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Apotool & Box for Dentist

リスティングとWeb予約の連携で予約件数アップを実現!診察券アプリとMedicalBoxの連携効果とは?

WIN Dデンタルクリニック蓮田

埼玉県の蓮田駅にあるWIN Dデンタルクリニック蓮田は、まるでカフェのような外観をもつリラックスした空間が特徴のクリニックです。また、最新鋭の機材を導入していることや、院内の消毒環境を入口の目の前でガラス越しに見られるため、患者さんが安心して治療を受けられます。
同クリニックはアポツールを導入してWeb予約の効率化を実現したことで、予約件数の増加につなげたそうです。今回は院長の勝沼智彰先生に、アポツールをどのように活用しているのかお話をうかがいました。

課題
  • 他社システムでは不適切な時間に予約が入ることが多かった
  • 開業後にアポイントがなかなか埋まらなかった
  • Web予約のシステムが確立できていなかった
  • 患者さんに渡す資料や写真の管理が大変だった
解決策
  • アポツールの導入によりWeb予約を確立
  • リスティングとWeb予約を連携
  • 診察券アプリとMedicalBoxの連携
効果
  • 患者さんの予約状況を最適化できた
  • リスティングで集客した患者さんを予約につなげられた
  • 電話対応できない時間帯でも予約が取れるようになった
  • 患者さんがアプリで治療内容などの詳細を確認できる

意図しない予約の発生と開業後のアポイント数伸び悩みが課題

WIN Dデンタルクリニック蓮田様のクリニックの特徴を教えてください。

当クリニックのコンセプトは「笑顔を作る歯科医院」です。一般的に歯医者へ行くことはできるだけ避けたい、または病気になってから行くというイメージが広まっていますが、これを変えたいと思っています。

そのために、患者さんにとって居心地の良い空間を提供するよう努めています。私自身、居心地の良い場所として、洗練されたおしゃれなカフェで何も考えずにコーヒーを楽しむ瞬間を思い浮かべます。そのような環境で、患者さんにリラックスしていただき「歯医者へ行きたい」と思ってもらいたいですね。もちろん、来院後は高品質な医療を提供することも大切にしています。

 

また、当クリニックの特徴の1つとして、消毒滅菌室の広さがあります。スタッフの安全性、使いやすさ、拡張性を考慮して、設備を整えています。また器具の清潔さも重要ですが、実際には見た目だけでは分からないことも多いです。私たちは患者さんに安心感を提供するために、この部分を公開し、清潔な状態を確認していただく機会を設けています。

さらに、患者さんに「見た目だけのクリニックではない」と思っていただくために、歯科ユニットも高品質なものを揃えています。おしゃれな環境を提供することは重要ですが、それ以上に高品質な医療を提供することが私たちのコンセプトです。患者さんが歯医者へ行くことを楽しみにし、健康な笑顔を保つためのお手伝いができることを誇りに思っています。

 

 

Apotoolを導入する前は、他社のシステムを使用していたそうですが、どのような課題があったのでしょうか?

勤務医時代に使っていたシステムでもWeb予約機能は存在しましたが、患者さんが自由に予約を取れると、細かな調整は難しくなることが課題でした。例えば、患者さんごとに処置内容や予約時間を調整する必要がある場合、これを人手で管理することは非常に困難です。そのため、Web予約を導入しておりませんでした。

アポツールはWeb予約で診療内容や診療時間など細かい条件設定が可能なため、これらの課題を解決できます。

患者さんの多くは仕事をしており、帰宅後や電車の中など、受付が不在で電話予約が難しい時間帯にWeb予約を利用する方が多かったため、Web予約を効果的に導入できた点が非常に嬉しい点です。

開業後、アポイントメントがなかなか埋まらなかったとき、どのような課題が発生しましたか?

まず、クリニックを認知してもらえていなかったことが課題の1つでした。新しい歯医者に切り替えるのは患者さんにとってハードルが高いことです。既にかかりつけの歯医者があることも多く、わざわざ予約を当院で取ってくれる方は限られていました。また、クリニックの外観も歯医者っぽくなかったため、歯医者であることに気づかれていないことも課題でした。

そこで認知度向上策として、もっとも効果的だったのはGoogleにリスティング広告を出稿することでした。患者さんが「歯医者 蓮田」と検索すると、クリニックの情報が上位に表示され、そのままアポツールのWeb予約に進めるように工夫しました。Googleビジネスプロフィールからもアクセスでき、ホームページのリンクを通じてもWeb予約が可能になりました。

リスティング広告とアポツールWeb予約の組み合わせにより、患者さんが調べれば簡単に情報を見つけられるようになったのは大きかったです。

予約がスムーズになり件数も増加!電話対応できない時間帯の機会損失を抑制

アポツールの導入により、医院の予約設定に関する調整作業がほぼ不要とうかがいましたが?

アポツールの導入により、1つの予約に対してユニットや担当者の条件を細かく設定できる点と、診療の並列予約に対する制限を設けられる点が大きなメリットでした。

初診の場合、最初にカウンセリング担当者が対応し、その後にドクターの診療予約を取る必要があります。例えば、カウンセリング担当者が20分のカウンセリングを行った後、ドクターが40分の診療を行うといったケースがあります。アポツールは予約の組み合わせを細かく調整できるため、患者さんにとって最適な予約を取りやすくなりました。

またアポツールでは、診療内容に応じて予約時間の詳細設定や並列予約の可否を制御することも可能です。例えばインプラントの手術が予定されている場合、初診予約をその時間帯に取得できないように設定することや、、治療が進行中で手が離せない場合、他の診療との重なりを防ぐことができます。これにより、担当毎の予約重複の問題を未然に防げるようになりました。

Web予約 診療メニュー設定画面

※上記画像は株式会社ストランザのデータを使用しております。

アポツールの導入によって予約件数増加につながったそうですが、どのような点が改善につながったとお考えでしょうか?

クリニックのWeb予約ページで離脱する方がいらっしゃることがわかったため、患者さんがわかりやすいように多くのページを準備しました。

予約ページを見た患者さんに対して、情報の整理と安心感を提供するためです。特に初診の患者さん向けに、予約の流れとメニューの詳細、それぞれの説明や注意事項を大きく表示するカスタマイズを行いました。これにより、初診の患者さんが安心して予約を完了できるようになりました。

また、青を基調としたデザインにしたことで、患者さんの信頼度を高める効果も高まったと思います。

予約の半分以上がWeb予約から入っていることが分かっており、特に夜間や休日など電話で対応しづらい時間帯に多くの予約が入っていることが特徴です。アポツールの導入によって、機会損失の抑制につながったことは大きなメリットだといえるでしょう。

※医院様の実際のWeb予約画面となります。

アプリインストール率100%を達成したコツとは?口腔ケアをご褒美と思える環境の実現

診察券アプリの導入率がほぼ100%になった背後にある工夫や、アプローチについて教えていただけますか?

診察券アプリの導入率が高い理由は、患者さんへの説明とスムーズなプロセスによるものです。当クリニックでは初診の患者さんに対して、カウンセリング室で診察の流れや診察券アプリの内容を含めスライドで説明しています。

初診患者のカルテ作成フローに、QRコードの読み取りなどのステップを組み込んでいます。患者さんが、その場で診察券アプリを導入することが可能です。また予約の確認やリマインダーの設定、予約情報の共有、紙の診察券を持ち歩く必要がなくスマートフォンで簡単にアクセスできるなど、診察券アプリの利点についても説明しています。

診察券アプリとMedicalBoxの連携により、具体的な効果が生まれているということですが、どのような資料や情報がアプリで共有されていますか?

もっとも多いのは口腔内写真です。また、患者さんに対する説明の一環として、小児矯正などのスライドをPDF化してMedicalBoxに送信します。患者さんはアプリでスライドを閲覧できますので、患者さんやその家族と相談する際に便利です。

また、銀歯を白くした患者さんには、ダイレクトボンディングで詰めた部分の写真を送信することもあります。特に上の歯は見えづらいため、写真を提供することで治療の進行状況を視覚的に確認してもらうことが可能です。

患者さんに口腔内写真を送ってあげると「こんな綺麗に直してもらったよ!」と、治療の成果を他の人に見せてくれるのはすごく良いことだと思います。

一眼レフで撮った画像なので、スマホでも拡大して細部まで確認することが可能です。そのため、反対側の歯を治療する際に「もう1度お願いします」と、ウチに来てもらえる可能性が高くなります。自費治療による施術内容の効果をきちんと見せてあげることで、投資対効果を可視化できるため、顧客満足度の向上と他社との差別化につながります。

MedicalBoxを通じて、レントゲン写真などの情報を簡単に送信できるため、患者さんやその家族に配慮できます。小児矯正の場合、歯並びのBefore afterや、染め出し結果の写真を送信し、歯磨きの参考にしてもらうことも多いです。

診察券アプリとMedicalBoxを連携することによって、クリニック側ではどのような業務の効率化につながりましたか?

通知機能を活用することによって、患者さんに伝える情報の漏れを防げるようになりました。また写真を提供する際、印刷やコピーの手間が不要になり、印刷コストの削減と、提供する写真の品質向上を実現しました。

さらに、次回の予約や連絡に関する業務も効率化されています。予約の電話対応が減り、メールの自動送信によるサポートも得られるため、スタッフの負荷が減り、確実な連絡が取れるようになりました。

最後に、今後のクリニックの展望について教えてください。

患者さんへの情報提供を徹底し、口腔内への興味を高めることが大切だと考えています。治療内容を理解し、自身の要望を伝えられるようになってもらうのが理想です。

そのため今後は、クリニック内にある大きなキッズスペースを、予防専用のスペースに改装しようと思っています。こちらのスペースは予防に焦点を当て、治療の必要ない方々にサービスを提供します。最終的には、虫歯の初期段階を見逃さず、治療が必要なくなるような予防意識の向上を目指したいですね。

患者さんがクリニックをリラックスできる場所として捉え、口腔ケアをご褒美のように楽しんでいただける環境づくりも大切に考えています。治療だけでなく、予防歯科と情報提供に重点を置いて、患者さんの口腔健康を支えるパートナーとして成長していきたいと思っています。

WIN Dデンタルクリニック蓮田の勝沼先生、スタッフの皆様、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。ここまでリラックスできる雰囲気のクリニックは、非常に稀だと思います。今後もアポツールをご活用いただき、理想のサービスを実現してください。

Apotool & Box サポートセンター
平日 10:00~18:00
Tel:03-6403-4880
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WIN Dデンタルクリニック蓮田

  • 勝沼 智彰

埼玉県 蓮田市

ユニット数:4

課題・目的

WEB予約コスト削減コミュニケーション向上予約管理情報共有

導入機能

SMS画像・動画管理「Medical Box」診察券アプリ「私の歯医者さん」

導入事例一覧