Apotool & Box ご導入の経緯について教えてください

付き合いのあるメーカーの担当者さんからご紹介いただきました。以前もこういった予約システムを検討したことがあったのですが、あまりにも煩わしくてやめたことがあったのですが、今回改めて紹介していただいて、コストも意外に安かったこともあり、導入を決めました。IT導入補助金制度も活用しましたよ。

ご導入前に悩まれていたこと、課題に感じられていたことはありますか？

受付は3、4人いるのに対し、紙のアポ帳は1つしかないので、同時に予約状況が見れないというのが悩みでした。また、患者さんから次回の予約日時について確認のお電話があった際に、該当の患者さんを探すのにも時間がかかっていましたね。

キャンセルが出た場合も、手書きのアポ帳だと書いて消しての繰り返しで、時間がかかっていましたし、スタッフによって書き方が違うので、見づらかったです。

ご導入後の状況はいかがでしょうか？

今は、予約状況がいつでもどこでも見られるので、とても楽になりましたね。クラウドなので、複数のスタッフで同時に見ることができます。探したり、手書きで書いたりといった作業負担が軽減し、予約日時の確認やお会計の際に、患者さんを長くお待たせすることもなくなりました。

予約の登録もスムーズで、治療内容をメニューから選べるので、予約状況の画面が画一化され、見やすくなりました。

当院はドクターがたくさんいるので、以前は受付スタッフが処置内容や時間を考えてアポを取っていたのですが、急患が入った際に予約が埋まっている場合、どこに入れたらいいかとか、絶妙なアポを取れるかという不安がありました。今はApotool & Box の画面上でマス目ゲームのように埋めていくようにしているので、バッチリ入るようになりましたよ！

受付スタッフがシステムを使うのに慣れてないので、導入後は大変かなと思いましたが、今となれば何が不安だったのか忘れてしまったくらいですね。みんなもう問題なく使いこなしているから、紙には戻れません。本当に使い勝手いいですよ。

今後使ってみたい機能や、当社に期待することなどありましたら、お聞かせください

まだアポを入れる以外の機能をあまり使いこなせていないので、少しずつ、スタッフ全員が他の機能も使いこなせるようにしていきたいですね。特に、Apotool & Box のおかげで、キャンセルや遅刻の多い方が大体わかるようになってきたので、そろそろ対策を考えていきたいと思っています。

また、今は別のWEB予約ツールを使っているのですが、Apotool & Box と連携が取れていないので、こちらで予約状況を確認してから、お電話でご連絡するという二度手間が発生しています。Apotool & Box のWEB予約機能を使って、効率化していきたいです。

メッセージ送信や診察券アプリなど、まだまだ使える機能があると思うので、段階的に、次はこれをやりましょう！というような感じで、案内をいただけると助かりますね。

高木先生、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。診察券アプリや新機能のメディカルBOXなど、様々な機能を皆さんに使いこなしていただけるよう、しっかりとサポートさせていただきます。引き続き、Apotool & Box をどうぞよろしくお願いいたします！