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Apotool & Box for Dentist

画像管理とサブカルテの記録・管理の効率化により業務負荷の低減を実現

デンタルクリニックアレーズ銀座

東京都中央区の銀座駅で開業されているデンタルクリニックアレーズ銀座様。華やかな銀座並木通り沿いのビル内にある同クリニックでは、包括的な治療の提供をこころがけており、遠隔から来訪する患者さんも多いそうです。しかし、大量の口腔内写真と紙のサブカルテの管理・運用には大きな手間がかかっていました。今回は院長の中村先生に画像・動画管理「Medical Box」、およびデジタルサブサブカルテ「MedicalBoxNote」を導入し、どのように課題を解決したのかについてお話をうかがいました。
(※「MedicalBox」はApotool & Box標準搭載されている機能です。)

課題
  • 一眼レフで口腔内写真を大量に撮影しており、画像の管理が困難
  • サブカルテに口腔内写真の番号を記入していた
  • 大量のサブカルテなどの書類を保管する場所がない
解決策
  • Medical Boxの導入により、口腔写真のデータをクラウド管理
  • 口腔内写真のデータをアポイント帳に紐付けて管理
  • MedicalBoxNoteの導入により、サブカルテのデジタル化を実現
効果
  • 口腔内写真をSDカードで管理する必要がなくなった
  • 口腔内写真をアポイント帳に紐付けて管理できるようになり生産性が向上
  • MedicalBoxNoteの導入により、サブカルテを探す、出す、移動させる業務がなくなった
  • ペーパーレス管理によりカルテ庫の縮小

口腔内写真とサブカルテの整理・管理の効率化が導入の決め手

デンタルクリニックアレーズ銀座様のクリニックの特徴を教えてください。

当クリニックの特徴は、幅広い治療内容を提供していることです。患者様の多くが包括的な治療を求めてお越しいただいており、単に虫歯を治すだけではなく、お口全体の健康に焦点を当てています。具体的には、かみ合わせの調整や歯周病、虫歯の治療はもちろんのこと、インプラント治療まで幅広くアプローチすることが多いです。

普段の業務において、どのような課題をお持ちでしたか?

サブカルテが棚に山積みになってしまい、保管する場所がなくなることは課題でした。銀座という土地柄、大きなスペースが取れないこともあり、倉庫を借りることもありましたね。またサブカルテの管理だけでなく、整理に手間がかかっていたことも課題でした。

アポツールの導入に至った決め手を教えてください。

導入の決め手は、口腔内写真とサブカルテの整理が効率化できることでした。また、担当営業さんの熱意と手厚いサポートも大きかったです。アポツールの導入が速やかに行え、サブカルテの電子化をスムーズに実現できました。

さらに、電子化された写真やサブカルテをアポイント情報に紐づけることができます。

初めのうちは、新しいアポイントの登録方法を覚える必要はありましたが、その後はパソコンに不慣れな私でもすぐに使いこなせるようになりましたね。操作が簡単なので、予定変更もスムーズに対応できるようになりました。写真やサブカルテ等書類の整理が導入のきっかけではありますが、アポイント管理のしやすさも実感しています。

口腔内写真をアポイント帳に紐付け管理することで生産性向上を実現

以前は口腔内写真を一眼レフで撮影されていたそうですが、画像管理においてどのような課題があったのでしょうか?

通常、1日に撮影する写真の枚数は100~200枚程度で、多い日にはそれ以上になることもあります。以前は、撮影した口腔内写真のデータ整理や管理が難しく、業務が多忙なときは数か月分の画像が溜まってしまうこともありました。サブカルテの一部に写真の番号を記述する必要があり、どの患者さんの画像かを追跡するためにも、多くの手間がかかっていた状況です。

また、画像データの数が膨大になるため、4TBの保存容量を持つ専用のパソコンを購入する必要もありました。

画像・動画管理「Medical Box」の導入により、口腔内写真の撮影・管理業務において、どのような効果があったのか教えてください。

Medical Boxを活用すれば、自動的に画像データが整理されて、撮影した時期や患者さんを特定できるため、大幅な業務効率の向上につながっています。また、タイムスタンプを基に画像データを整理し、個々の患者さまの情報やアポイント帳とも迅速に関連付けることが可能です。これによって、アナログ的な整理作業が大幅に軽減され、効率的な管理が可能になりました。

一例として、過去には1,300枚以上の画像を1人の患者さんについて整理する必要があったこともありました。しかしMedical Boxの導入により、今後はこうした作業も簡単に行えるようになるでしょう。

スタッフさんの業務効率化に寄与した部分もあったのでしょうか?

導入後は、以前に比べて業務が格段に楽になったと言っています。

以前は、受付のスタッフが技工士さんにシェードの写真を送る際に、SDカードを借りて受け渡しを行っていました。しかし、そのたびに「カードをなくすのではないか」「破損してデータを失うのでは……」と心配し、慎重に扱っていました。

Medical Boxを活用することで、必要なデータや情報をスタッフ間で簡単に共有できるようになりました。以前のようにカードを持ち歩く必要がなくなり、シェードの写真を自由にアップロードして共有できるようになったため便利です。たとえ休日であっても、必要なデータを自分で取り出せるため、業務の効率化が実現されました。以前は物理的なやり取りや心配事があったため、データをクラウド上で共有できるなったことは大きなメリットだといえるでしょう。

サブカルテの記録・管理の質が向上しつつスタッフの業務負荷を低減

デジタルサブカルテ「MedicalBoxNote」を導入されたことにより、どのような効果がみられましたか?

MedicalBoxNoteの導入後は、患者さんの不信感が減った印象です。以前は、大量の紙をめくって情報を探す作業があり、特に長期間の治療を受ける患者さんにとっては、どこに何が書かれているのかが分からなくなることは多かったです。

しかしMedicalBoxNoteの導入後は、サブカルテを探す、出す、移動させるといった業務がなくなり大幅に業務が改善されました。治療計画や見積もりなども詳細に表示されるため、患者さんに説明しやすくなりましたね。

以前は、過去のサブカルテ情報を探し出すのが難しいこともありましたが、アポツールを使用すれば治療計画や過去の診療履歴を簡単に見返せるため、患者さんに対しても安心感を提供できるようになりました。治療の変更や削除なども簡単に行えるため、患者さんに対しても透明性を持って対応できるようになったことがメリットです。

患者さんの中には細かい情報に敏感な方も多く、過去に行った診療内容に関して疑問を抱かれることもあります。そうした状況で、アポツールを使用して詳細な情報を提供できることは、信頼関係の構築に大いに役立っています。

※上記画像は使用イメージのため、デザイン・仕様が一部異なる場合がございます。

中村先生、デンタルクリニックアレーズ銀座の皆様、お忙しい中、誠にありがとうございました。 弊社の画像・動画管理「Medical Box」、およびデジタルサブサブカルテ「MedicalBoxNote」を有効活用いただき何よりです。今後も歯科医院に寄り添った予約システム・経営管理システムとして、ご期待に添えるように日々進化してまいります!

Apotool & Box サポートセンター
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デンタルクリニックアレーズ銀座

  • 中村 茂人 先生

東京都中央区

ユニット数:3

課題・目的

ペーパーレス患者管理業務効率

導入機能

デジタルサブカルテ「Medical Box Note」画像・動画管理「Medical Box」

導入事例一覧