Apotool & Boxを導入された経緯を教えてください。

もともと、紙のアポイント帳を見やすい様に工夫しながら使っていましたが、アポイント帳は一つしか無く、受付窓口で受けた予約と電話によるアポイントのバッティングが起こる事も少なくありませんでした。そういう時は、先にいらした方から診療しますが、最終的に他の患者様をお待たせしてしまう事もありました。

Apotool & Boxを知ったのは、会計士から「分かりやすくて、使いやすい」と薦められたのがきっかけです。クラウド上でデータを管理することで“いつでも・誰でも使える”という点が気に入り、導入を決めました。紙のアポ帳からシステムへ移行する時に、戸惑うスタッフもいるだろうと心配しましたが、画面が見やすく感覚的に操作ができるためか、導入後2週間もすると皆、すいすいと作業していました。

Apotool & Boxは、自動でリアルタイムのデータに更新されるので、導入後はアポイントのバッティングも起こら無くなりました。特定の日時にアポイントを入れたくない時は、ブロック作成機能を使います。院長の私には診療以外の予定も多く、この機能はとても便利です。外出先で携帯から予定を登録しても、瞬時に院内にその情報が共有されるので安心です。

Apotool & Boxを使用して良かったことは？

システムを導入する前、紙のアポイント帳には予約以外にも、キャンセルやクレームの多い患者様の情報を書き込んだり、色々と工夫を凝らしていました。それなりに使いやすいアポ帳でしたが、書いたり消したりに時間が掛かりますし、記入漏れや文字の読みづらさなど、紙でのアナログなアポイント管理には限界がありました。

Apotool & Boxを導入してからは手で書き込む手間が減り、それだけで大幅な時間短縮になりました。電話でのお問い合わせ時にも、保留ボタンを押さずに通話したままシステムを操作し、スピーディに対応できています。

患者様の特徴をアイコンで表現できるアイデアもいいですね。例えば「キャンセル常習者」のアイコンが付いた患者様の予約では、予備のチェア枠にもアポイントを入れておくことで、キャンセルされた場合のリスクを減らす事ができます。アイコンひとつで、効率的かつ高度なアポイント管理が可能になりました。これは、とても便利な機能だと思います。

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技工物管理（オプション機能）を利用された感想は？

以前、患者様の来院当日に技工物が納品されていないという事件が起きました。せっかく来ていただいたのに、セットする物自体が無いのでは、どうしようもありません。患者様には申し訳ないし、医院にとっても大きなデメリットです。技工物を依頼している業者は複数あり、納品の日時や受け取りの方法も様々なので、忙しくなると管理が煩雑になる傾向にありました。そういった状況でもミスが起こらない様にするには、何かしら環境を整備する必要があると、常々感じていました。

そこで、Apotool & Boxの「技工物管理（オプション機能）」を使ってみました。「未検収 → 検収済 → セット済」という風に、検収のフェーズを患者様と予約に紐付けて確認できるので、検収の漏れも無くなりましたし、どの患者様にセットしているのかも把握できています。操作はボタンを押すだけなので、スタッフに負担を掛けることなく確実に検収できるようになり、とても助かっています。

医院経営について、改善したい点はありますか？

何か改善点を探す時は、マイページを眺めます。リコール率やキャンセル率など、自動で算出された様々な情報が一つの画面に整理されていて、分かりやすい。中でも「中断患者診療メニュー トップ10」は興味深い。最近、その中でもスケーリングの中断率が、突出して高いことに気が付きました。これまで、スケーリングの予約は時間を長めに取っていたので、キャンセルされると無駄になる時間もその分長くなります。積み上げるとそのロスも大きな物になるので、今後はアポイントを取る際に時間を調整したり、キャンセルや次回予約が未定となった患者様には連絡して追いかける等、対策を打って改善していきたいです。

これからApotool & Boxを使おうと思っている医院様へ、一言お願いします。

現在、紙のアポイント帳を使っている医院さんは、間違いなく診療の流れがスムーズになると思います。また、Apotool & Boxはチェアの多さに関係無くメリットが得られますし、さらに忙しい医院さんである程メリットも大きくなるシステムです。

実は私自身、システムより紙の方が良いと思い込んでいました。以前、他システムの導入を検討したこともありますが、結局そのシステムだけでは必要な情報が足りない事が分かり、手書きで補足するくらいなら、紙のアポ帳で十分だと思ってしまったんです。Apotool & Boxは全く違いました。便利で使い勝手が良く、とても役に立っています。これからも使い続けたいと思います！

師走のお忙しい中、ありがとうございました。これからも、医院様に寄り添ったアイディアを提案して参ります。

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