アポツールを導入された背景を教えてください。

以前は別の予約システムを利用していましたが、予約管理のみならず、サブカルテやキャッシュレス決済まで一括管理できる点に、アポツールの大きな魅力を感じました。

予約機能だけであれば他にも選択肢はありますが、将来的な拡張性を考えた際、サブカルテやキャッシュレス決済との連携、データの一元管理などにおいて、アポツールが最も適していると判断し導入を決めました。

医療法人健誠会 増田歯科・矯正歯科
メディカルコンシェルジュ 早川 菜津美 様

特にお気に入りの機能を教えてください。

当院では「ささっとPay」を非常に重宝しており、フル活用している自負があります。

一番のメリットは、患者さんに会計のためにお待ちいただく必要がなくなったことですね。治療が終わったら、待合室でお待たせすることなく、そのままお帰りいただけます。

▼キャッシュレス決済「ささっとPay」の詳細は以下の動画をご覧ください！

「ささっとPay」の具体的な活用方法について教えてください。

当院では矯正治療などで院内分割払いに対応しているのですが、「ささっとPay」の導入前は、その管理に非常に苦労していました。

以前は、患者さんが来院されたタイミングでその場で声をかけて「今月分のお支払いをお願いします」とお伝えしていたんです。

そのため、来院がなければ支払いが滞ってしまいますし、請求管理にも膨大な手間がかかっていました。

ささっとPay導入後は、最初に支払承諾書を書いていただき、毎月26日にささっとPayを通じて引き落としを行う仕組みに切り替えました。

おかげで売上予測も立てやすくなりましたし、何より請求漏れがなくなりました。

患者さんの来院状況に左右されず、管理がしっかりできるようになったのは本当に助かっています。

患者さんへのご案内で工夫されている点はありますか？

当院では原則としてクレジットカード支払いを推奨しており、カード払いをご希望の方には「ささっとPay」をご案内しています。これは自費診療だけでなく、保険診療でも同様です。

他の決済手段を並列提示するのではなく、「クレジットカードはお持ちですか？」とお伺いし、そのままささっとPayへ登録いただく流れを作っています。カードをお持ちでない場合にのみ、例外的に現金払いをご案内する形です。

診察券アプリにカード情報を登録することに、抵抗感を持つ患者さんはいらっしゃいませんか？

一定数いらっしゃいますが、最近は色々なサービスにカードを登録することが一般的になっているため、以前ほど抵抗感を持たれる方は少なくなってきた印象です。

ご案内時には、ささっとPayの決済代行会社が信頼できる企業であることをきちんとお伝えし、安心感を持っていただけるよう配慮しております。

また、あわせて患者さんが利用するメリットもご説明するようにしています。

具体的には、ささっとPayをご利用いただかない場合、高額な自費診療を除き現金のみでのお支払いとなること、一方でささっとPayならクレジットカード決済のため付帯するポイント還元も受けられる点を強調してお伝えします。

こうしたご案内により、多くの方にささっとPayのお得さを実感いただけるようになりました。

さらに、スタッフ全員がささっとPayの説明をできるように院内研修も実施しており、歯科衛生士もアシスタントも、全員が患者さんにご案内できる体制を整えています。

キャッシュレス決済の手数料について、懸念はありませんでしたか？

当院では土曜日に120名前後の患者さんが来院されますが、現在は受付1人で対応しています。これが可能なのは、間違いなくささっとPayがあるからです。

確かに決済手数料というコストは発生しますが、それ以上に受付スタッフを増員せずに運営できているという人件費削減のメリットのほうが、トータルで見れば遥かに大きいと感じています。

他の機能についても伺っていければと思いますが、診察券アプリ「私の歯医者さん」の活用についてはいかがですか？

当院では、診察券アプリのお知らせ機能を使って、月1回のニュース配信をしており、サプリメントの販売にもつながっています。診察券アプリからWebサイトの購入ページへ誘導できるため、ECとの相性も抜群です。

さらに、医療費控除の説明なども診察券アプリを通じて配信しています。これは単なる情報提供だけでなく、説明したという記録が診察券アプリ上に残るため、トラブル防止の観点からも大きなメリットを感じています。

SMSはどのように活用されていますか？

基本的に予約のリマインドやニュースレターなどの配信は診察券アプリで行っていますが、無断キャンセルが発生した際のフォローにはSMSを活用しています。

当院では、無断キャンセルが発生したら、当日中にSMSを送るという運用を徹底しています。

リコールキャンセルなのか、矯正相談に来なかったのか、体調不良でお休みだったのか、など状況に応じたテンプレートを用意して、受付が即座に送れるようにしています。

さらに、文言についてはA/Bテストで試行錯誤しながら、より反応率の高い文面を追求しています。メッセージの最後に予約用URLと診察券番号を載せ、すぐに予約を取り直せる導線を徹底し、離脱を防いでいます。

SMS送信元番号を“医院専用番号”に設定できるようになりました！

こんにちは！コラム担当のTです。 Apotool&BoxのSMS機能に、「SMS 独自番号表示」がオプション機能…

Medical Box Noteはどのように活用されていますか？

当院は診療科目が多岐にわたるため、ホワイトニング、矯正機能管理、栄養指導など、科目ごとにフォルダを分けて活用しています。

Medical Box Noteではフォルダ分けによる整理が可能

最近では、スタッフ全員が使う説明用の冊子やパンフレットのデータもMedical Box Noteに入れて、患者さんへのご説明の際にそのままお見せするという使い方もしています。

以前はタブレットに入れたPowerPoint資料を使っていたのですが、「サブカルテの方が使いやすい」というスタッフの声があり、移行しました。

紙のカルテと比べてメリットを感じる点はありますか？

やはりカルテを探す手間がなくなったのが大きいですね。以前は紙カルテを探すのにかなり時間がかかっていました。

今は電話対応時でも、即座に患者情報を確認できます。

あとは、場所を問わずにアクセスできる点も心強いです。万が一のトラブル時でも、自宅から状況を確認し、迅速な判断を下せるのは大きな安心感に繋がっています。

最後に、今後アポツールに期待する部分があれば教えてください。

ささっとPayには本当に依存しているので、ぜひ長く提供し続けていただきたいです。

その中で期待しているのは、分割払いの管理機能がさらに充実することですね。

現在は毎月の請求対象者リストを手作業で作成して運用していますが、請求時期が近づいた際の自動通知機能などがあれば、より管理が楽になると思います。

また、矯正歯科を中心に院内分割を希望される患者さんは増えています。大規模な医院であれば独自の仕組みを持てますが、小規模な医院では人員による管理に限界があります。

だからこそ、ささっとPayを活用した院内分割の仕組みは、多くの歯科医院にとって大きなメリットになるはずです。

早川様、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も「ささっとPay」をはじめ、医院の業務効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います！