電子サブカルテ「Medical Box Note」導入のきっかけについて教えていただけますか？

紙のサブカルテが大幅に増えてしまい、収納スペースに困っていました。当時、Medical Box Noteはまだリリースされていなかったので、約1年ほど良いツールがないか探していました。

そのような中、ストランザが電子サブカルテMedical Box Noteをリリースするということで、実際の画面を見せていただく機会がありました。

しかし当初のMedical Box Noteはアポツールから独立したツールで、アポツールの予約情報と連携しておらず、利便性に欠ける印象でした。

せっかくアポツールという予約管理機能があるのだから、患者さんの予約とサブカルテの情報を紐づけてシームレスに管理できる方が良いと西島社長にお伝えしたところ、現在の仕様に改善されたため、導入することにしました。

ライフデンタルクリニック 院長 富施 博介 先生

Medical Box Noteの導入はどのような流れで進めたのでしょうか？

何かツールを導入してDX化を進める場合、三段階のフェーズがあると考えています。

第一段階がアナログで行なっていた作業をデジタルに置き換えるフェーズです。具体的には、紙で書いていたサブカルテをそのままデジタルの運用に置き換えてみるなどが当てはまります。

第二段階は、ツールの機能を理解し、自分たちの医院に合った業務フローを模索するフェーズです。そのツールでできることを踏まえて、自分達が実現したいことは、どのような運用にしたら実現できるのか？を考えることが重要です。

第三段階は、ツールを完全に移行し、さらにツールの改善提案などを行うフェーズです。

当院もこの三段階のステップに沿って、Medical Box Noteの導入を進めました。

まず、導入当初は、全ての紙のサブカルテをMedical Box Noteに格納することを目指し、スキャン担当のスタッフを配置して移行作業を行ないました。また、従来の紙サブカルテのフォーマットをそのままデジタル上で運用していきました。

その後、スタッフ達がMedical Box Noteの操作に慣れてきた段階で、Medical Box Noteの機能を活用し、生産性を向上させるために新しい業務フローを検討しました。この時に、テンプレートの改良やフォルダの分け方の見直しなどに取り組みはじめました。

Medical Box Note導入前のカルテ棚

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フォルダ分けなどもこだわった運用をされていると伺っておりますが、どのように活用されていますか？

患者さんごとのフォルダは、治療中に使用する書類を格納する「アクティブフォルダ」と使用しない書類を入れておく「アーカイブフォルダ」に分類をしています。

その中で、ピンクは歯科衛生士が利用する書類、濃い青は検査の書類など、色分けによって一目で何の書類かわかるようにしています。印刷をする書類ではないので、カラーにしていても特に問題はありません。

書類の種類ごとにフォルダを分けると、最新の資料が見つけづらく非効率的だと感じたため、このような運用にしています。

シンプルでわかりやすいですね！スタンプの機能などはどのように活用されているのでしょうか？

例えば、患者さんにお渡しする治療計画書では、すでに歯式フォーマットを準備しており、カリエスの箇所などをスタンプで簡単に記録できるようにしています。

また、歯周病の状態などは（問題なし・歯肉炎・初期歯周病）といった選択肢を用意し、マーカーで線を引くことで対応しています。

この運用であれば1～2分程度で書類の作成が完成します。これはアナログでは出せない利便性だと思います。

患者さんにお渡しする資料は、手書きで記載すると字の丁寧さなどを気にする必要がありますが、スタンプや線を引くだけであれば、誰が作成しても同じクオリティの資料が出来上がります。

さらに、日付と患者カルテ、名前などはテンプレートで設定しておけば、アポツールの情報を自動反映して登録されるので、入力ミスも防げます。

この治療計画書は紙に印刷して患者さんにお渡ししているのですが、書類の上部にQRコードを設置しています。これを読み込むと当院が作った治療説明のページに遷移するようになっており、治療に関して詳しいことを知りたい患者さんは見てくれて、満足度向上にもつながります。

Medical Box Noteについてはこちら

運用が定着するまでにどのくらいの時間がかかったのでしょうか。

当院にはデジタルに苦手意識のあるスタッフもいますが、3ヶ月くらいでMedical Box Noteでの操作には慣れていきました。業務フローの見直しなども含めて、運用が定着したと実感したのは大体半年くらいでしょうか。

テンプレートを作り替える際も、どの行間だったら書きやすいか、見やすいかなどを試行錯誤しましたね。またタブレットやペンシルなどもどれが一番使いやすいのかを色々と試してみました。

その作業は労力のかかるものではありますが、最初に効率の良いやり方を見つけてしまえば後が楽になるので、時間をかけて取り組みました。

デジタルに苦手意識があるスタッフさん達もいる中で、どのように乗り越えられたのでしょうか。

デジタルに苦手意識があるスタッフでも混乱しないように、なるべくシンプルな手順や操作で業務を行なえる業務フローを検討しました。そのためにフォルダ分けもシンプルにしています。

例えば別のアプリを立ち上げたり、患者番号を入力する必要があったりすると、手順が増えますし、ミスの発生にもつながります。しかし、Medical Box Noteはアポツールからすぐに開けて、患者情報なども連携されているのでそういったことも防げていると思います。

Medical Box Noteの導入効果として感じていることを教えてください。

Medical Box Noteを導入することで、紙のサブカルテを全て廃棄し、保管場所を有効活用できるようになりました。また、カルテ出しの手間からも解放されました。

あとは紙のサブカルテを使っていたころは各スタッフがボールペンをユニフォームのポケットなどに入れて持ち歩いていたのですが、それが洗濯時に混入してユニフォームをダメにしてしまうことがよくありました。Medical Box Noteを導入することで、そういったこともなくなりましたね。

過去のカルテがなくなったカルテ棚

今後取り組んでいきたいこと、Medical Box Noteに期待することを教えてください。

現在のMedical Box Note機能の中で、最大限効率的に運用できる方法は考え尽くしたかなと思っていますので、新たな機能の開発を期待しています。現在は新しくなったWeb問診票をどのように当院で活用していくかを模索しています。

Web問診票の詳細はこちら！

Medical Box Noteへの要望としては、TO DOリストが作れたらさらに便利だなと考えています。例えば治療計画書を作成したら、その治療計画の内容がTO DOリストとなり、そのまま予約も取れるようになるといったイメージです。

ライフデンタルクリニックの富施先生、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。Medical Box Noteの機能を最大限に活用し、効率化を追求されている点に大変感銘を受けました。今後も医院の業務の効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います！

詳細はお問い合せください！

既にアポツールご導入いただいている医院様向けには、ストランザは60分のアポツール無料相談会を実施しています。

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渋谷しらゆり歯科

渋谷しらゆり歯科様は東京都渋谷区にあるクリニックで、主に拡大鏡やマイクロスコープを使用した精密な歯科治療を行い、治療後の状態をより良くすることをコンセプトとしています。 今回は、院長の福本健生（ふくもと たけお）先生に、同クリニックでApotool & Box（以下アポツール）をどのように活用しているのか、お話を伺いました。

北千住すずらん歯科

北千住すずらん歯科様は東京都足立区千住のクリニックで、一般歯科、小児歯科、予防歯科、インプラント、矯正歯科、ホワイトニングなどの診療を行っています。矯正治療や顎関節治療を含む包括的な歯科治療を提供してることが特徴で、難易度の高い治療に対しても、各種専門医がチーム医療で対応しています。 今回は理事長である大平晃（おおひら あきら）先生に、同クリニックでApotool & Box（以下アポツール）をどのように活用しているのかお話をうかがいました。