持ちのよい医院環境をつくることができるようになります。

工夫しつくした紙のアポイント帳より使いやすい。いつでも誰でも使える便利さ。
石橋デンタルクリニック大泉
石橋卓大 院長 

紙のアポ帳にありがちな、バッティングを防ぐために導入

もともと、紙のアポイント帳を見やすい様に工夫しながら使っていました。アポイント帳は一つしか無く、受付窓口で受けた予約と電話によるアポイントのバッティングが起こる事も少なくありませんでした。Apotool&Boxを知ったのは、会計士から「分かりやすくて、使いやすい」と薦められたのがきっかけです。クラウド上でデータを管理することで“いつでも誰でも使える”という点が気に入り、導入を決めました。紙のアポ帳からシステムへ移行する時に、戸惑うスタッフもいるだろうと心配しましたが、画面が見やすく感覚的に操作ができるためか、導入後2週間もすると皆、すいすいと作業していました。導入後はアポイントのバッティングも起こら無くなりました。外出先で携帯から予定を登録しても、瞬時に院内にその情報が共有されるので安心です。

Apotool&Boxを使用して良かったことは?

石橋デンタルクリニック院内1

システムを導入する前、紙のアポイント帳には予約以外にも、キャンセルやクレームの多い患者様の情報を書き込んだり、色々と工夫を凝らしていました。それなりに使いやすいアポ帳でしたが、書いたり消したりに時間が掛かりますし、記入漏れや文字の読みづらさなど、紙でのアナログなアポイント管理には限界がありました。Apotool&Boxを導入してからは手で書き込む手間が減り、それだけで大幅な時間短縮になりました。電話でのお問い合わせ時にも、保留ボタンを押さずに通話したままシステムを操作し、スピーディに対応できてスピーディに対応できています。患者様の特徴をアイコンで表現できるアイデアもいいですね。例えば「キャンセル常習者」のアイコンが付いた患者様の予約では、予備のチェア枠にもアポイントを入れておくことで、キャンセルされた場合のリスクを減らす事ができます。アイコンひとつで、効率的かつ高度なアポイント管理が可能になりました。

これからApotool&Boxを使おうと思っている医院様へ

現在、紙のアポイント帳を使っている医院さんは、間違いなく診療の流れがスムーズになると思います。また、Apotool&Boxはチェアの多さに関係無くメリットが得られますし、さらに忙しい医院さんである程メリットも大きくなるシステムです。実は私自身、システムより紙の方が良いと思い込んでいました。以前、他システムの導入を検討したこともありますが、結局そのシステムだけでは必要な情報が足りない事が分かり、手書きで補足するくらいなら、紙のアポ帳で十分だと思ってしまったんです。Apotool&Boxは全く違いました。便利で使い勝手が良く、とても役に立っています。これからも使い続けたいと思います!

 

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