Medical Box Noteを導入されたきっかけを教えてください。

紙のサブカルテが増えすぎて、情報の検索が大変だったことから電子化し、情報管理をスッキリさせたいと考えていました。

当院では、メインの保険診療とは別に、インプラントや矯正といった保険外の治療も同時に進めるケースが多くあります。その際、保険外治療の情報は専用のサブカルテ用紙に記録していました。

しかし、治療内容が複雑で治療期間が長期にわたる場合、例えば保険治療と自費治療（矯正やインプラント）が並行して行われることもあり、サブカルテ間で申し送り事項が見逃されてしまうリスクがありました。

ミスを防ぐために「インプラントは赤」「矯正は水色」といった処置ごとでの色分け管理を試みましたが、結果的に紙の量が膨大となり、「どこに何が書いてあるのか分からない」「見逃しが起きる」という課題が残りました。

そんなときに、電子サブカルテの存在を知り、これならすっきり整理できるのではと思い導入を検討し始めました。

水戸さくら通り歯科 院長 髙根 正敏（たかね まさとし）先生

また、Medical Box Noteを導入している他院の運用を見学したことも大きなきっかけとなりました。

他社の予防歯科のシステムを導入をした際に、その新システムの研修コースの一環として、ある歯科医院様にスタッフ全員で見学に行く機会がありました。

そちらの歯科医院様がMedical Box Noteでサブカルテをデジタル化されており、それを見て「これはすごく便利そうだ」「うちもこのやり方を取り入れよう」と強く感じました。

カルテの保管スペースは十分にあるものの、カルテファイルを探しに行ったり、元の場所に戻したりする作業が負担となっていたそうです

導入の決め手となった機能を教えてください。

実は電子サブカルテを導入するにあたり、他社のシステムも試用してみました。

ですが、Medical Box Noteはクラウド型であること、そしてスタンプ機能など業務を効率化する機能の豊富さが決め手になりました。

やはり、クラウド型ですと、外出先からでも患者情報を確認でき、院内のパソコンやiPadに依存しない点が良いと思います。

スタンプ機能はどのように活用されていますか？

よく使う処置内容や記入項目、あとはスタッフの名前（確認印）をスタンプ化しています。

「受付」「衛生士」「ドクター」それぞれで必要なスタンプが異なるので、会議を開き、「どんなスタンプがあると業務が楽になるか」を話し合って作りました。

結果として、入力作業の統一が進み、誰が入力しても同じフォーマットで情報を残せるようになりました。

導入まではどのようなスケジュールで進めたのでしょうか？

昨年（2024年）11月に導入医院の見学をさせてもらってから、検討が本格化しました。12月にはまず他社の電子サブカルテを約1ヶ月間試用してみました。

そして、2025年2月にMedical Box Noteの機能説明を聞いて比較検討を行い、最終的には5月頃に本導入しました。

移行作業はどのように進めましたか？

まずは、これまで手書きで運用していた膨大な量のサブカルテをスキャンすることから始めました。そして、同意書や治療計画書なども徐々にMedical Box Noteでの運用へと移行しています。

直近5年間の患者さんのサブカルテを対象にスキャンを実施しました。初診で終了した患者のサブカルテは対象外としています。

そして、この移行作業を集中的に行うために、思い切って1週間クリニックを休診にして、スタッフ全員でスキャン作業を実施しました。

院内にはスキャナー（ScanSnap）を全部で4台設置し、二人一組になって作業を進めました。1人がスキャンする書類の仕分けを担当し、もう1人がひたすらスキャン作業を行うという役割分担です。

作業ペースとしては、1時間あたり24〜25冊のファイルを取り込むことができましたが、分厚いカルテファイルが連続したときは10数冊程度になることもありました。

▼スキャン作業の様子も見学させていただきました

紙のサブカルテから電子サブカルテ「Medical Box Note」への移行にあたり、スタッフの皆様からの反応はいかがでしたか？

もともと予約管理はApotool＆BoxでiPadを使って行なっており、スタッフもデジタルに慣れていたので、大きな抵抗はありませんでした。

また、他社製品も試して十分に検討した上での導入だったため、スムーズに移行できたと思います。

Medical Box Noteに移行されてみて、導入効果はいかがでしょうか。髙根先生、スタッフの皆様それぞれの視点でお伺いしたいです。

（髙根先生）情報の検索性が格段に上がりました。

紙を使っていた時代は、サブカルテが増えてくると、どこに何が書いてあるかを探すのが本当に大変でした。Medical Box Noteではフォルダ分けもできるので、必要な情報にすぐアクセスできます。

また、日々の運用の手間も大きく削減されました。 例えば、新しい用紙を追加したい場合、以前はわざわざ保管場所まで紙を取りに行く必要がありました。今はワンクリックで用紙を追加できるので、非常に楽です。

あとは細かい点ですが、書き間違えた時の修正が楽になったのも大きいですね。紙だと修正ペンで消していましたが、デジタルならすぐ直せる。これも非常に助かります。

（スタッフの皆様）私たちは、iPad一台で業務が完結するようになったのが一番大きな効果だと感じています。

これにより、カルテを探しに行く手間がなくなりました。 以前は、しばらく来院されていない患者さんからお電話があると、まずその方のカルテファイルを探しにカルテ庫へ行くのに時間がかかっていました。 

今は、iPadですぐに患者さんの情報を確認できるので、電話対応がとてもスムーズになりました。

またスタンプや定型文機能の他に、文章をコピー＆ペーストして記入できるようになったので、記入時間の短縮につながっています。

今後、進めていきたいことを教えてください。

紙カルテを取り込んだ後も、一定期間は原本を保管し、保存期間を過ぎたものから順次廃棄していく予定です。

現在は、一部の同意書や治療計画書のみがMedical Box Noteに移行できている状況のため、今後はそれらの書類も順次データ化を進めていきたいと考えています。

また、口腔内写真やレントゲン画像については、現在はそれぞれ別の機器で管理しており、データが分散している点も課題です。

今後は、これらの情報も一元管理し、シームレスに連携できる体制の構築を目指しています。

▼Apotool&BoxのMedical Boxはメーカー各社との画像機器連携を進めております。

画像機器その他の連携

髙根先生、ご多忙のところご対応いただき誠にありがとうございました。今後も医院の業務効率化に貢献できる機能開発を進めていきたいと思います！