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Apotool & Box for Dentist

分院間における情報共有を効率化。 デジタル管理で患者情報・サブカルテへのアクセスがスムーズに

医療法人社団ミント会

医療法人社団ミント会
左から理事長 砂岡 直樹(すなおか なおき)様、副理事長 功刀 大地 (くぬぎ だいち)様

東京都内で大山、上板橋、大塚、巣鴨、江古田の5医院を展開されている医療法人社団ミント会様。お子さんからお年配の方まで幅広い年齢層の方が来院されているクリニックです。
ミント会様では、各ドクターが複数の医院に出勤する体制を取っており、その中で分院間での情報共有がスムーズに進まないことに課題を感じていました。
今回は、理事長の砂岡 直樹(すなおか なおき)先生と副理事長の功刀 大地 (くぬぎ だいち)先生にApotool & Box(以下アポツール)、およびデジタルサブカルテ「Medical Box Note」を導入し、どのように課題を解決したのかについてお話を伺いました。

課題
  • 分院間での情報共有が進んでおらず、患者さんの治療履歴など、医院のカルテファイルを見ないとわからない状態だった
  • 受付スタッフがカルテファイルを出したり、しまったりする作業が負担となっていた
  • 患者さんからの予約に関する電話が多く、対応に時間を取られていた
解決策
  • サブカルテを電子化し、患者さんの治療履歴などを一元管理
  • 予約情報と紐づくサブカルテMedical Box Noteを導入
  • 診察券アプリを導入し、予約の変更・キャンセルをアプリ上で行えるように設定
効果
  • 分院の患者さんの治療履歴をいつでもどこでも確認できるようになった
  • 従来のカルテ出しがなくなり、受付スタッフの業務負担が軽減した
  • 予約の変更・キャンセルを診察券アプリで行う患者さんが増えて、受付にかかってくる電話の数が減った

直感的な操作性と今後の発展性が導入の決め手

アポツールのご導入の背景を教えてください。

砂岡先生:以前のアポイントシステムはシンプルな操作(ドラッグ&ドロップ)で予約が取れるので使いやすいと感じていましたが、分院展開をしていくにあたり、新しい予約システムを探していました。アポツールも前のシステムと同様に簡単な操作で予約が取れて、かつ細かい設定や経営分析など色々なことができる点に魅力を感じました。
またアポイントの管理以外にも様々なサービスの開発が行われていて、今後の発展性にも大いに期待して導入を決めました。

功刀先生:アポツールは直感的に操作ができるので、誰でもすぐに使えるようになりそうだと感じました。それに加えて、設定の自由度が高く、診療メニューなども細かく決められる点も良いと思いました。

医療法人社団ミント会
副理事長 功刀 大地 様(左)、理事長  砂岡 直樹 様(右)

実際に導入いただいていかがでしょうか。

砂岡先生:シンプルなことではありますが、クラウド型のサービスなので外出中でも予約の確認ができるのは便利ですよね。
あとは経営分析についても、普段のアポツールの入力処理を徹底することで、ツールが自動集計してくれるところも良いと思います。通常、集計作業などはスタッフにお願いをしてやってもらわないといけないので…

功刀先生:SMS(ショートメッセージ)で予約のリマインダー送信を送るようになって、キャンセルがこれまでの半分に減りました。SMSはスマホの待受画面に通知が表示されるので、埋もれてしまうことがなく、他の連絡手段と比べ、確認していただける確率が高いのが大きなメリットだと感じています。

分院間の情報共有をスムーズにするためサブカルテ機能の「Medical Box Note」を導入

サブカルテ機能の「Medical Box Note」も導入いただいていますが、どのような背景があったのでしょうか。

功刀先生:Medical Box Noteを導入した一番の目的は、分院間での情報共有をスムーズにすることでした。
当法人では、ドクターは複数の分院に出勤するというルールにしています。しかし、今までは別の分院で担当している患者さんについて、電話などでスタッフから相談を受けても、その患者さんのこれまでの治療状況などがすぐにわからない状態でした。
Medical Box Noteを導入することで、患者さんがどういう経緯で治療を進めているのかすぐに分かるようになり、情報共有がスムーズになったと感じています。

砂岡先生:今までは患者さんが別の医院で治療を受けたいとなった時は、FAXで患者さんのサブカルテの情報を送ってもらわないと、前回までの治療状況が把握できませんでした。
時には担当している患者さんのサブカルテがある医院までわざわざ出向いて、情報を確認することもありました。Medical Box Noteによって、これまでの治療の経緯を把握できるようになったことは、すごく楽で助かっています。

紙ベースでの管理からペーパーレスに移行するのは大変かと思いますが、どのように進めましたか。

功刀先生:一気に進めてしまうと現場への負担も大きいので、段階的に進めていきました。
まずは1医院でMedical Box Noteを導入して、問診票とサブカルテをMedical Box Noteに取り込んでいくことから始めました。
当法人全体で「ペーパーレス化を進める」という目標もあったので、1年かけて徐々にMedical Box Noteでのペーパーレス管理に移行していきました。

砂岡先生:現在、Medical Box Note内には、サブカルテの他に同意書や契約書、問診票など院内で使うほとんどの書類を取り込んでいます。契約書などはiPad上でそのままサインしてもらったりもしていますね。
今までは、こういった紙の書類は患者さん毎にクリアファイルに挟んで管理をしていましたが、Medical Box Noteを導入することで紙ベースで管理するものが減りました。

Medical Box Noteを導入することで、院内の業務オペレーションに変化はありましたか。

功刀先生:受付スタッフがカルテを出す、しまうために使っていた時間が削減されたのが1番大きいですね。
Medical Box Noteの導入前は、受付スタッフは次の日の予約のカルテを準備しきらないと、その日の業務を終えられませんでした。Medical Box Noteの導入後はカルテ準備そのものが必要なくなり、業務負担が減ったと思います。

※Medical Box Noteはアポツールの予約管理機能と連携して、当日の予約一覧から1タップでサブカルテを確認できるので、従来のカルテ出しが不要となる。

詳細はお問い合せください!

診察券アプリの導入により予約のキャンセル・変更に関する電話の数が減少

診察券アプリも導入いただいていますが、患者さんからの反応などはいかがでしょうか。

砂岡先生:診察券がアプリ化しているということで「すごい」というお声をいただきます。
しかし、当院はご年配の患者さんも多く、中にはガラケーを使われている方もいらっしゃいます。そのため、まだ紙の診察券も残していて、紙の診察券か診察券アプリか、患者さんが希望するものをお選びいただけるようにしています。
本当は全患者さんに診察券アプリをインストールしていただきたいのですが、なかなか難しいところです。

導入による効果はいかがでしょうか。

功刀先生:診察券アプリを導入したことで、診察券アプリから予約の変更やキャンセルをしてくださる方が増えて、受付への電話の数は減ったという実感があります。
例えば、本院の大山医院では初診の問い合わせ、予約の変更・キャンセルなどの電話が一日中鳴り響いていたのですが、診察券アプリを入れることでその数が減少して、スタッフの業務が楽になったという報告も聞いています。
あとは紙の診察券をやりとりする作業も減りました。受付スタッフが治療が終わった患者さんの会計を行っている間に、次の予約の患者さんが来院された場合、他のスタッフが来院された患者さんの診察券を受け取る必要があります。
アポツールの診察券アプリであれば、QRコードを読み取って患者さんが自動でチェックイン(受付)していただけるので、その分の業務負担が軽減しました。

受付業務の簡略化により、少ない人員でも回る医院運営を目指したい

アポツールおよびMedical Box Noteが受付業務の効率化に少しでも貢献できているのであれば非常に嬉しいです。業務効率化を進めていった先にどのような医院運営をしていきたいとお考えでしょうか。

砂岡先生:受付業務は本当に色々な業務を行わなければならないので、できるだけ簡略化していきたいです。
また、最近は人を採用するのも難しいので、少人数でも回せるような体制にしていく必要もあると考えています。
少ないスタッフ数で医院運営ができれば、1人あたりのお給料を増やすこともできますし、スタッフの満足度向上や長く働きやすい職場環境づくりにもつながると思います。

功刀先生:スタッフの診療以外での業務負担を減らせれば、お互いに治療に専念できるので効率が増え、質も高まります。あとは業務を少なくして、スタッフの残業時間ゼロにつながったらいいと思います。

今後アポツールに期待すること、ご要望があれば教えてください

功刀先生:問診票がもう少し便利になるといいなと思っています。例えば今だと初診の患者さんに書いてもらった問診票をスキャナーで読み取ってMedical Box Noteに取り込んでいます。これがWeb予約で入ってきた初診の患者さんは予約と同時に問診票の回答ができて、それがアポツール内に自動で取り込まれるといった運用ができると理想です。

砂岡先生:最近薬局などでは、受付に問診票のQRコードが置いてあって、それを患者さんがスマホで読み取って、そのまま問診票に回答できるような仕組みもありますよね。そういった運用もできたら便利だなと思います。

ー 実はどちらも今後の機能アップデートで実施可能になる予定です…!

功刀先生:そうなんですね!それが実現できると、受付の業務負担をさらに減らせると思います!

砂岡先生:あとはAI電話にもすごく期待しています。先ほどもお話した通り、受付スタッフは様々な業務を抱えているため、「受付で電話を取らなくて良い」ということが実現できると受付の業務負担がかなり軽減されると思います。

また、電話が鳴らないということは院内が騒がしくならないので、我々ドクターとしても治療に集中しやすい環境になることは大きなメリットだなと思います。

砂岡先生、功刀先生、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務の効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います!

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Tel:03-6403-4880
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  • 砂岡 直樹 先生

東京都

ユニット数:6

課題・目的

ペーパーレス

導入機能

デジタルサブカルテ「Medical Box Note」診察券アプリ「私の歯医者さん」

導入事例一覧