導入前は、どのようなことでお悩みでしたか？

当院では、次回治療の予約、予約日時の確認、 キャンセル、日時変更などを主に電話で行っていました。また、患者様の予約日程管理は、紙のアポイント帳に手書きで行っていましたので、 電話をしながらアポイント帳を探して、その中から該当する患者様の情報を探し、さらに棚に閉まってあるカルテから次の治療内容を確認するというような状況で、患者様をお待たせしてしまうだけでなく、スタッフも電話対応にかなりの時間が取られてしまっていました。

Webから予約が入った場合は、FAXで内容が送られてくるシステムを入れていましたが、 こちらもうまくいっていませんでした。ご希望の時間帯が、紙のアポイント帳と予約が重なってしまうこともあり、日程の再調整をしないといけないことがあったんです。

そういう場合は、患者様に日程調整のご相談でお電話するのですが、つながらないことも多かったです。 予約された日時が迫っても連絡が取れなかったり、ご希望の時間帯で予約できないことが理由で見送られることがあったりと、せっかく予約してくださった患者様のご希望にお応えできないこともありました。

例年12月には、新患・急患が多くなる傾向があり、予約管理だけでも慌ただしくなるので、それまでには新たな仕組みを整えておかなければと考えていました。

導入の経緯と決め手について教えてください

Apotool & Box は、日本歯科新聞社、月間アポロニア「院長夫人の出番です」でおなじみの株式会社グランジュテ代表の丹野祐子様からのご紹介で知りました。早速、ストランザ社に連絡して営業の方に来ていただき、Apotool & Box の機能や操作方法などについて説明してもらいながら、画面や操作感を確認して、これなら自分もスタッフも使いやすそうですし、これまでの課題を解決してくれるシステムだと感じました。操作が全てシンプルで分かりやすいのが、とても気に入りましたね。

当院では、3社のシステムを比較しましたが、画面の見やすさと費用面、今後データ化していきたい技工物の管理が可能点が決め手となりました。

歯科医院で設備投資できる優先順位はユニットが最優先で、それと同等の費用がかかる他のメーカーA社のシステムは導入に踏み切れない。アポイント管理にそこまでの費用を割くのは難しい。

また、別のメーカーB社は、初期費用が約100万円とメーカーA社よりは安いが、その費用に応じたシステムとは感じられないし、技工物の管理で技工所の登録が1か所しかできないことがネックでした。技工所によって技工物の納品日が異なるのに、その納期を1つしか登録できないと不便です。

Apotool & Box は、画面のUIがoutlookのスケジュール管理と画面構成が似ており、操作感と画面の見やすさもスタッフに好評で、さらに技工物の複数管理も可能でした。また、勤怠管理において、当院ではタイムカードで各スタッフが打刻したものを集計して給料の支払いを行っており、給料が20日締めの25日支払いなので、間に祝日が入ると作業時間が少なくなり、とても大変でした。Apotool & Box は、勤怠連携までできるので、とても嬉しいですね。

導入から1年半が経過しましたが、ご状況に変化はありましたか？

受付での業務が大幅に改善されましたね。患者さんから予約の電話がかかってきた来た時に、カルテを探す手間が省けたのは大きいです。Apotool & Box だと患者検索機能を使えば簡単に検索ができて、受付業務が非常にスムーズになったと実感しています。

また、各ユニットのタブレットで、Apotool & Boxの同じ画面を皆それぞれ見ているので、リモートでもインカムでお互いに状況を確認しながら対応することができています。日毎メモも活用しているので、わざわざ口頭で伝えなくても、皆で情報を共有できているので、スタッフ間のコミュニケーションもとてもスムーズになりました。

休日や、学会などで海外にいる時も、いつでも状況を確認できるのもいいですね。自分が治療した患者さんが急患で入ったりした場合も、こちらから気付いた時に医院に連絡して、詳細を確認したり、スタッフに指示を出したりできるので、とても便利です。

詳細はお問い合せください！

WEB予約システムの使い心地はいかがですか？

新患の方が多く、特に20代、30代の患者さんが一気に増えました。ただ、WEB上で簡単にキャンセルすることもできるので、雨が降ったりするとキャンセルされてしまうこともあります。ですが、そういう方は、せっかく来院いただいても、長続きしないことが多いんですよ。痛い時には必死に探して予約を取るんですが、痛みさえ引けばもういいや、というような患者さんが、若い方を中心に多いです。

そういう患者さんがいると、本当に困っている人を助けられなかったりするので、当院では新規の患者さんの場合は、WEB上で予約の変更ができるのは2回までに設定し、それ以降は電話してもらうようにしたり、元々キャンセルの多い方の予約は、一旦架空のユニットに入れるなどの工夫をしています。そうすると、必然的にちゃんと通ってくれる方だけが残っていきます。

患者さんの管理がしっかりできるようになったので、もうアポツールがなくなっちゃたら、本当に困ります。全てこのシステムに依存してしまっていますので！

患者管理機能は使用されていますか？

キャンセル率は特によく見ていますね。キャンセルをする人のパターンも見えてきています。例えば、キャンセル率が大体20％程度の人は、4回に1回は来なかったり、しばらく来なくて途中でひょっこり来たりします。4回続けて来たから、次はキャンセルするだろうと思っていると本当にキャンセルしたり。株の変動みたいですよね（笑）。

そういう方は、治療を細分化するようにしています。通常30〜40分の治療を3回で終了するものを、そういう方の場合は、終了までの回数を多くして、1回の治療時間を短くします。そうすることで、ちゃんと来てくれている方を優先することができます。もちろん、きちんと来てくれるようになれば、通常のまとまった治療時間に戻しますよ。

ただ患者さんの数を増やすよりも、ちゃんと通ってくれる患者さんを大切にする方が、医院の効率やクオリティ、そして売上も上がります。

また、遅刻をされた場合は、その日は時間内でできるところまでやって終わりにしています。そうすることで、遅刻をすると、患者さんがマイナスになってしまう仕組みにしているんです。Apotool & Box では、何分遅刻しているのかすぐに見れるので、よく遅刻される方には、予定時間の10分前の時間をお伝えして、時間になったらすぐにお電話をするようにしていますね。患者さんの教育も、とても大事なことだと思います。

このように、医院のスタイルを決めてApotool & Box を運用すると、非常に効率のいい回し方ができますよ。

今後、当社に期待すること、ご要望があれば教えてください

外国人の患者さんもいらっしゃるので、WEB予約が英語も対応してくれるといいですね。通常のWEBサイトのように、「English」をクリックすれば、ボタンや文言が全部英語に変わるというような形になるといいですね。今は、電話かメールで予約していただいているので、予約が完了するまでに複数回のキャッチボールが発生し、結構時間がかかってしまっています。オリンピックに向けて、是非お願いします！

本日は、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。Apotool & Box を非常に上手く活用し、効果を実感してくださっていること、大変嬉しく思います！いただいたご要望もしっかりと受け止め、より良いサービス作りにつなげてまいりたいと思います。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします！

詳細はお問い合せください！