診察券アプリに対する患者さんからの反応はいかがでしたか？

多くの患者さんは抵抗なく利用してくれていますが、ご高齢の方にとっては少し難しい場合もあります。

どうしても難しい場合は、以前の紙の診察券を利用し、次回予約日は付箋で代替して管理しています。

ですが、実際のところ紙の診察券を使用する方は全体の1割から2割程度で、逆に8割ほどは診察券アプリを利用しています。診察券アプリの導入当初は、患者さんへの普及に苦労すると思っていましたが、意外にもご年配の方も含めて多くの患者さんが診察券アプリを使いこなしていると分かりました。

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診察券アプリを導入したことでどのような効果が得られましたか？

金澤さん（歯科衛生士リーダー）：現状、定期検診は診察券アプリから予約できるように設定しています。患者さんの中には「3ヵ月後の予定なんて分からない…」とおっしゃる方もいるのですが、予定が分かり次第、診察券アプリから予約を取っていただくことで、スムーズな予約取得につながっています。

工藤さん（受付スタッフ）：あとはチェックイン機能によって患者さんが来院された際のオペレーションが変わりました。今までは、患者さんが来院されたらお迎えをして診察券をお預かりしていましたが、診察券アプリを導入したことで、患者さん自身でQRコードを読み取ってチェックイン（来院受付）をしてくれるので、その対応が減りました。

金澤さん：電話対応中の場合、患者さんが来院されてもご挨拶や診察券を受け取るといった対応ができないので、そういった場面でも助かっています。

患者さんへの案内の仕方など、工夫しているポイントがあれば教えてください。

工藤さん：診察券アプリのメリットをお伝えするようにしています。2日前に予約日時のリマインドが送られることや、自動チェックインができて楽になることをお伝えしています。

金澤さん：やはり、ご高齢の方だと診察券アプリのインストール作業が難しい場合もあるので、スタッフがスマホをお預かりしてお手伝いするようにしています。インストールさえしてもらえれば、その後は比較的スムーズに使えているようです。

金澤先生：診察券アプリの案内は、スタッフ達がストランザさんから頂いたパンフレットをラミネート加工して患者さんにお見せしています。

また診察券アプリを普及させるコツとして、担当営業の方から『患者さんに対して、紙の診察券から診察券アプリに「変わりました」と言い切ることも大切です。』と教えていただき、それを実践しています。

―診察券アプリの導入率は、どのくらいの期間で8割に達したのでしょうか？

患者さんの健診は3～4ヵ月ごとにあるので、その間に診察券アプリに移行してもらいました。そのため、期間としては4ヵ月くらいです。

アポツールで今後やりたいこと、今やろうとしていることを教えてください。

工藤さん：アポツールには多くの機能があり、すごいと思いますが、正直に言うと、まだ完全には使いこなせていません。現在、活用を進めている途中ですので、使いこなせるようにしたいです。

金澤先生：受付の人数を1人にしていくことを考えると、電話対応の効率化は必要不可欠だと思います。そのため、AI電話の発展には期待をしています！

また、患者さんが診察券アプリ内でキャンセルをできるように設定することで、予約変更・キャンセルに関する電話も減ると思うので、それも今後設定していきたいです。

あとは、サブカルテの電子化も進めていきたいと思っています。他の先生方もよくおっしゃっていますが、膨大な量のサブカルテを探す、しまう作業がかなりの時間を占めています。そのため、この部分を早く改善しなければならないと感じています。

本来であれば、受付エリアでは患者さんへのおもてなしなどを大事にしたいのですが、現在は目の前の業務や急ぎの業務に忙殺されて、できていないというジレンマがあります。

そのため、Medical Box Noteを導入して、サブカルテに関わる業務の効率化を進めていきたいです。

平和歯科クリニックの金澤先生、スタッフの皆様、ご多忙のところ取材にご協力いただき、誠にありがとうございました。今後はMedical Box Noteも導入いただき、ぜひ、受付の1人化計画を実現いただければ嬉しいです。