アポツールを導入する前は、クリニックにどのような課題がありましたか？

金澤先生：受付のスタッフがなかなか定着せず、業務が回らない状況が続いていました。

2040年問題に関連して人口が今後も減少することを考えると、現在は3人必要な受付エリアの業務を、最終的には1人で回せるようにしたいと考えています。

当院には、1日で約100名の患者さんが来院しておりますが、それに対して3人体制の受付では生産効率が悪いと感じています。

この状況を改善するために、アポツールやAI電話を導入し、人手を減らすための解決策として活用できればと思いました。

平和歯科クリニック 院長 金澤 徳幸 先生

以前は、どのように受付業務を行っていたのですか？

金澤先生：以前は、他社の予約システムを使っていました。予約システムとして概ね満足していましたが、拡張性が低いことが気になっていました。

受付スタッフの退職により、受付の人数が不足して業務が回らなくなってしまったこともあり、そのタイミングでアポツールへの切り替えを検討し始めました。

アポツールを導入する決め手となったのは、どのような部分でしたか？

金澤先生：アポツールを見たとき、非常に多くの機能が展開されており、特に診察券アプリ内で患者さんが予約やキャンセルを行えることと、AI電話が受付の省人化に大いに役に立つと感じました。

また、将来的にサブカルテを電子化することも考えていたため、サブカルテ機能「Medical Box Note」があることも魅力的でした。

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アポツールで気に入っている機能があれば教えてください。

工藤さん（受付スタッフ）：アポイントの空き枠の検索機能を重宝しています。患者さんの希望日時を踏まえて、ドクターや衛生士ごとに空いている時間を簡単に見つけられるのが非常に便利です。以前のシステムよりも、シンプルに予約が検索できるようになりました。

金澤先生：実は、受付のメンバーが離職してしまったタイミングで衛生士スタッフにも受付業務に入ってもらうようになりました。

受付業務には精通していない衛生士スタッフでしたが、この検索機能によってスムーズに予約業務ができているようです。

普段、クリニックではアポツールをどのように活用されていますか？予約管理、患者さんの管理などで工夫している点があれば教えてください。

工藤さん：受付側と診療室側で、しっかり情報の共有ができることが重要だと考えています。

そのためアポツールを使うときは、伝えたい情報のアイコン、色分け、コメント機能などを活用することで、スタッフ全員が一目で分かるように工夫しています。

コメントは誰が入れたのか分かるようにし、スタッフごとに使う色を決めて、色分けしてコメントを入れるようにしています。

コメントを入れた人がその日いなかったとしても、そのコメントを見れば誰もが状況を把握できることは大きなメリットだと感じています。

アポツール導入によって、どのような効果がありましたか？

工藤さん：アポツールの導入により、誰でも予約が取りやすくなりました。今では衛生士スタッフが定期検診の予約を取ってくれるようになり、受付側の業務量も減っています。それに伴って、患者さんの会計時間や待ち時間も短縮されました。

金澤先生：受付エリアだけでなく、ユニット上でもアポイントを取れるようになったことも大きいです。検索機能も使いやすいため、スタッフ全員が予約を取れるようになりました。これは業務の効率化に大いに貢献しています。

Part2では、診察券アプリの活用方法や導入効果に関するお話をお伺いします。