以前は紙のアポ帳をお使いだったのですね。

ええ、実はそうなんです。当院は総合歯科で平日は夜まで診療しており、また土日診療もしております。患者さんもとても多くいらっしゃるので、やはり管理面が非常に大変だと感じていました。

予約を取るときに、カルテ番号や名前、処置の内容を一人ひとり記入し、間違えたら修正テープで消して、さらに間違えたりすると、もう書けない！なんてこともしばしばありました。Apotool & Boxに変えてからは、確かに最初は紙に慣れていたので戸惑いましたが、慣れてくるととても使いやすいし、便利ですね。

例えば、私たちは患者さんにアイコンをつける機能をかなり活用しています。自費の方やインプラント、ドクター指名される方や、予約前日に電話が必要な方など、このアイコンをつけておけば色々な情報を共有もでき、忘れないようにすることができるので、助かっています。

後は、自動で予約がリマインダされる機能もとても便利ですね。私たちの医院ではSMSで予約のリマインドを送っているのですが、それが患者さんからもとても評判がいいんです。一か月以上先に予約をとられる方も多いので、来院された際には「忘れないで来れたよ」なんて言っていただいています。

これって、紙のアポ帳ではできないことなんです。予約の確認のために電話するのにも時間がかかるので、その時間の短縮にも役立っているなと感じています。

あれば助かるという機能はありますか？

紙でアポ帳を作ることはなくなったんですが、連絡しなければならない人のリストはまだ紙の管理なんです。この管理ができるようになればペーパーレスにもなり、すごく助かるのですが…。紙で今日連絡する人のリストを書いたは良いけれど、電話が繋がらなかった人は、また文字を書いて管理しなければなりません。セットの患者さんは特に追うのが難しく、管理するのが大変なんです。

なるほど…そのお悩み、すでにApotool & Boxで解決できますよ！連絡者リストという機能があり、次回予約が未定の方はボタン一つで連絡予定日ごとにすぐリストに登録できます。もちろんそれ以外の連絡したい人の登録もできるので、簡単に連絡者の一覧化・共有化ができます！また、電話が繋がらなかった人に対しても、架電した記録を残したまま次の連絡日に簡単に引き継ぐことができるので、こちらの機能もぜひご活用ください！

本当ですか？それって、すごく便利じゃないですか！ぜひ使わせていただきたいです！

Apotool&Boxを使ってみて良かった点をお教えください。

治療メニューごとに色分けができる点です。紙アポの時も、よりメニューが分かりやすいように、マーカーで色分けをしていたのですが、システムだと一回設定するだけで、同じ治療メニューを同じ色で表示させることができるので、便利だと思いました。

しかもシステムだと、オペなどの同時間帯に重なってはいけない治療メニューも設定できるので、これだけでアポミスが減りました。また、赤色メニューは新患用にするなどのルールを設定しておけば、どんどん共有できる情報が増えるので、一人ひとりが早め早めに動けて、作業効率も上がっていくのを実感しています。

最後に、これからApotool&Boxを使おうと思っている医院様へ一言、お願いします。

紙のアポ帳を使っている医院さんは、絶対に変えた方がいいですよ！最初にもお話ししましたが、予約変更の際の時間の短縮にもつながりますし、ほんの少しの設定でケアレスミスを減らすことにもつながります。おまけに、紙もペンも修正テープ代もかかりませんし(笑)、経費面でも時間面でもコスト削減に繋がると思いますよ！

本日は、お忙しい中取材にご協力いただき、誠にありがとうございました！これからも、歯科医院に寄り添った予約システム・経営管理システムとしてアイディアを提案してまいります。

詳細はお問い合せください！