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デジタル化で業務効率化とサービス品質の向上を実現!下北沢タウンホール前 歯科・矯正歯科のアポツール活用方法事例

下北沢タウンホール前 歯科・矯正歯科

若者が多い街、下北沢駅からほど近い場所にある下北沢タウンホール前 歯科・矯正歯科。「自分の家族や子どもを診るような気持ちで診療にあたる」という想いの下、虫歯治療から矯正・インプラントまで多岐にわたる治療に対応するクリニックです。

また、同クリニックはアポツールのシステムをほぼ一式導入しているなど、業務のデジタル化を積極的に推進しており、顧客満足度の高いサービスを提供しています。今回は理事長である酒井先生に、同クリニックでアポツールをどのように活用しているのかお話をうかがいました。

課題
  • 以前使用していたシステムとサポート体制に対して不満があった
  • 予約・画像・業務記録管理などがわかれており、入力や管理が煩雑
  • サブカルテの出し入れ作業に多くの工数を割いていた
  • 来院数が多い日は、受付に割ける時間を捻出しにくい
解決策
  • アポツールの直観的なUIと手厚いサポート体制
  • サブカルテを電子化しペーパーレス化と一元管理を実現
  • PCだけでなくiPadを使用した作業が可能
  • ささっとPayの導入により治療後の受付時間をカット
効果
  • アポツールによる一元管理で生産性の向上を実現
  • スムーズな情報連携でスタッフの発言増加、よりよいクリニックの雰囲気に
  • 毎日30~40名分のサブカルテの出し入れが不要になった
  • 手元で入力・管理ができ、スムーズな情報共有を可能に
  • 混雑時に待合が混みあわず、受付業務負担を軽減できた

導入のきっかけはアポイント帳の電子化 - 直観的に使えるUIで現場の即戦力に

下北沢タウンホール前 歯科・矯正歯科のクリニックの特徴を教えてください。

当クリニックではCTやセレック、光学スキャンも含めた一連の設備が整っているので、一般的な治療はもちろん、外科やインプラント、矯正まで、すべて対応できます。一言で言えば、なんでも対応できるクリニックですね。

アポツール導入の背景と目的について教えていただけますか?

当初、アポ―ツールを導入した目的は、紙のアポイント帳をデジタル化することでした。最初はクリックをそれほど大きくするつもりはなかったのですが、おかげさまで患者さんも増え、アポイント帳の管理が煩雑になってきたためです。

新たなツールを導入する際には、うまく運用できるかどうかという部分が気になると思います。ストランザのサポート体制は、他社と比較していかがでしたか?

以前は、他社の予約システムを利用していたのですが、非常に使いづらかったです。例えば、項目などのカスタマイズはできるのですが、操作方法がわかりづらいことに加え、設定を自分ではなくサポートセンターの方に実施してもらう必要がありました。そのため、その間はシステムを使えなくなることが課題でした。

一方、アポツールは一度使ってみたら非常に使いやすく、すぐに業務で利用できました。直観的に使えるのはもちろん、わからないところはChatworkや電話で聞けますし、動画やマニュアルも完備されているため特に困ることはありません。また、新しい機能やサービスが追加されるとき、メールでお知らせがくるのもよいですね。

一元管理からペーパーレス化まで - 下北沢タウンホール前 歯科・矯正歯科の活用事例

アポツール導入前後の違いや効果について、特にペーパーレス化や一元管理がどのように実現されたか、具体的な変化について教えてください。

アポイントをクラウド上で管理できるようになった上、サブカルテや見積書や同意書等、紙の資料を全てデータ化しアポイントに紐づけることができました。

情報を一元管理したことで、大幅に業務効率があがりましたね。

アポツールの各ツールをどのように活用されているか、具体的な使用例や効果についてお話しいただけますか?

・デジタルサブカルテMedicalBoxNote/サブカルテの出し入れが不要に

サブカルテの物理的な出し入れをする必要がなくなったので、かなりの時間短縮につながりました。1日に30人から40人程度の来院人数であることと、矯正、インプラントの患者様ごとに保管場所を変えていた為多くの工数がかかっていましたので、この作業がなくなったことは大きいですね。スタッフがチェアサイドですぐにサブカルテを確認したり、記入できるので生産性向上を実現できたと思います。

また、先ほどお話した効果以外にも、患者さんに渡す保証書や見積書などをすべてPDFにして保存できるため重宝しています。ウチが経営している2つのクリニックは患者さんが行き来することもあるのですが、共有したファイルをどちらからも確認できるので便利です。さらに見積書をすぐに確認したり、記入できるので、患者さんに説明するときにも利用しています。

 

・歯周検査記録MedicalBoxPerio /画面が大きく作業しやすい

歯周検査後に、MedicalBoxPerioで作成したデータを渡しています。以前は他社のツールを使っていたのですが、画面が小さいため見づらく、入力もしにくかったです。一方、MedicalBoxPerioは画面が大きくて記録がしやすいため、非常に使いやすいです。

さらにメモ機能もあるため、検査や治療の履歴を後で確認できます。ドクター目線では、患者さんとお話をする際、前回と比べてどのように変わったのかをきちんと説明できる点がメリットです。

 

・診察券アプリ「私の歯医者さん」/予約忘れが減り、変更もスムーズに

私の歯医者さんも業務で活用しています。下北沢という立地上なのか診察券アプリの利用率もとても高く、予約取得からキャシュレス決済もできるため評判も良いです。

紙で書く診察券は、やはり間違いが多くなります。また、患者さんが予約日の変更を忘れるケースや、診察券を無くしてしまうことも多いです。私の歯医者さんであれば予約日を入力後、患者さんがスマホのアプリからすぐに確認できるため、見落としや間違いの抑制につながっています。

 

・キャッシュレス決済「お会計さん」+「ささっとPay」/待ち時間ゼロに

当クリニックの患者さんは電子マネーやカードの使用率が高めのため、ささっとPayに登録する方が多いです。初診時にささっとPayの登録をその場で案内し、登録後は診察券アプリ上でのキャシュレス決済が可能となります。受付を素通りして帰っていただくことができるので患者さんも待ち時間がなく、スタッフの作業効率向上にも役立っています。

正直なところ、これまでささっとPayがなかったら、回らなかった日もあったと思います。患者さんの満足度も高いので、なくてはならない機能の一つですね。

 

・Web問診票「もしもし問診」/患者さんへの信頼度がアップ

一部の年配の患者さんを除き、ほとんどの方が利用されています。事前に問診内容を確認できるのがよいですね。またカスタマイズを簡単に行えるため、問診だけでなくキャンセルポリシーも掲載しています。ホワイトニングなどの用途にあわせて複数作成できるので、よく利用しています。

 

・経営分析「Intelligence」/キャンセル率などデータが一目瞭然に

Intelligenceは、最近少しずつ使用する機会が増えています。普段はKPIマネジメントを行う際に利用することが多いです。また、予約のキャンセル率なども時系列に一目で把握でき、どのような事情でキャンセルしたのかがわかるため非常に助かります。

データを視覚化できるため、衛生士やスタッフも見やすく、ミーティングをするときも目標の達成率などをすぐに把握することが可能です。

 

アポツールの導入によって、スタッフの発言数が増えクリニックの雰囲気がさらに良くなったと伺ったのですが?

アポツールは開発者の方が優秀なのか、かゆいところに手が届くサービスなので、ドクター、スタッフともに非常に助かっています。業務上の課題に対して「どうしよう」と苦慮していた部分が、すべてクリアされており満足しています。

また、今までの複雑なシステムではスタッフが操作しないので、誰もよくわからないままでした。そのため話題にも上がらなくなっていましたが、アポツールはスタッフ全員が簡単に操作できるため、診療に関する個々の発言数が増えたことも嬉しい効果でした。

アポツールに期待する未来 - 歯科クリニック全体の生産性向上を実現したい

アポツールに今後、どのようなことを期待されていますか?

受付の無人化ができる機能やAIによる自動電話応対の機能がリリースされると聞いているので、ストランザさんからのリリースを待っているところです。釣銭機などの導入も検討しているので、これからも当院のデジタル化は進んでいきます。

最後に、今後のクリニックの展望について教えていただけますか?

今後は、沖縄にもクリニックを開業します。そちらには使い慣れているアポツールを最初から導入するので、よいスタートが切れそうです。ストランザさんは非常に頼りになるパートナーのような存在なので、今後も新しいサービスの提案を楽しみにしています。これからもお客さんの満足度を向上するシステムを積極的に導入し、さらに良いサービスを提供できればと思っています。

 

下北沢タウンホール前 歯科・矯正歯科の酒井先生、スタッフの皆様、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。日本中のクリニックの中において、ここまでデジタル化が進んでいるところは少ないでしょう。今後もアポツールをご活用いただき、生産性の向上やサービスの質向上につなげていただければ何よりです。

Apotool & Box サポートセンター
平日 10:00~18:00
Tel:03-6403-4880
お問い合わせフォームはこちら

下北沢タウンホール前 歯科・矯正歯科

  • 酒井 崇充 先生

東京都 世田谷区

ユニット数:4

課題・目的

WEB予約アポミス減キャンセル管理コミュニケーション向上ペーパーレス情報共有業務効率経営分析

導入機能

Web問診票「もしもし問診」キャッシュレス決済「お会計さん」+「ささっとPay」デジタルサブカルテ「Medical Box Note」歯周検査記録「Medical Box Perio」経営分析「Intelligence」診察券アプリ「私の歯医者さん」

導入事例一覧