アポツールを導入する前は、クリニックにどのような課題がありましたか？

院内でのアポイント帳の取り合いや患者さんが予約を忘れてしまうといった課題があり、どうにか改善したいと考えていました。
そのような中、歯科コンサルの方にアポツールを紹介していただき、興味を持ち始めました。

アポツールのどのような点が良いと感じてご導入いただけましたか？

当院では、ドクターが患者さんの治療を行い、その後、衛生士が臨床を行う集中治療の形で進めています。そのため、患者さんの予約もドクターと衛生士の両者のスケジュールを加味する形で調整しなくてはならず、従来の予約管理では調整がしづらい状態でした。

アポツールはそういった予約も取りやすく、また操作が簡単だったため、初めて操作する人でも簡単に使えそうだと感じたことが導入の決め手となりました。

北千住すずらん歯科 理事長 大平 晃 先生

普段、アポツールをどのように活用されていますか？

当院では、ユニットサイドでiPadから直接予約を取るようにしています。実際に治療にあたっているドクターや衛生士が、「次はこういう治療をしましょう」と今後の治療方針を伝えながら次の予約を決めていくことで、キャンセルを減少させ、受付の混雑も抑制できると考えているからです。

アポツールを導入したことで、そういったコミュニケーションの部分も改善されたと思います。

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アポツールで気に入っている機能があれば教えてください。

メッセージ送信機能は便利だなと思います。例えば技工物が間に合わない場合、患者さんへ「午後に変更してください」とメッセージで伝えることが可能です。電話がつながらないときでもメッセージで対応できます。

また、Medical Boxと診察券アプリの連携機能を使うことで、資料の送付なども簡単に行えるようになり、患者さんとのコミュニケーションの活性化につながっていると感じています。

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Medical Box Noteの導入によって、どのような効果がみられましたか？

場所を問わずサブカルテの内容を確認できるのが便利だと感じています。

サブカルテを通じてすべてのスタッフが患者さんの情報を確認できるので、医療事故を防いだり、患者さんに最善の治療を提供したりするのに役立っています。

また、自宅でサブカルテの内容を確認できる点にも大きなメリットを感じています。私は本院と分院を行き来する日が多いのですが、他の勤務医が行っている治療内容をMedical Box Noteから把握し、指示を出せるようになりました。

Medical Box Noteで管理されている書類は、どのようなものですか？

オペを行った患者さんのサブカルテには、オペ写真や実際に使用した器具などの記録を入れるようにしています。

あとは、問診票も取り込んでいます。患者さんが分院で治療を受けることもあるのですが、その際の情報共有・確認がしやすくなっています。

一方で、自費診療については、従来の紙のカルテファイルがあったほうが、治療費の支払い状況の確認がしやすいので、カルテ棚で管理しています。

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患者さんに診察券アプリをインストールしてもらうために、どのような施策を行いましたか？

初診時に、スタッフが作成した診察券アプリの案内冊子を使って案内をしています。問診票を必ず書いていただくので、その流れで診察券アプリのインストールや設定を行なってもらっています。

時々ご年配の方で設定が難しいという方もいらっしゃるので、その際にはスタッフがスマホをお預かりして設定を行うこともあります。

多くの患者さんから「便利で良いね」と好評を得ています。

診察券アプリを導入したことでどのような効果が得られましたか？

患者さんが複数の予約を取っている場合でも、診察券アプリから次回の予約日を確認できるので、予約のうっかり忘れの防止につながっているようです。

また、前日にリマインドメールをお送りするようにしたことで、キャンセル率も減少しました。

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アポツールを今後、どのように活用していきたいですか？

現在、カリエス検査や歯周病検査の結果は、別のソフトから印刷して渡しています。今後は、アポツールからそのまま送れるようになると嬉しいなと思います。

またMedical Box Noteに音声の記録が取れるようになり、さらにはその内容が文字起こしがされるといった機能ができたら良いですね。そうすることで記録の手間を省けますし、患者さんとの言った言わないなどのトラブル防止にもつながるかなと思います。

あとは今後、アポツールと技工所の連携が強化されることを期待しています。現在はLINEで技巧所に写真を送り、補綴物の相談をしています。今後は技工指示書をクラウド化して運用しようとしているので、このシステムとアポツールが連携したら嬉しいです。

大平先生、ご多忙のところ取材にご協力いただき、誠にありがとうございました。アポツールやMedical Box Noteへの様々なご要望もいただけましたので、サービス強化に努めてまいります。今後もアポツールをご活用いただき、さらなる生産性・サービスの質の向上に貢献できれば幸いです。

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