Web予約はコロナ以前からご利用いただいていたのでしょうか。

当院ではもともと、新規の患者さんやメンテナンス患者さんのみがWeb予約を利用できるように設定していました。

ですが、コロナ禍に開催されていたストランザさんのWebセミナーをきっかけに、再診の患者さんやキャンセル後の再予約もWeb予約でできると知り、運用を見直しました。

実際に運用を拡大してみると、見学に来られた先生方から「電話が全然鳴らないですね」と驚かれるほどに、電話対応が減りました。

特に矯正相談に関しては、現在95％以上がWeb予約経由で、電話でのやり取りは最小限に抑えられています。

河底歯科・矯正歯科様のWeb予約画面

さらに、データを分析したところ、Web予約の導入以降、治療の中断率が改善されていることが分かりました。

当院の診療時間は9時から18時ですが、特に働き盛りの中年男性など、日中に電話をかける時間が取りにくい層にとっては、24時間いつでも予約ができるWeb予約は非常に便利な手段となっているようです。

もちろん、医院との相性が合わなかったなどの理由で来院が途絶えるケースはゼロにはできませんが、予約が面倒で通院が途絶えてしまっていた方の来院率については、確実に向上したと感じています。
 
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ちょうど数値の話も出ましたが、経営分析ツール「Intelligence」もDX化の一環として導入いただいたかと思います。導入のきっかけについて教えていただけますか？

ある時、ストランザの営業の方にお会いした時に、「Intelligenceを使われていないのは、アポツールの機能の半分しか使っていないようなものですよ」と言われたことが大きなきっかけです。

その時はまだ、予約システムをデジタル化したことに満足していて、正直なところ数値管理はあまり重視していませんでした。

でも、その一言がすごく引っかかっていて、「Intelligenceを入れたら、もっとすごいことができるのかもしれない」と思うようになりました。

すぐに導入を決めたわけではありませんでしたが、アポツールの使い勝手が非常に良かったこともあり、思い切ってこのDX化のタイミングでIntelligenceも導入することにしました。

経営分析ツール「Intelligence」のサンプル画面

特によく確認している数値などはありますか？

毎日欠かさず見ているのが「売上予測」です。これがあるおかげで、月の目標達成に向けた日々の進捗を正確に把握できます。

当院が14期連続で右肩上がりの成長を達成できているのは、この機能のおかげといっても過言ではありません。

また、ドクターや衛生士ごとの売上データは人事評価にも活用しています。

さらに最近ではネット戦略やSNSにも力を入れているため、施策の効果測定として「流入経路分析」も見るようにしています。

Intelligenceの導入効果はいかがでしょうか。

Intelligenceでは、自動でデータが集計されるという点に大きな価値を感じています。人の手で集計しようとすると時間もかかりますし、ミスも発生しやすいです。

私自身、DXを推進するうえで大切にしている考え方がありまして、それは「頭を使わない作業からスタッフを解放してあげたい」ということです。

多くの人が、単調な作業を繰り返すのはあまり好きではないと思いますし、そうした業務が続くことでモチベーションの低下や、場合によっては離職につながってしまう可能性もあると考えています。

数字の集計もその一つで、ヒューマンエラーのリスクもありますし、何より非効率です。そういった業務を自動化できたことは、非常に大きな効果だと感じています。

矯正歯科ならではの視点で、特に役立っている機能があれば教えてください。

当院では、矯正相談の際に「Medical Box」を活用しています。

撮影したパノラマ写真やセファロなどは、撮影後すぐにその患者さんのデータに紐づけられ、すぐに閲覧できる状態になります。

また、口腔内写真もMedical Boxに簡単に取り込むことができ、アポツール上でそれらの画像を画面に表示しながら、矯正相談を進められるのがとても便利です。

画像・動画管理「Medical Box」のサンプル画面

以前は、パワーポイントなどを使って、スライドにパノラマ写真や口腔内写真を貼り付け、簡易的な資料を作成して患者さんにプレゼンしていました。

しかし今では、Medical Boxを活用し、アポツール上でそのままプレゼンができるようになったため、資料作成の手間が大きく減りました。

口腔内カメラやレントゲンとの連携もされているようですね？

以前、別の画像管理ツールを利用していた時は、撮影後にスタッフが手作業で画像を仕分けしていました。

Medical Boxを導入してからは、患者情報と紐づいて画像が時系列で自動的に整理されていくようになり、画像管理にかかる手間が大幅に削減されました。

また松風社のアイスペシャル、シロナ社のレントゲンをMedical Boxと連携しており、撮影したらすぐにMedical Boxに反映されるので、取り込み作業自体が不要になりました。

※Medical Boxに保存したレントゲン画像や口腔内写真をサブカルテに貼り付けて資料作成が可能

さらに、口腔内画像やレントゲンをそのままサブカルテに貼り付けることもできるため、矯正相談時の説明や治療内容などを、画像と手書きメモでわかりやすく記録しておくことができます。

後から「どういう説明をしたか」をわかりやすく確認できる点も非常に便利だと感じています。

電子サブカルテ「Medical Box Note」導入のきっかけについて教えていただけますか？

元々サブカルテの電子化は進めたいと思っており、他社のサービスを1か月試してみたこともありました。

しかし、予約管理との連携がなく、患者さんの情報を登録するところから始めなければならず、その手間が大きなネックでした。

そんな中で、ストランザさんが電子サブカルテをリリースする予定だと聞き、「ストランザさんのことだから、きっと予約管理としっかり紐づくはず」と期待し、リリースを待つことにしました。

そして、リリースされたタイミングでiPadも準備し、迷わず導入を決めました。

Medical Box Noteの導入前はどのような課題があったのでしょうか。

毎日のカルテの出し入れに多くの時間と手間がかかっていました。今振り返ると、カルテの出し入れ作業の時間や収納場所自体が無駄だったと思います。

それから、私が院長室に何冊かカルテを持ち込んで、患者さんの治療方針を考えていたりすると、スタッフから「〇〇さんのカルテが見当たらないんですが…」と声をかけられ、実は私が持っていたということもよくありました。

今では、必要な情報はすぐに検索・閲覧できるため、そうしたトラブルもなくなり、本当に便利になったと感じています。

紙カルテ時代と比べて、業務フローの中で変化を感じる場面もありますか？

以前は患者さんが来院された際、受付スタッフがわざわざカルテを診療室まで持ってきて、「〇〇さん、来られました」と声がけしていたんです。

現在は、患者さんの来院状況やカルテ情報をパソコンからリアルタイムに確認できるため、そうした作業は不要になりました。

スタッフ間のやり取りも、インカムとパソコンで完結するようになり、情報共有が格段にスムーズになったと感じています。

「来院状況」画面では、患者さんのステータス（例：治療中、会計待ち）が確認できる

Medical Box Perioは普段どのようにご活用いただいていますか？

歯周病ポケットの検査結果を紙の用紙に手書きで記録していましたが、現在はMedical Box Perioを使ってデジタルで管理しています。

当院では、新患の方には初診時に一通りの資料取りを行っており、その中にはポケット測定、口腔内写真の撮影、口腔内スキャナーによるスキャンなどが含まれています。これらのデータはすべて、患者情報と紐づいた形でMedical Boxに自動的に格納されます。

次回来院時には、TC（トリートメントコーディネーター）がカウンセリングを担当するのですが、その際にMedical Box上のデータを活用し、視覚的にわかりやすく患者さんに説明を行っています。

導入によって、業務にはどのような変化がありましたか？

以前は、カウンセリング時の説明用資料をパワーポイントなどで毎回手作りしていました。

検査で得た写真や歯周病の測定データをスライドに貼り付け、患者さんごとにオリジナルの資料を作成していたため、1人分の資料作成に平均30分はかかっていたと思います。

現在は、Medical Box上のデータをそのまま画面に表示して説明できるため、カウンセリングの準備時間が大幅に削減されました。

アポツールの進化について、どのように感じていらっしゃいますか？

アポツールを導入してから、もう何年も経ちますが、本当に日々進化しているなと感じています。最初に導入したときから便利なツールだと思っていましたが、それだけにとどまらず、「もっとこうなったらいいのに」と思うような部分が、次々と実現されていく。そのスピードが本当に速いんです。

他社さんのツールと比べても、開発力や対応スピードは圧倒的だと感じますし、開発にきちんと投資されているんだなという印象もあります。

当院のDXの取り組みの中で、アポツールはまさに“幹”となる存在です。そこを中心にして、いろんな取り組みが枝葉のように広がっていっている感覚ですね。導入してよかったと心から思います。

河底歯科・矯正歯科の河底先生、河底（香）さんには過去に弊社セミナーで院内DXについてお話いただきました。ぜひ一度ご覧ください。

河底歯科・矯正歯科の河底先生、河底（香）さん、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います！