アポツールを導入された背景を教えてください。

クリニックの開業とともに、アポツールを導入しました。

勤務医時代に勤めていたクリニックでは、紙のアポイント帳で予約管理を行なっていたのですが、アポイントミスが発生する可能性が高く、私はあまり好きではありませんでした。

紙のアポイント帳の場合、キャンセルが出たときに消しゴムや修正液を使って修正しなくてはなりません。また、スタッフがキャンセルをアポイント帳に反映するのを忘れてしまい、アポミスが起こることもありました。

デジタル管理であれば、予約やキャンセル状況など誰が見てもすぐにわかるので、紙のアポイント帳で発生する問題を抑制できると感じていました。そのため、自分が開業する時にはデジタル管理にしようと決めていました。

そして開業のタイミングでディーラーさんからアポツールを紹介していただき、お話を伺ったところ、とても良さそうだったので導入を決めました。

アポツールの導入の決め手となった点を教えてください。

アポツールを導入した決め手は、操作画面を見せていただいたときに、他社のツールに比べて画面が見やすく、直感的に使えるイメージを持てたことが一番のポイントでした。

現在使っているレセコンにも予約機能はあるので、管理できないこともないですが、UIが古く、直感的に使える感じがしませんでした。

飯田橋エトワール歯科医院 院長 森蔭 直広 先生

普段、クリニックではアポツールをどのように活用されていますか？

基本的にすべてのユニットにiPadを完備しており、見やすい場所にもう1台iPadを設置しています。また、受付以外にもパソコンが3台あり、いつでもどこでも誰でもアポツールを確認できるようになっています。 

これにより、次に来院される患者さんやその日の残りの予約状況などを全員が把握できるようにしています。

また、メッセージ送信機能をよく利用します。患者さんへのリマインダーとして使うのはもちろん、何かこちらから連絡が必要な場合に便利です。

当院は患者さんの多くが会社員のため、電話での連絡が取りにくいことがあります。そういったとき、メッセージでやり取りすることで、スムーズに連絡ができるので便利です。

アポツール導入によって、どのような効果がありましたか？

予約の調整がしやすくなりました。紙のアポイント帳の場合、キャンセルや新しい予約が入ると、一目で状況が把握しにくいです。

アポツールなら「この時間が空いている」「こういう処置がある」といった情報を一目で確認できます。そのため、アポイントの調整や空いている時間への予約の追加が、紙のときよりも簡単になりました。

アポツール本体の詳細はこちら

ランク分け機能をかなり活用されているようにお見受けしますが、何か工夫していることはありますか？

当院では、患者様のキャンセルや遅刻の頻度に基づいてランク分けを行い、ランクごとに予約の時間帯や枠数を調整しています。無断キャンセルや頻繁なアポイント変更が少なく、定期的に通院される患者様を大切にしたいというのが当院の方針です。自費診療が多いかどうかに関わらず、時間通りに来院し、継続して通ってくださる患者様を予約時に優先しています。

例えば、Aランクの患者さんは無断キャンセルがなく、キャンセルの場合でも2日以上前に連絡してくださる方々です。このルールは、患者さんの利便性を向上させるだけでなく、スタッフの働きやすさにも寄与しています。自費診療の患者さんであっても、頻繁にキャンセルや遅刻をされると、スタッフの負担が大きくなります。そのため、当院では売上に関係なく、キャンセルや遅刻の頻度を基準に予約調整を行っています。

このルールは患者さんの利便性だけでなく、当院で働くスタッフの働きやすさにもつながると考えています。

自費診療が多い患者さんであったとしても、キャンセルや遅刻を頻繁にしてしまう方への対応はスタッフの負担が大きいです。

そのため、売上に関わらずキャンセルや遅刻の頻度を基準にして予約の調整をすることにしています。

さらに、当院は働きやすい環境を整えることが重要だと考えています。スタッフが長く働ける環境を提供することが、質の高いサービスの継続につながるからです。

Medical Box Noteを導入された理由を教えてください。

患者さんの診療録を一元管理したかったことと、都内ということもあり物理的にカルテを保管するスペースがなかったため、カルテ棚がいっぱいになるなと思いました。そのため、Medical Box Noteの導入は不可欠だと感じました。

他社製品とも比較検討はしましたが、やはりアポツールと連動できる点で、Medical Box Noteが魅力的でした。 

現在Medical Box Noteでは、診療録や治療内容のサブカルテ、衛生士の実地記録、同意書、お薬手帳などをスキャンして管理しています。

Medical Box Noteの使い勝手や、便利だと感じている点を教えてください。

直感的に使えるので、他のシステムのようなテキスト入力よりも使いやすいです。紙のカルテとあまり変わらない感覚で利用できます。

また、定型文などもよく使っています。例えば、衛生士の記録や業務記録ではプラークが多いとか磨きにくいなど、同じような指導をすることが多いです。そのため、定型文を使うことで、記録にかかる時間を短縮できます。

あとは、休診日にWeb予約が入ることがあるのですが、その際、患者さんには「ここが痛い」など、詳細を記載してもらうようにしています。Medical Box Noteではパノラマの画像を見られるため、外出先で確認したり、前日に患者さんの詳細情報を把握したりできるため、かなり活用しています。

Medical Box Noteについてはこちら

紙のサブカルテをデジタルに移行するまでの期間は、どのくらいでしたか？

すべてのサブカルテを1ヶ月ほどで取り込みました。

ScanSnapを2台購入し、スタッフ全員でデータの取り込みと仕分け作業を行いました。

またデジタル化にはトライアンドエラーがつきものですからMedical Box Noteの仮運用を行って、その後、問題ないことを確認し、紙のサブカルテなどをレンタルボックスに保管しました。

診察券アプリを導入されたきっかけを教えてください。

診察券アプリに変えようと思ったきっかけは、診察券を渡すときに書き間違いがあったことや、それほど多くはないですがアポミスもあったことからです。

また、カードの診察券の場合、毎回裏面にシールを貼る作業があり、その作業が非効率的だと感じていました。

診察券アプリの詳細はこちら！

診察券アプリに対する患者さんからの反応はいかがでしたか？

患者さんからの抵抗はほとんどなく、当院から「診察券はなくなり、アプリに移行します」とお伝えし、患者さんには受付でストランザのマニュアルやリーフレットを参考に、その場でアプリ登録をしていただきました。現在、診察券アプリの登録率は99%に達しています。

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診察券アプリを導入したことでどのような効果が得られましたか？

受付側でのアポミスが確実に減少したと感じます。また、診察券アプリでは無料でメッセージを送れるので、予約の変更などがある際に役立っています。

基本的にはWeb予約を促進しているので、診察券アプリの予約機能は多くの方に利用されています。電話で直接予約をする患者さんも少なくなりました。

電話での予約があった場合も、その次からは診察券アプリから予約していただくようにご案内をしています。その結果、元々電話で予約をしてきていた患者さんも診察券アプリの利便性を理解してくださり、徐々に電話での予約が減ってきています。

今後アポツールに期待することがあれば教えてください。

今後ストランザさんがどんな素晴らしいサービスを開発してくれるのか大いに期待しています。
欲を言えば、当院のような規模が大きくないクリニックでも使えるような機能が増えたら嬉しいなと思います。

飯田橋エトワール歯科医院の森蔭先生、ご多忙のところ取材にご協力いただき、誠にありがとうございました。デジタルに特化したクリニックということで、アポツールを使いこなしてくださっていることを大変光栄に思います。
今後もアポツールをご活用いただき、生産性の向上や患者さんの満足度向上につなげていただければ何よりです。

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